25.11.2013 | Serie Mandant im Fokus

Die optimale Mandanten-Datenbank – kaufen oder selbst konzipieren?

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Bild: Cybrain - Fotolia

Das kostbarste Gut jeder Anwaltskanzlei - nach ihrem Ruf - sind ihre Kontakte zu früheren, aktuellen und potentiellen künftigen Mandanten. Deshalb hat in der Theorie auch jede Kanzlei eine sauber gepflegte und aktuell verwaltete Mandanten-Datenbank. Doch die Praxis sieht häufig anders aus. Wie gelingt hier, die oft ersehnte und jedenfalls wünschenswerte Perfektionierung?

Die perfekte Organisation von Mandanten und Mandaten ist ein alter Anwaltstraum. In der hektischen und eben nicht immer idealen Kanzleirealität sieht es meistens anders aus: Es existieren viele Dateninseln, Mandanten sind doppelt und dreifach mit aktuellen und alten Adressen und Telekomdaten gespeichert.

Daten-Tohuwabohu bindet Resourcen und  lässt Maßnahmen verpuffen

Ein Teil der Daten befindet sich in der Buchhaltungssoftware, ein anderer Teil in den Outlook-Ordnern der Anwälte und die restlichen Kontakte sind in unzähligen Excel-Dateien verstreut, die Partner, angestellte Anwälte oder das Büropersonal irgendwann einmal für Marketingzwecke angelegt haben.

Eine Folge: Marketingmaßnahmen, wie etwa das Versenden von Newslettern, Mailings oder Vortrags- und Seminareinladungen, verpuffen, weil zum Beispiel ehemalige Mandanten oder Personen, zu denen die Kanzlei Kontakte hält, ohne dass sie Mandanten sind, wie „Fremde“ angeschrieben werden. Mit anderen Worten: Das Budget für Marketingmaßnahmen wird nicht effektiv genutzt.

Das geht noch besser

So sollte ein Anwalt, der im Familienrecht tätig ist, über eine aktuelle Übersicht verfügen, die nach bestehenden und ehemaligen Mandanten unterscheidet. Ändert sich zum Beispiel die Rechtsprechung zum Unterhaltsrecht, muss er auf Knopfdruck in der Lage sein, diejenigen ehemaligen Mandanten herauszufiltern, die das neue Recht betrifft und die im Optimalfall mehr Geld in Form von Unterhalt erwarten können.

Betroffene Mandanten gezielt ansprechen

Dasselbe gilt für den Strafverteidiger, der erfahren hat, dass die örtliche Staatsanwaltschaft vermehrt Durchsuchungen bei Ärzten durchführt. Wer hier über aktuelle Adressen verfügt, kann diese für eine gezielte und erfolgversprechende Akquise nutzen.

Ordnung schaffen

Wessen Datenmanagement aber im zuvor beschriebenen Sinn noch Lücken aufweist, der sollte sich mit seinen Kollegen und Mitarbeitern zusammensetzen und eine einheitliche Lösung finden. Auf dem Weg dahin lauern allerdings einige Stolpersteine.

 Kritischer Kontaktinhaber

So wird der eine oder andere Anwalt darauf bestehen, dass niemand außer ihm selbst Zugang zu „seinen“ Mandantendaten erhalten und nur er allein darüber entscheiden dürfe, wer von seinen Kontakten mit welchen Inhalten angeschrieben wird. Diesen Einwand wird die Kanzlei zu respektieren haben, will sie die Akzeptanz für eine einheitliche und aktuelle Mandantendatenbank erreichen. Denn nur so ist der einzelne Anwalt auch bereit, der Sekretärin eine neue Visitenkarte nach einem Akquisegespräch mit der Bitte zu übergeben, die Daten doch in die Mandantendatenbank einzugeben.

Der Kontaktinhaber muss dann aber auch dazu bereit sein, an der Aktualisierung der Datenbestände mitzuarbeiten. Erfährt etwa ein Kollege, dass sein Mandant XY an einem neuen Firmensitz residiert und gibt er die neue Anschrift ein, muss der Kontaktinhaber diese Änderung nach Überprüfung freigeben.

Pflichtenheft schreiben

Kanzleiorganisation und gutes Kanzleimanagement ergibt sich nicht von selbst. Ziel führende und möglichst reibungslose Organisation ist entscheidend für Kanzleierfolg und erfordert Planung und eine bewusst gewählte Zielrichtung.Die Kanzleimitglieder oder eine dazu bestimmte Projektgruppe werden zu Beginn nicht umhin kommen, ein Pflichtenheft zu schreiben, in dem die Datenfelder und die einzelnen Funktionalitäten sowie Autorisierungen der Datenbank niedergeschrieben sind. Nur so kann ein Programmierer seine Arbeit aufnehmen.

Juristen rechnen nicht nur nicht, sie sind auch selten IT-Experten

Da jede Kanzlei anders tickt und die Spezialisierung ständig fortschreitet, eignen sich viele Standardkanzleiprogramme weniger als zentrale Mandanten-Datenbank – es fehlen oft für bestimmte Kontakte notwendige Datenfelder oder Funktionalitäten.

Um die Akzeptanz einer Mandanten-Datenbank zu steigern, sollte am Ende die Benutzeroberfläche einfach zu bedienen sein. Denn viele Anwälte werden aufgrund ihrer Arbeitsbelastung nicht dazu bereit sein, sich schon wieder in ein neues Software-Programm einzuarbeiten.

Auf bekannte Benutzeroberflächen oder auf Usibility setzen

Hier kann es sinnvoll sein, auf bestehende Benutzeroberflächen wie zum Beispiel Microsoft-Outlook zurückzugreifen. Dieses Programm kennen alle Anwälte, weil sie damit im täglichen eMail-Verkehr arbeiten. Außerdem sind sie darin geübt, die Daten mit externen Medienträgern wie ihrem iPhone oder dem Blackberry zu synchronisieren.  

Eine andere Alternative kann ein Programm sein, bei dem auch Nichtinformatiker eine Vielzahl von Funktionen intuitiv erfassen. Usibility heißt  hier das Zauberwort, das mitentscheidend ist über die Amortisierung der neuen Datenbank. Nur wenn sie wirklich angenommen wird, findet sich in ihr langfristig jeder Mandant auf dem neuesten Stand wieder. 

Eigenbau, von der Stange oder Massanfertigung?

Eine eigene Datenbank sprengt in vielen Fällen die Ressourcen und die Kompetemzen auch größerer Kanzleien. Auch wenn heute ein kleines IT-Genie unter den Partnern oder Angestellten weilt, das (mit-)entwickelt oder als hochkompetenter Ansprechpartner für einen externen Dienstleister fungiert. Die Datenbank muss an kommende Herausforderungen angepasst werden. Wird unser Bill Gates unter demn Juristen dann noch in der Kanzlei sein und auch noch die Zeit für dergleichen haben?

Reicht der Eigenbau dann letztlich doch nicht oder kommt in die Jahre, steht einer der gefürchteten Datenübernahmen ins Haus, weil doch auf eine Standardanwendung umgestiegen werden muss. Besser geeignet ist da oft gleich ein eingeführtes professionelles Programm, dass viele Möglichkeiten der Anpassung an besondere und individuelle Kanzleibedürfnisse hat.

Schlagworte zum Thema:  Mandantenbindung, Akquise

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