Kostenarten in Kanzleien

Eine einfache Gleichung vorab: Der Gewinn einer Kanzlei ergibt sich, indem man die Gesamtkosten in einem Jahr von den erzielten Umsätzen abzieht. Häufig wollen Kanzleien aber nicht nur wissen, wie hoch ihre Kosten sind, sondern wofür das Geld ausgegeben wurde und vor allem: Sind die Kosten angemessen, oder muss ich sparen? Damit beschäftigt sich dieser Beitrag.

Im Allgemeinen werden die Kosten zunächst in Sach- und Personalkosten unterteilt. Weiter differenziert bestehen die Personalkosten aus Bruttolöhnen und Sozialaufwendungen.

Was fällt an?

Bei ungefähr 50.000 Anwaltskanzleien (wobei davon circa 37.000 als „Einzelunternehmen“ gelten, es handelt sich um Einzelkanzleien) in Deutschland sind 173.000 abhängig Beschäftigte tätig. Von dem gesamten Personalaufwand in Höhe von 4,5 Mrd. Euro entfallen 800 Mio. auf Sozialaufwendungen. Der Anteil der Sozialaufwendungen an dem gesamten Personalaufwand liegt mit rund 800 Mio. bei knapp 18%,  82% entfallen auf die Bruttolöhne.

Sach- und Personalkosten 

Betrachtet man den Kostenblock insgesamt, so ergibt sich zwischen Personal- und Sachaufwand ein recht ausgeglichenes Bild: Von den gesamten Aufwendungen (9,2 Mrd. Euro) entfallen 4,5 Mrd. (48%) auf den Bereich Personal und 4,8 Mrd. (52%) auf den Bereich Material.

Die Sachkosten können wiederum unterteilt und die Aufwände für Mieten, Pachten und Leasing getrennt betrachtet werden: Der Aufwand für Mieten, Pachten und Leasing beträgt 1,1 Mrd. Euro und somit 23% des Sachaufwands. Die restlichen 77% werden für „sonstiges Material“ ausgegeben (Bücher / Gesetze, Bürobedarf, Reisekosten, etc.).

Was bleibt "hängen"?

Insgesamt beträgt der Anteil der Aufwendungen (9,2 Mrd.) an den im Rechtsmarkt erzielten Gesamtumsätzen (17,8 Mrd.) 52%, wonach 48% der Umsätze als Gewinn „übrig bleiben“.

Betrachtung unterschiedlicher Kanzleigruppen

Die Betrachtung dieser Aufwandsquote im Kanzleiumfeld gibt einen wertvollen ersten Hinweis darauf, ob die Kosten der eigenen Kanzlei in einem vernünftigen Verhältnis zum Umsatz stehen. Bei Betrachtung einzelner Gruppen ergibt sich ein noch differenzierteres Bild.

Die Höhe der Kosten in Relation zum Umsatz ist vor allem von der Größe der Kanzlei (gemessen an der Anzahl der tätigen Personen) abhängig. Als Faustregel gilt: Je größer die Kanzlei, desto höher die prozentualen Kosten. Beträgt die Aufwandsquote bei Einzelkanzleien und Kanzleien mit bis zu 4 Mitarbeitern beispielsweise nur knapp 40%, beträgt sie bei Kanzleien mit über 100 tätigen Personen über 60%. Für Kanzleien zwischen 5 und 20 tätigen Personen liegt sie bei circa 50%.

Dabei sind die Personalkosten deutlich stärker von der Größe der Kanzlei abhängig, als die Materialkosten. In kleinen Kanzleien mit bis zu vier Mitarbeitern beträgt der Personalaufwand nur 12% vom Umsatz. Das ist darauf zurück zu führen, dass der Anteil der Einzelkanzleien sehr hoch ist und teilweise überhaupt kein Personalaufwand anfällt. Ab einer Größe von 5 Mitarbeitern beträgt dieser schon 26% und bei Großkanzleien dann bis zu 33%. Die Materialkosten hingegen steigen mit der Größe der Kanzleien nur leicht an und betragen bei kleinen Kanzleien 26% und bei Großkanzleien 30%. Die Materialkosten sind also von der Kanzleigröße fast unabhängig.

Aus der Strukturerhebung im Dienstleistungsbereich (Dienstleistungsstatistik), der alle hier verwendeten Zahlen entnommen sind, lassen sich noch weitere Zusammenhänge erkennen und noch detaillierte Analysen anfertigen.

Fazit: Anwälte sollten sich mit den Kosten beschäftigen, die in ihren Kanzleien entstehen, das ist zunächst eine simple Feststellung. Denn nach wie vor gilt die Kaufmannsweisheit: „ Gewinn macht man im Einkauf!“.

Hintergund:

Insbesondere Kanzleicontrolling ist ein wichtiges Werkzeug um, bessere Ent­scheidungen bei der Führung der Kanzlei zu treffen und im Auge zu behalten, ob Umsatz und Kostenanstieg in einem gesunden Verhältnis stehen:

Wer ein Unter­nehmen führt, muss sich über alle Aspekte informieren – das gilt für Anwalts­unternehmen ebenso wie für alle anderen.

Dabei ist es wichtig, den Überblick über betriebliche Kenngrößen zu behalten und Anreize zur Verhaltenssteuerung in die betriebswirtschaftlich richtige Richtung zu setzen.