21.10.2014 | Serie Kanzleimanagement Experten-Blog des Bucerius-CLP

Kanzleisoftware - Chancen und Herausforderungen heute

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Bild: Haufe Online Redaktion

Was ist die richtige Software für meine Kanzlei? Brauche ich überhaupt spezielle Kanzleisoftware? Wer kann mir dabei helfen? Diese organisatorischen Fragen sollte der unternehmerisch denkende Rechtsanwalt nicht auf die leichte Schulter nehmen, um sich die Kosten und Mühen eines Fehlversuchs zu sparen.  

Der Markt für Kanzleisoftware hat sich in den letzten Jahren stürmisch entwickelt. Dabei verstehen wir unter „Kanzleisoftware“ das, womit man üblicherweise sein Anwaltsbüro organisiert. Eine Zeitlang dachte man, es gäbe nur zwei oder drei Anbieter, die letztlich alle denselben Leistungsumfang haben. Inzwischen gilt das Gegenteil: Das Angebot ist fast unüberschaubar geworden. Während man also früher, dem Mangel gehorchend, ohne langes Nachdenken eines der Programme kaufen konnte, sollte man heute eingehender darüber nachdenken.

Arbeitsgemeinschaft Kanzleimanagement

Bei diesem Nachdenken hilft zunächst die Arbeitsgemeinschaft Kanzleimanagement des Deutschen Anwaltvereins. Dort finden Sie Links zu verschiedenen Anbietern. 

Wozu wollen Sie die Software verwenden?

Aber eine Software sollten Sie sich dann immer noch nicht zulegen. Viel wichtiger ist es, dass Sie sich darüber Gedanken machen, wozu Sie eine Kanzlei-Software brauchen. Office-Software (also Textverarbeitung, Mailsystem, Kalender usw.) werden Sie ja ohnehin haben, entweder die Programme aus der Windows-Welt oder die Pendants dazu von Apple. Damit decken Sie den Großteil dessen, was Sie als Anwalt brauchen, schon ab. Vermutlich gibt es auch immer noch mehr Anwälte, die mit den Office-Applikationen prima auskommen, als solche, die sich eine Kanzleisoftware zugelegt haben.

Mandantenverwaltung, mobile Lösungen, Textbausteine

Aber dann wird es speziell: Brauchen Sie nur eine Mandatsverwaltung, also ein elektronisches „Prozessregister“ (so hieß das früher bei Anwälten)? Sind Sie viel unterwegs und brauchen vernünftige mobile Lösungen?

Arbeiten Sie mit Spracherkennung? Brauchen Sie darüber hinaus eine umfangreiche Textbausteinverwaltung mit schon bereits erstellten Textmustern für die „klassischen“ anwaltlichen Bereiche? Oder brauchen Sie insgesamt eine professionelle Dokumentenverwaltung?

Wie ist Ihre Kollisionsprüfung organisiert? Rechnen Sie überwiegend nach den RVG-Pauschalsätzen ab und brauchen also das perfekte  Rechnungserstellungssystem? Oder rechnen Sie überwiegend nach Zeit ab und setzen Mitarbeiter ein? Dann brauchen Sie sehr spezielle Zeiterfassungssoftware, die man in den Standardprogrammen nicht findet.

Wie steht es mit den Finanzen?

Schließlich das Finanzthema: Machen Sie Ihre Buchhaltung selbst bzw. inhouse? Dann brauchen Sie eine so einfache wie leistungsstarke Mandatsbuchhaltung. Wenn Sie ohnehin alles zu Ihrem Steuerberater geben und mit den von dort kommenden Auswertungen leben können, dann sieht das wieder anders aus. Wie genau wollen Sie Ihr Büro analysieren können? Da gibt es kein Muss, denn viele Anwälte wollen es gar nicht so genau wissen bzw. haben eine so diverse Mandatsstruktur, dass sich eine mandanten- oder mandatsbezogene Auswertung nicht wirklich lohnt. Andere hingegen möchten es genau wissen, um anhand finanzieller Daten auch unternehmerische Entscheidungen treffen zu können. Die Kanzleiprogramme bieten da sehr unterschiedliche Auswertungs- und sog. Reportingtools an.

Prüfung sollte eingehend ausfallen- ein Wechsel ist aufwendig

Den Aufwand der eingehenden Prüfung sollten Sie nicht scheuen. Denn es ist nicht nur eine Preisfrage, sondern auch eine Frage der Benutzbarkeit: Wenn Sie sich für ein System entscheiden, dann ist es nicht so einfach, zu einem anderen, „besseren“ System zu wechseln (auch wenn alle Anbieter einen Datentransfer anbieten, aber das ist ein sehr kompliziertes und aufwendiges Unterfangen!). Wenn Sie nicht so genau hinschauen, kann das entweder sehr teuer werden oder Sie müssen mit einem Programm leben, das Sie nicht richtig unterstützt.

Schlagworte zum Thema:  Rechtsanwalt, Kanzlei, Kanzleimanagement

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