12.09.2016 | Top-Thema Besonderes elektronisches Anwaltspostfach

Notwendige Vorbereitungsmaßnahmen - jetzt Sicherheitskarte bestellen!

Kapitel
Vermeiden Sie Kabelsalat und rufen Sie einen Dienstleister zur Hilfe
Bild: Haufe Online Redaktion

Für die Anwaltschaft stellt sich aktuell insbesondere die Frage, welche Vorkehrungen getroffen werden müssen, um das beA im Kanzleialltag zu integrieren. Die Bundesrechtsanwaltskammer hat Hinweise erteilt, welche technischen Voraussetzungen gegeben sein müssen, um mit dem beA arbeiten zu können und geht nun auf die Anwälte zu.

Was braucht der Anwalt, um das das besondere elektronische Anwaltspostfach sinnvoll nutzen zu können?

Computer mit leistungsfähiger Internetverbindung

Die Grundvoraussetzung ist ein Computer mit leistungsfähiger Internetverbindung. Eine Computerausstattung mit Internetanschluss dürfte nahezu in jeder Kanzlei Standard sein. Auch ist meist eines der aktuell gängigen Betriebssysteme installiert. Fraglich ist jedoch, ob Arbeitsspeicher und die Datenraten der Internetverbindung ausreichend sind. 

  • Nach Mitteilung der BRAK wird ein Arbeitsspeicher von mindestens 512 MB RAM und ein AMD- oder Intel-Prozessor benötigt.
  • Ferner bedarf es einer Datenrate von mindestens 2 Mbit pro Sekunde, damit ein schneller und reibungsloser Up- und Download von Nachrichten und deren Anhängen gewährleistet ist.
  • Empfohlen wird von der BRAK sogar eine Datenübertragungsrate von 6 Mbit pro Sekunde.

Des Weiteren wird von der BRAK der Hinweis erteilt, dass nicht nur auf die Downloadrate, sondern insbesondere auf die Uploadrate zu achten sei, also die Bandbreite, die für den Versand von Daten zur Verfügung steht. Gegebenenfalls möge man hierzu Erkundigungen bei seinem Dienstanbieter einholen.

Probleme ergeben sich nun für Rechtsanwälte oder Kanzleien, die ihren Standort in einer Gegend in Deutschland haben, in der eine Datenrate von 2 Mbit pro Sekunde noch nicht verfügbar ist. Auch hierfür hat das ERV-Gesetz eine Lösung parat: Sofern der betroffene Rechtsanwalt/die betroffene Rechtsanwältin nachweisen kann, dass es technisch nicht möglich ist, die Schriftstücke mittels beA elektronisch an das Gericht zu übersenden, ist auch ein konventioneller Versand mittels Briefpost oder Fax noch möglich.

Internetbrowser oder Kanzleisoftware

Für den Zugriff auf das beA stehen zwei Möglichkeiten zur Verfügung: Zum Einen kann ein Aufruf im Internet erfolgen über einen der gängigen Internetbrowser, wie Firefox, Safari, Chrome oder Internetexplorer. Die Erreichbarkeit ist ohne aufwendige Installation über eine Internetseite gewährleistet. Alternativ kann das beA über eine entsprechende Schnittstelle, die den Softwareherstellern zur Verfügung gestellt wird, auch über die Software in der Kanzlei direkt aufgerufen werden.

Chip-Karte und Kartenlesegerät

Die Anmeldung im beA erfolgt mit einer Sicherheitskarte und einer Geheimzahl. Als Sicherheitskarte kann die von der Bundesnotarkammer herausgegebene beA-Karte verwendet werden. Diese kann als Signaturkarte beantragt oder später als solche aufgewertet werden. Ferner benötigt der Anwender ein Kartenlesegerät, das mit einem Tastaturblock (sog. PIN-Pad) ausgestattet und für die Erzeugung einer qualifizierten elektronischen Signatur zugelassen ist.

Aus Sicherheitsgründen muss nämlich gewährleistet sein, dass die Geheimzahl unabhängig von der Computertastatur eingegeben werden kann. Zudem müssen alle Dokumente, die bis 2018 über das beA versandt werden, noch mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen werden.

Zwar kann der Zugang zum beA auch über ein sog. Softwarezertifikat erfolgen. Die BRAK empfiehlt aber auch in diesem Fall die zusätzliche Verwendung einer Sicherheitskarte.

Scanner und Drucker

Zur effektiven Nutzung des beA in der Kanzlei werden nach der Empfehlung der BRAK darüber hinaus Drucker und Scanner benötigt. Dabei ist es von Vorteil, wenn der Scanner auf verschiedene Auflösungen einstellbar ist. Je geringer die Auflösung, desto geringer die Dateigröße und desto einfacher ist der Versand.

Mitarbeiterschulung

Nicht nur die Rechtsanwälte selbst sollten sich mit der Handhabung des beA vertraut machen. Auch die Mitarbeiter/innen müssen entsprechend eingewiesen und geschult werden, um zu gewährleisten, dass die Kommunikation über das beA reibungslos im Praxisalltag integriert werden kann. Will der Rechtsanwalt/die Rechtsanwältin sich nicht künftig selbst darum kümmern müssen, Schriftstücke zu versenden, die Einhaltung von Fristen zu kontrollieren etc., dann muss das Personal entsprechend angelernt werden.

Alle Beiträge zum Thema "Kanzleimenagement" finden Sie auf dieser Themenseite.

Vgl. auch:

Muss es denn wirklich sein?

Schlagworte zum Thema:  Internet, Scanner, Elektronische Signatur, Rechtsanwalt, Bundesrechtsanwaltskammer, Kanzlei, Kanzleimanagement, Besonderes elektronisches Anwaltspostfach, Elektronischer Rechtsverkehr

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