12.09.2016 | Top-Thema Besonderes elektronisches Anwaltspostfach

Funktionsweise des beA

Kapitel
Wirr-Warr? Nein, das beA gilt als benutzerfreundlich, praktikabel und sicher.
Bild: MEV Verlag GmbH, Germany

Die Nutzung des beA soll nach den Vorgaben der BRAK sicher und benutzerfreundlich sein. Trotzdem muss sich der Anwalt und sein Team in die neue Vorgehensweise einarbeiten. Die Digital Natives, die jüngeren Kollegen, die mit der IT aufgewachsen sind, werden kein Problem haben, die anderen Anwälte und Kanzleimitarbeiter schaffen es bei gutem Willen sicher auch.

Der über das Internet zugängliche sog. beA-Webclient der BRAK ähnelt in seiner Oberfläche den bekannten E-Mail-Postfachsystemen. Die Funktionen wurden jedoch zum Teil im Hinblick auf die anwaltliche Tätigkeit modifiziert und erweitert.

Oberfläche des beA

So ist beispielsweise die Einrichtung von Zugriffsberechtigungen für Mitarbeiter und Kollegen möglich. Ansonsten ist das beA-Postfach ähnlich wie bei E-Mail-Systemen strukturiert nach:

  • Posteingang
  • Postausgang
  • Entwürfe
  • Gesendet
  • Papierkorb

Die Anlegung zusätzlicher Ordner nach individuellen Bedürfnissen ist möglich.

Zugriffsberechtigungen

Jeder Rechtsanwalt/jede Rechtsanwältin kann festlegen, welche anderen Personen Zugriff auf das beA-Postfach haben. So können Mitarbeitern und Kollegen unterschiedliche Befugnisse eingeräumt werden. Während die Befugnis der Mitarbeiter darauf beschränkt werden kann, lediglich den Posteingang sehen zu können, können Kollegen beispielsweise für die Urlaubsvertretung auch berechtigt werden, die Posteingänge zu öffnen und Schriftstücke zu versenden oder sogar selbst Berechtigungen zu erteilen. Insgesamt soll es eine Liste von mehr als 30 Befugnissen geben, um alle möglichen Arbeitsteilungen zu gewährleisten.

Die Einrichtung solcher Zugriffsberechtigungen ist insbesondere in Kanzleien mit mehreren Rechtsanwälten/Rechtsanwältinnen erforderlich. Zu berücksichtigen ist nämlich, dass im ERV-Gesetz nur die Einrichtung eines beA für jeden Rechtsanwalt und jede Rechtsanwältin vorgesehen ist, nicht aber ein gesondertes Postfach für die Kanzlei.

Um dennoch zu ermöglichen, dass die in einer Kanzlei eingehende Post zentral bearbeitet werden kann, kann im beA ein sog. virtuelles Kanzleipostfach eingerichtet werden. Darin können alle Ein- und Ausgänge mehrerer Rechtsanwälte/Rechtsanwältinnen zusammengefasst werden. Durch die Einräumung von Zugriffsberechtigungen kann sich ein Mitarbeiter dann beispielsweise die ungelesenen Posteingänge aller Postfächer anzeigen lassen, auf die er Zugriff hat. Ob sich die Handhabung des beA in Kanzleien mit mehreren Rechtsanwälten als praktikabel erweist, bleibt jedoch abzuwarten.

Empfang von Nachrichten

Beim Erstellen einer neuen Nachricht kann der Empfänger aus dem Adressbuch oder aus einem globalen Verzeichnis gewählt werden. Der Ordner Posteingang ähnelt in seiner optischen Gestaltung einem E-Mail-Postfach.

  • Allerdings ist aus Sicherheitsgründen der Betreff der Nachricht nicht erkennbar, solange die Nachricht noch nicht geöffnet worden ist. Nur der Absender und das Datum der Nachricht werden aufgeführt.
  • Erst wenn die Nachricht geöffnet wird, wozu je nach Zugriffsberechtigung unter Umständen nur der Rechtsanwalt/die Rechtsanwältin selbst befugt ist, wird auch der Betreff der Nachricht angezeigt.

Im Posteingang können die angekommenen Nachrichten beliebig sortiert werden. Insbesondere ist es möglich, die Nachrichten nach Aktenzeichen einem bestimmten Verfahren zuzuordnen, so dass alle für dieses Verfahren relevanten Nachrichten auf einen Blick angezeigt werden können.

Ferner ist es möglich, durch Hinterlegung einer E-Mail-Adresse über eingehende Nachrichten informiert zu werden. Auch hier gelten jedoch Sicherheitsvorkehrungen: Die Benachrichtigungsmail enthält keine weiteren Informationen über die im beA eingegangene Nachricht.

Erstellen und Versenden von Nachrichten

Der Ordner Postausgang enthält ein Adressverzeichnis, in welchem alle Gerichte, Rechtsanwälte, Kammern und sonstige Empfänger gespeichert sind. Bei der Erstellung einer Nachricht wird die Absenderzeile automatisch ausgefüllt. Zudem ist es möglich, das eigene Aktenzeichen sowie das des Gegners bzw. des Gerichts einzutragen. Dabei ist es auch möglich, die Nachricht direkt an mehrere verschiedene Empfänger zu versenden.

Anhänge zur Nachricht, also Schriftsätze und deren Anlagen, können hochgeladen werden, wobei die Nachrichten nicht größer als 30 MB sein und nicht mehr als 100 Anhänge umfassen dürfen. Im Nachrichtenjournal wird dokumentiert, wenn eine Nachricht erfolgreich versendet worden ist.

Bis zum Inkrafttreten des neuen § 130 a ZPO am 1.1.2018 müssen alle, über das beA versandten Nachrichten noch mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen werden.

Bis dahin wird das beA so konstruiert sein, dass ohne eine solche Signatur ein Versand der Nachricht technisch gar nicht möglich ist. Ab dem 1.1.2018 ist die qualifizierte elektronische Signatur jedenfalls dann entbehrlich, wenn die Nachricht vom Postfachinhaber selbst verschickt wird

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Schlagworte zum Thema:  E-Mail, Rechtsanwalt, Bundesrechtsanwaltskammer, Kanzlei, Kanzleimanagement, Besonderes elektronisches Anwaltspostfach, Elektronischer Rechtsverkehr

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