Elektronische Rechnungen werden von immer mehr Unternehmen genutzt, um Kosten- und Zeitvorteile zu generieren. Dabei sind PDF-Dateien inzwischen der „Quasi-Standard“. Doch reine PDF-Dokumente gelten juristisch nicht als "echte" elektronische Rechnungen, das sind nur die XRechnungen. Viele Behörden und Unternehmen akzeptieren auch nur noch sie. Wie sieht der Handlungsbedarf für Kanzleien aus?
XRechnungen setzen sich immer mehr durch und werden zum Standard. Darauf müssen sich daher auch Anwaltskanzleien im Hinblick auf Behörden und Mandanten einstellen.
Bei elektronischen Rechnungen sind Behörden in Deutschland Vorreiter
Seit November 2018 müssen Unternehmen, die mit obersten Bundesbehörden oder Verfassungsorganen zu tun haben, Rechnungen grds. im XML-Format bzw. als XRechnung übersenden. Seit Ende November 2020 gilt die auch, wenn man Rechnungen an andere Bundesbehörden versendet. In den Bundesländern gibt es verschiedene Regelungen. Eine interaktive Karte zeigt den aktuellen Stand.
Vorteile von XRechnungen gegenüber PDF-Rechnungen
Der Einsatz der XRechnung bzw. das XML-Format bedeuten,
- die versendete Rechnungen werden beim Empfänger automatisch von der Software erkannt
- und können ohne manuelle Tätigkeiten weiterverarbeitet werden.
Als echte elektronische Rechnung gilt künftig nur noch die XRechnung, die die Möglichkeit des Austauschs eines strukturierten Datensatzes und einer automatischen Verarbeitung bietet. PDF-Rechnungen dagegen lassen sich nicht automatisch verarbeiten.
Häufig werden sie manuell erfasst, gedruckt, gescannt und manuell weitergeleitet, etwa zum Besteller zur Prüfung. Dadurch steigen der Arbeitsaufwand und das Risiko von Arbeitsfehlern. Es gibt OCR-Scanner (Optical Character Recognition, etwa optische Zeichenerkennung), die PDF-Rechnungen in elektronische Formate umwandeln; aber auch hier ist die Fehlerquote (immer noch) hoch. Hinzu kommt: In PDF-Rechnungen lassen sich keine zusätzlichen Dokumente einbinden.
Auch große und mittlere Unternehmen forcieren die Umstellung auf XRechnungen
XRechnungen betreffen nicht nur Kanzleien, die mit Behörden Geschäfte tätigen. Auch Großunternehmen verlangen von ihren Geschäftspartnern zunehmend, dass sie Rechnungen im XML-Format versenden und empfangen können. Auf Sicht von 2-3 Jahren steht zu erwarten, dass zumindest Firmen mit mehr als 500-1000 Mitarbeitern flächendeckend auf XRechnungen setzen.
Das setzt die anderen Marktteilnehmer unter Zugzwang: Daher dürften immer mehr kleinere Betriebe und Kanzleien folgen und auf XRechnung umstellen (müssen), wollen sie mit größeren Betrieben weiter Geschäfte tätigen.
XRechnung und ZUGFeRD-Format sind gleichwertig
In Deutschland können Anwaltskanzleien auch ZUGFeRD 2.1 nutzen. Es erfüllt alle Normen der XRechnung und eignet sich für die Erstellung echter E-Rechnungen. Es entspricht der europäischen Norm 16931 und kann von europäischen Verwaltungen gemäß EU-Richtlinie 2014/55/EU empfangen und verarbeitet werden.
XRechnung auch im EU-Ausland häufig schon Pflicht
Die XRechnung betrifft auch Betriebe und Kanzleien, die Geschäftsbeziehungen im europäischen Ausland haben. Hierfür muss man ebenfalls in der Lage sein, XRechnungen zu verarbeiten. Einige Beispiele: In Italien sind Unternehmen seit 2019 verpflichtet, Rechnungen elektronisch über das Austauschsystem „Sistema di Interscambio“ (SDI) zu verschicken.
In Frankreich verlangen Behörden von Firmen grds., dass sie Rechnungen elektronisch versenden. Und seit März 2020 gibt es zwischen Frankreich und Deutschland einen gemeinsamen E-Rechnungsstandard, der den Austausch von E-Rechnungen vereinfacht. Beteiligt bei der Erarbeitung sind das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) und das französische Nationale Forum für elektronische Rechnungsstellung und öffentliche elektronische Beschaffung (FNFE-MPE).
Sie haben aus ZUGFeRD 2.1 und Factur-X1.0 einen gemeinsamen E-Rechnungsstandard definiert. Beide Formate ermöglichen den Austausch elektronischer Rechnungen in Form strukturierter Daten zwischen Unternehmen und zwischen Unternehmen und Behörden.
Umsetzungsempfehlungen für elektronische Rechnungen in Kanzleien
Eine Beschreibung einzelner Schritte, die für eine Umstellung notwendig sind, ist kaum möglich, da sich die Gegebenheiten von Kanzlei zu Kanzlei stark unterscheiden. Dennoch gibt es einige Punkte, die für alle Kanzleien wichtig sind, etwa
- Beschreibung und Analyse bestehender Prozesse: Welche zentralen Arbeitsschritte gibt es? Wie erfolgen Rechnungsstellung/-bearbeitung heute? Wie erfolgt der Rechnungsversand? Wie sehen Eingangsbearbeitung und –prüfung aus, inhaltlich (u.a.: Wurden die richtigen Leistungen mit richtigen Preisen angegeben?) und formell (u.a.: Erfüllen die Rechnungen die Anforderungen des Umsatzsteuerrechts? Sind sie rechnerisch richtig? Sind die Rechnungen les- und unveränderbar?)? Wie werden die Belege gebucht? Wie ist die Archivierung geregelt? Welche EDV-Systeme werden genutzt? Lassen sich bereits E-Rechnungen erstellen? Wird ZUGFeRD 2.1 unterstützt?
- Beschreibung Vor-/Nachteile: Was läuft gut? Was weniger gut? Welche Ursachen gibt es?
- Beschreibung des Zielzustands: Was möchte man bis wann erreichen?
- Identifikation von Geschäftspartnern für die Umsetzung: Wer hat schon umgestellt/ist dabei, das zu tun? Wer plant das in den nächsten Monaten? Wie lassen sich die Aktivitäten nutzen, um das eigene Projekt voranzutreiben?
Die Umstellung auf E-Rechnungen bzw. die XRechnung sollte als Projekt erfolgen, in das die Mitarbeiter einbezogen werden, die mit Rechnungen in Berührung kommen, u.a. Buchhaltung, Anwälte, Assistenz. Zudem sollte geprüft werden, ob es sinnvoll ist, einen IT-Berater hinzuzuziehen. Es muss mit einem Umstellungszeitraum von mindestens 6-12 Monaten gerechnet werden.
Weitere News zum Thema:
Warum Sie sich mit Kanzleicontrolling beschäftigen sollten
Kanzleimanagement und Krisenkommunikation in Zeiten der Corona-Pandemie
Potenzialanalyse – welche Ressourcen und Möglichkeiten sind wichtig?