12.09.2016 | Top-Thema Besonderes elektronisches Anwaltspostfach

Führung einer elektronischen Akte

Kapitel
Schluss mit Aktenschlepperei: Eine elektronsiche Akte ermöglicht schnellen und effektiven Ablauf
Bild: Haufe Online Redaktion

Die Führung einer elektronischen Akte in der Anwaltskanzlei wird durch das ERV-Gesetz nicht angeordnet. Doch auch ohne Zwang, wird sich spätestens nach Einführung des beA jeder Rechtanwalt fragen müssen, ob die Umstellung auf eine elektronische Akte für den schnelleren und effektiven Ablauf in der Kanzlei nicht förderlich sein könnte.

Der Empfang und das Versenden von Schriftstücken und Dokumenten auf elektronischem Wege setzen zwangsläufig voraus, dass die Dokumente auch elektronisch eingelesen und ggf. gespeichert werden. Sogar sämtliche Anlagen, die künftig an das Gericht übermittelt werden sollen, müssen elektronisch versandt werden. Es dürfte daher mit zusätzlichem Aufwand verbunden sein, sämtliche ohnehin gespeicherten Dokumente zusätzlich auszudrucken und eine Papierakte zu führen. Mit der Einführung des beA könnte sich über kurz oder lang also aus wirtschaftlichen Gründen für viele Kanzleien die Notwendigkeit ergeben, auch die Aktenführung elektronisch zu gestalten.

Gesetzgeber plant, elektronische Aktenführung verbindlich einzuführen

Abgesehen davon ist zumindest für den Strafprozess vom Gesetzgeber geplant, die elektronische Aktenführung verbindlich einzuführen.

Für Kanzleien, die sowohl auf dem Gebiet des Strafrechtes als auch in anderen Rechtsgebieten tätig sind, wird es spätestens dann unumgänglich sein, komplett auf eine elektronische Aktenführung umzustellen, damit nicht – je nach bearbeiteten Rechtsgebiet -  sowohl Papierakten als auch elektronische Akten geführt werden. Dies dürfte ansonsten ein organisatorischer Mehraufwand sein, der zur Fehlerhäufung führt.

Sollte sich die elektronische Aktenführung im Strafverfahren in der Praxis bewähren, ist zu erwarten, dass der Gesetzgeber über kurz oder lang auch für andere Verfahrensordnungen die elektronische Akte obligatorisch einführt.

  • Langfristig betrachtet, werden sich also auch Kanzleien, die nicht im Strafrecht tätig sind, mit einer elektronischen Aktenführung vertraut machen müssen,
  • zumal keineswegs ausgeschlossen ist, dass sich ein langjähriger Mandant wegen eines Strafmandates an den Rechtsanwalt seines Vertrauens wendet, selbst wenn dieser auf diesem Gebiet üblicherweise nicht tätig ist.
  • Sofern der Rechtsanwalt den Mandanten dann nicht an einen Kollegen verweisen möchte, sollte er technisch und organisatorisch auf die elektronische Aktenführung vorbereitet sein. 

Vorteile für die Anwaltschaft

Ebenso könnten die Neuerung des beA und die gesetzgeberischen Vorhaben für den Strafprozess dazu beitragen, dass die Gerichte ihre Praxis komplett auf die Führung einer elektronischen Akte umstellen. Dies brächte auch für die Anwaltschaft Vorteile mit sich:

  • So kommt es nicht selten vor, dass Anfragen bei Gericht nicht sofort beantwortet werden können, weil die Papierakte nicht verfügbar ist. Es gibt hiervon nur eine Originalakte. Liegt diese dem Richter vor, kann die Geschäftsstelle keine Auskunft erteilen oder eine Bearbeitung durch den Rechtspfleger nicht erfolgen.
  • Ist die Akte gar an einen Sachverständigen oder eine andere Behörde versandt, kann keine Akteneinsicht gewährt werden geschweige denn eine Bearbeitung bei Gericht erfolgen.
  • Die elektronische Akte kann demgegenüber von mehreren Personen gleichzeitig bearbeitet werden.

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Schlagworte zum Thema:  Elektronische Akte, Rechtsanwalt, Bundesrechtsanwaltskammer, Kanzlei, Kanzleimanagement, Besonderes elektronisches Anwaltspostfach, Elektronischer Rechtsverkehr

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