18.03.2014 | Serie Kanzleiorganisation: Läuft es in der Kanzlei "rund"?

Multi-Tasking ist - auch beim Kanzleimanagement - lebensgefährlich!

Serienelemente
Kanzleimanagement: Wir können alles - gleichzeitig
Bild: PhotoDisc Inc.

Gerichtstermine, Reisestress, Mandanten-Meetings, lästiger eMail-, SMS- und Handyverkehr – viele Anwälte plagt am Ende des Tages das ungute Gefühl, nicht wirklich viel geschafft zu haben. Dabei arbeiten sie schon 60, 70 Stunden in der Woche und sind zum Ärger der Familie oft auch am Wochenende im Einsatz. Multitasking auf allen Ebenen. Doch genau davor warnen Arbeitsmediziner immer wieder.

Multitasking ist der Versuch, mehrere Sachen gleichzeitig zu machen. Doch letztlich bearbeitet man die Aufgaben doch nacheinander. Eine wirkliche Gleichzeitigkeit bei konstantem Qualitätsniveau gibt es nicht. Wissenschaftliche Tests haben gezeigt, dass beim Erledigen mehrerer, nicht zusammenhängender Tätigkeiten zur gleichen Zeit mindestens eine immer leidet. Je kürzer die Abstände zwischen den Tätigkeiten sind, desto höher ist die Fehlerquote.

Dieser Versuch ist nach wissenschaftlichen Erkenntnissen zum Scheitern verurteilt

Auch mit einem Vorurteil räumen die Arbeitsmediziner auf: Frauen seien nicht die größeren Multitaskingtalente: Obwohl dieser Glaube weit verbreitet ist, konnten Experimente nicht beweisen, dass die Hirnaktivitäten von Frauen dabei intensiver sind als die von Männern.

Motor, der durchgängig mit Vollgas läuft, geht kaputt

Klar ist dagegen: Ein Motor, der durchgängig mit Vollgas läuft, geht durch die Belastung kaputt. Ähnlich ist das auch bei Menschen, die ständig unter Stress stehen. Der Geist kann all die vielen Informationen nicht mehr verarbeiten und so schleichen sich Fehler ein.

Effektiv statt effizient

Der bekannteste deutsche Zeitmanagement-Experte, Prof. Dr. Lothar J. Seiwert, bringt das auf die Formel: „Es ist wichtiger, die richtigen Dinge zu tun (effektiv zu sein), als die Dinge „richtig“ zu tun (effizient zu sein).“

Effektiv ist als Anwalt aber nur, wer noch Zeit übrig hat, sein Geschäftsmodell ständig zu verfeinern und weiter zu entwickeln und das den Mandanten auch verkaufen kann. Das gelingt aber nur, wenn alle Arbeiten, die nicht unbedingt durch den Anwalt persönlich erledigt werden müssen, auf qualifizierte Mitarbeiter delegiert werden.

Tyrannei der Dringlichkeit durchbrechen

Aber auch echte Einzelkämpfer, die keine Mitarbeiter beschäftigen, können sich der Informationsflut bewusst entziehen. Das gilt besonders für den täglichen eMail-Krieg. Milliarden von eMails werden pro Tag weltweit verschickt.

Besonders in Stresssituationen ist es wichtig, Prioritäten zu setzen. Wir alle machen uns sklavisch abhängig von Telefon oder Smartphone und unterwerfen uns der E-Mail. Dabei muss man nicht jederzeit erreichbar sein, sondern sollte einfache Kommunikationsregeln für sich und vor allem für andere aufstellen. Es bringt nichts, ständig seine E-Mails abzurufen und sich damit selbst dem Druck einer sofortigen Antwort und damit der Unterbrechung der aktuellen Aufgabe auszusetzen. Während der Arbeitszeit sollte man nicht mehr als drei Mal tägliche „E-Mail-Sprechstunden" einrichten und bei wirklich wichtigen Angelegenheiten lieber kurz zum Telefon greifen. 

Entschleunigung durch Sport

Wer täglich am Schreibtisch Aktenberge und eMail-Anfragen abarbeiten muss, kommt leicht in die Überforderung, ohne sich dessen bewusst zu werden. Derweil hat man das Gefühl, dass einem die Zeit wie Butter in der Sonne dahin schmilzt. Um ein Überhitzen von vornherein zu vermeiden, sollte man das Zeitbewusstsein regelmäßig wieder ins Lot bringen.

Doch wie? Die Antwort ist einfach: Raus aus dem Büro, rein in die Sportklamotten – und das durchaus auch einmal zu Zeiten, in denen die lieben Mandanten eigentlich erwarten, der Anwalt säße am Schreibtisch.

Sport und Bewegung senken den Blutdruck, lockern den Körper und bringen dadurch ein neues intaktes Zeitgefühl. Diese bewusste Entschleunigung macht dann wieder Kräfte frei für Phasen echter Hochkonzentration. Natürlich bieten sich auch Yoga, autogenes Training oder simple Atemübungen an, um die Bürowelt mental erst einmal bewusst zu verlassen.

Der dabei erzielte Effekt dürfte vielen Betroffenen mehr Gewinn bringen als das Lesen dutzender Zeitmanagement-Bücher. Konsequenz schafft Konzentration, die Grundlage für ein erfolgreiches Anwaltsleben. Der Weg dorthin ist aber auch typbedingt.

Weg zur Konzentration ist Typfrage

Ordnungsfanaktiker, die von Hause aus nur strukturiert arbeiten können, sind in Sachen Zeitmanagement zwar leicht im Vorteil. Dafür geraten sie bei aufkommender Unordnung leicht in Panik. Das passiert Menschen seltener, die ein gewisses Maß an Chaos kultivieren. Sie bleiben flexibel, sind in Bewegung und schaffen wechselnde Atmosphären, die die Kreativität fördern. 

Schlagworte zum Thema:  Multitasking, Kanzleimanagement, Kanzleiorganisation, Kanzlei

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