04.02.2014 | Serie Kanzleiorganisation: Läuft es in der Kanzlei "rund"?

Erfolgstreiber: Marktforschung, Controlling und Wissensmanagement

Serienelemente
Bei der Kanzleiorganisation sind Planung und Controlling unverzichtbar
Bild: Comstock Images, a division of JupiterImages Corporation

Kanzleimanagement hat im Anwaltsalltag nicht an Bedeutung verloren. Ganz im Gegenteil: Der ständige Fortschritt dieser Disziplin macht es zur zunehmenden Herausforderung – auch für die kleine Kanzlei. Moderne Managementmethoden sind für Anwälte kein Teufelszeug, sondern gehören ebenso zum Pflichtprogramm wie Büroorganisation und Mandatsführung. Die Devise lautet: Anschluss halten.

Wer in dem Meer von über 160.000 Rechtsanwälten nicht untergehen will, muss sich von der Masse unterscheiden – am besten mit einem geschärften Dienstleistungsprofil. Das ist insoweit auch in deutschen Kanzleien keine neue Erkenntnis. Allerdings wird dies hierzulande oft gleichgesetzt mit Spezialisierung, am besten belegt mit einem Fachanwaltstitel. Ein sinnvoller Schritt, der sich auszahlt – Fachanwälte verdienen nachweislich mehr als die Kollegen ohne solche Qualifikation. Doch es muss schon etwas mehr sein, als "nur" ein neuer Titel, um nicht unterzugehen.

Marktforschung vor Marktpositionierung

Doch meist folgt die Spezialisierung den Interessen des Anwalts. In Unternehmen entscheidet hingegen fundierte Marktforschung über das künftige Angebot. So sollte es auch in Kanzleien sein. Der Rechtsberatungsmarkt ist inzwischen transparent genug, um festzustellen, wo das Angebot gesättigt ist und wo noch Nischen bestehen. Viele Daten sind frei zugänglich und können via Internet recherchiert werden. Die Forschungsarbeit ist aufwendig und zeitintensiv. Aber sie zahlt sich aus. Vor allem: Teure Studien von Marktforschungsinstituten, wie sie in der Industrie gang und gäbe sind, sind gar nicht erforderlich.

Die Empfehlung lautet daher: Vor jeder strategischen Entscheidung den Rechtsberatungsmarkt genau unter die Lupe nehmen. Lassen die penibel ermittelten Fakten Potenzial erkennen, kann zugeschlagen werden. Aber eben auch nur dann.

Übrigens: Marktforschung sollte nicht nur Grundlage für die Entwicklung des Dienstleistungskonzepts sein. Jede unternehmerische Entscheidung der Kanzlei sollte entsprechend vorbereitet sein, etwa die Honorargestaltung oder die Marketingmaßnahmen. Wichtige Erkenntnisse lassen sich nicht nur ex ante durch Ermittlung der relevanten Marktdaten gewinnen. Vielmehr lassen sich auch erledigte Mandate bestens nutzen, um die Kundenbedürfnisse ex post zu ermitteln, etwa standardisiert mit einem Mandantenfragebogen.

Alles unter Kontrolle

Controlling ist selbst in Wirtschaftsunternehmen kein allzu beliebtes Thema. Die „Kontrolleure“ gelten als Erbsenzähler, die Spesenabrechnungen monieren, wenn die Kollegen es sich mal wieder zu gut haben gehen lassen, die Etats zusammenstreichen und überhaupt den ganzen Betrieb immer nur zur lästigen Sparsamkeit anhalten. Doch Controlling ist nicht nur Kostenkontrolle, sondern vor allem auch Steuerung und Planung – und daher in Unternehmen längst unverzichtbar.

Das sollte auch für die kleine Anwaltskanzlei gelten. Auch hier erweist es sich als vorteilhaft, Ziele zu formulieren, die Maßnahmen zur Umsetzung genau zu planen, die Kosten dafür zu veranschlagen und – besonders wichtig – das Ergebnis zu überprüfen. Das gilt für alle Bereiche: Das Dienstleistungs-Controlling etwa steuert und überwacht die einzelnen Mandate im Hinblick auf ihren Ertrag. Damit wird sichergestellt, dass sich Aufträge auch tatsächlich rechnen. Denn Verlustgeschäfte können sich auch Anwälte nicht leisten.

Beim Marketing-Controlling wird überprüft, ob Homepage, Mandantenrundbrief & Co. den gewünschten Erfolg erzielen und sich die Investitionen tatsächlich ausgezahlt haben. Denn die beste Werbung nützt nichts, wenn sie kein neues Geschäft generiert. Und das Personal-Controlling schließlich gibt Aufschluss darüber, ob das Team effektiv und effizient arbeitet.

In Verbindung mit einem gut strukturierten Rechnungs- und Berichtswesen liefert das wichtige Erkenntnisse. Am Jahresende stehen sich nicht mehr nur die Kosten und Umsätze der gesamten Kanzlei gegenüber, sondern die jedes einzelnen Berufsträgers, die pro Rechtsgebiet, pro Mandant, pro Mandat usw. Blieb an irgendeiner Stelle der gewünschte Erfolg aus, kann darauf sofort reagiert werden.

Wissen ist Macht

Rechtsberatung ist eine wissensbasierte Dienstleistung. Daher ist und bleibt das Wissensmanagement eine ganz zentrale Aufgabe professioneller Kanzleiführung. Dabei ist es mit einer Datenbank nicht getan. Die ist allenfalls das Werkzeug zur Aufbereitung und Speicherung des anwaltlichen Know hows. Wissensmanagement ist vielmehr die systematische und kontinuierliche Identifikation, Erfassung, Organisation, Entwicklung und Verbreitung des vorhandenen und neu zu generierenden Wissens. Das gilt nicht für Literatur und Dokumente. Auch das individuelle Wissen in den Köpfen der einzelnen Mitarbeiter gehört dazu.

Das heißt für die Umsetzung in der Praxis: Zunächst sind die vom Kanzleiprofil abhängigen Wissensziele zu formulieren. Danach folgt die Bestandsaufnahme – des vorhandenen Know hows und auch der Wissenslücken. Das vorhandene Wissen ist zu klassifizieren und zu speichern, das noch fehlende zu beschaffen. Schließlich: Verteilung des jeweils benötigten Wissens an die richtige Person zur richtigen Zeit. Und das nicht einmalig, sondern ständig.

Schlagworte zum Thema:  Wissensmanagement, Controlling, Kanzleimarketing, Kanzleimanagement, Kanzleiorganisation, Kanzlei

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