10.01.2014 | Serie Kanzleiorganisation: Läuft es in der Kanzlei "rund"?

Datenverlust in der Anwaltskanzlei ist ein Super-GAU - kuriose Fälle und Gegenmaßnahmen

Serienelemente
Datenverlust - wenn die Daten baden gehen
Bild: MEV Verlag GmbH, Germany

Es gibt viel, was in der Organisation einer Anwaltskanzlei, selbst bei gutem Willen und hohem Einsatz, schief gehen kann. Schon der Verlust von Mandantenunterlagen ist ein Tiefschlag - ein echter Katastrophenfall aber ist ein Datenverlust in größerem Umfang. Unglaublich, welche Fälle vorkommen! Doch Datenrettung ist oft möglich, auch in nicht so spektakulären Fällen.

Eine Anwältin dachte sich, Urlaub und Arbeit miteinander verbinden zu können, als sie mit ihrem Vater zum Angeln ging. Wütend darüber, dass sie ihr Notebook auf das Fischerboot mitnahm, ließ der Anglerfreund ihres Vaters kurzerhand ihre Tasche mitsamt Notebook und Backup-Medien über Bord gehen. Damit schaffte sie es in die Hitliste absurder Datenverluste.

Wenn die Daten baden gehen

Komplett bekleidet und ohne viel Hoffnung sprang die Anwältin ihrem Notebook hinterher. Zu ihrem Glück konnten die erfahrenen Ingenieure bei Kroll Ontrack, einem der weltweit größten Datenretter aus Böblingen, die wertvollen Geschäftsinformationen wiederherstellen. Unklar ist dagegen, ob die Beziehungen innerhalb der Angler-Mannschaft gerettet werden konnten.  Dieser Fall ist keine Fiktion, sondern steht bei Kroll Ontrack auf einer der vorderen Plätze der kuriosen Datenverluste.

Notebook im Backofen versteckt: knusprige Daten

Auf Platz 1 schaffte es ein Mann, der vor einer Reise eine unkonventionelle Datensicherung durchführte, indem er sein Notebook im Backofen versteckte. Seine Frau schob später ein Brathähnchen hinterher, ohne mit einem Notebook als Beilage zu rechnen. Das Geflügel wurde knusprig, das Notebook auch. Die Daten blieben aber frisch und konnten von den Kroll-Datenspezialisten wieder ausgelesen werden.

Mit Materialermüdung rechnen 

Anwälte, die nun glauben, ihnen würde so etwas nicht passieren, werden schnell eines besseren belehrt: Über 50.000 Datenrettungen führt Kroll Ontrack jährlich durch. Dabei muss es sich nicht zwangsläufig um äußere Eingriffe auf die Datenträger handeln.

Vor allem Materialfehler und -ermüdung führen zu Datenverlusten. Kein Wunder: Denn die Einzelteile für einen Computer werden auf der ganzen Welt produziert. Der „Hersteller“ kauft sie dort ein, wo sie am billigsten sind. Fällt dann zum Beispiel der Lesekopf der Festplatte aus, steht der Anwender auf dem Schlauch: Der Computer kann nicht mehr hochgefahren werden.

Auf Datensicherung achten, sonst wird die Datenrettung teuer

Wer dann keine aktuelle Datensicherung durchgeführt hat, muss tief in die Tasche greifen. Denn die Datenrettung wird in speziellen Labors durchgeführt. Da kommen leicht 5 bis 6-stellige Beträge zusammen. Dabei sollte die Verabschiedung verbindlicher kanzleiweiter Datenspeicherungs-Richtlinien, an welchen Ort Beschäftigte ihre Geschäftsdateien zu sichern haben, heute eigentlich eine Selbstverständlichkeit sein. Jedoch sind solche Regelungen offenbar nicht überall fixiert.

Zudem halten viele Betroffene vereinbarte Grundsätze in der Realität nicht ein und setzen ihre Kanzlei so dem Risiko schwerwiegender Datenverluste aus. Immer noch sichern Mitarbeiter Daten überwiegend auf lokalen Festplatten und nicht im Kanzleinetzwerk. Zu selten werden auch die Möglichkeiten ausgeschöpft, die mit dieser laxen Praxis verbundenen Gefahren mit Hilfe einer Backup-Software oder externen Backup-Laufwerken zu minimieren.

Speichermedien mit Verfallsdatum

Auch bei den Speichermedien selbst ist Vorsicht geboten. Denn die Haltbarkeitsdauer ist begrenzt. Selbstgebrannte CDs, DVDs oder Disketten halten nur 5-10 Jahre, USB-Sticker zwischen 3 bis 10 Jahren.  Selbst Festplatten haben lediglich eine Lebensdauer zwischen 5 und 10 Jahren.

Anwälte müssen sich also eingehend Gedanken darüber machen, wie sie ihre gesamten digitalen Kanzlei- und Mandanteninformationen sicher archivieren. Derzeit hilft nur, den gesamten Datenbestand regelmäßig auf neue Festplatten und CDs zu kopieren – und das am besten gleich mehrfach.

Schlagworte zum Thema:  Kanzleimanagement, Kanzleisoftware, Datenverlust, Datenschutz, Kanzleiorganisation, Kanzlei

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