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Geschenke, Rabatte und Einladungen: Pauschalbesteuerungsmöglichkeit nutzen

Wie werden Geschenke, Rabatte, Einladungen und weitere Vergünstigungen steuer- und beitragsrechtlich richtig behandelt? Insbesondere bei Arbeitslohn von Dritten bestehen erhebliche Erfassungsprobleme.

Viele Arbeitnehmer teilen ihren Arbeitgebern bewusst oder aus Unkenntnis derartige Vorteile nicht mit. Nicht zuletzt deshalb hat der Gesetzgeber eine Regelung für die pauschale Steuerübernahme bei Geschenken und Incentives (z. B. Reisen) durch den Zuwendenden eingeführt (§ 37b EStG). Einzelheiten regelt ein Verwaltungserlass (BMF, Schreiben v. 29.4.2008, BStBl 2008 I S. 566)

Besteuerungsgegenstand sind Zuwendungen, die nicht in Geld bestehen. Die Pauschalierungsvorschrift ermöglicht die Übernahme der Besteuerung des Vorteils durch den Zuwendenden. Damit entfällt die Besteuerung durch den Empfänger bzw. durch dessen Arbeitgeber. Der Zuwendende kann (Wahlrecht) den gewährten Vorteil einer Pauschalbesteuerung mit einem Steuersatz von 30 % (zuzüglich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer) unterwerfen und die Pauschalsteuer im Rahmen der Lohnsteueranmeldung abführen.

Dabei wird unterschieden zwischen

  • Zuwendungen an Nichtarbeitnehmer des Steuerpflichtigen (z. B. Kunden, Geschäftsfreunde und deren Arbeitnehmer) und
  • Zuwendungen an eigene Mitarbeiter.

Zuwendungen an Familienangehörige der vorgenannten Personen werden steuer- und beitragsrechtlich den Personen selbst zugerechnet. Arbeitnehmer verbundener Unternehmen gehören nicht zur Gruppe der eigenen Mitarbeiter.

Betroffen sind neben Sachzuwendungen, die einkommensteuerrechtlich als (regelmäßig nicht abzugsfähiges) Geschenk zu beurteilen sind, auch alle anderen betrieblich veranlassten Sachzuwendungen, die zusätzlich zur ohnehin vereinbarten Leistung oder Gegenleistung erbracht werden. Damit fallen auch Incentives, insbesondere Reisen, die als Belohnung zusätzlich zum vereinbarten Entgelt gewährt werden, in den Anwendungsbereich der Pauschalierung. Ebenso kommen Vorteile anlässlich des Besuches von sportlichen, kulturellen oder musikalischen Veranstaltungen in Betracht.

Als Bemessungsgrundlage für die Besteuerung der geldwerten Vorteile wird bei der Pauschalierung auf die tatsächlichen Kosten des Zuwendenden einschließlich Umsatzsteuer abgestellt. Der Endpreis spielt hier keine Rolle.

Das Wahlrecht zur Anwendung der Pauschalierung ist grundsätzlich einheitlich für alle innerhalb eines Wirtschaftsjahres gewährten Zuwendungen auszuüben. Dabei ist es jedoch zulässig, für Zuwendungen an Dritte (Kunden bzw. deren Mitarbeiter) und an eigene Mitarbeiter jeweils gesondert zu entscheiden. Das Wahlrecht zur Pauschalbesteuerung muss spätestens in der letzten Lohnsteueranmeldung des Wirtschaftsjahres ausgeübt werden. Die Pauschalierung ist zudem nach oben auf 10.000 EUR begrenzt.

Grenzen der Pauschalbesteuerung in der Sozialversicherung

Für den Gesamtsozialversicherungsbeitrag sind bei pauschalbesteuerten Zuwendungen Besonderheiten zu beachten. Grundsatz ist: Zuwendungen an Personen, die nicht eigene, sondern Arbeitnehmer eines Dritten sind und nach den genannten steuerrechtlichen Regelungen pauschal versteuert (§ 37b Abs. 1 EStG) werden, sind beitragsfrei.

Das gilt allerdings nicht, wenn es sich um Arbeitnehmer eines mit dem Zuwendenden verbundenen Unternehmens handelt. Als verbundene Unternehmen gelten rechtlich selbstständige Unternehmen, die im Verhältnis zueinander stehen, wie z. B. wechselseitig beteiligte Unternehmen oder Vertragsteile eines Unternehmensvertrages. Insbesondere sind die typischen Konzernunternehmen davon betroffen.

Warum werden die pauschalbesteuerten Zuwendungen an Arbeitnehmer innerhalb des eigenen Konzerns nicht von der Beitragsfreiheit erfasst? Aufgrund der engen Verflechtung der Unternehmen kann die Höhe des beitragspflichtigen Entgeltes ohne besonderen Aufwand ermittelt werden. Für die Sozialversicherung müssen diese Zuwendungen wie Zuwendungen an eigene Arbeitnehmer behandelt werden (§ 37b Abs. 2 EStG). Sie sind dem Arbeitsentgelt zuzurechnen und folglich beitragspflichtig.

Achtung: Informationspflicht

Der Zuwender ist verpflichtet, den Empfänger über die Pauschalierung zu unterrichten. Nur dann kann bei Arbeitnehmern anderer Unternehmen die Versteuerung und ggf. Verbeitragung beim eigenen Arbeitgeber als Arbeitslohn von Dritten unterbleiben.

Erhält der Arbeitnehmer erst im Nachhinein eine Mitteilung vom Zuwendenden, kann bei bereits durchgeführter individueller Besteuerung eine Korrektur des Lohnsteuerabzugs vorgenommen werden. Dies gilt jedoch nur, wenn die Änderung des Lohnsteuerabzugs beim Arbeitnehmer noch zulässig ist. Ansonsten kann die Korrektur nur im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung erfolgen.

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