Um Fristversäumnisse zu vermeiden, hat ein Rechtsanwalt die Kontrolle der Ausgangspost so zu organisieren, dass sie einen mehrstufigen Schutz bietet. Dazu gehört, neben der Streichung der Frist erst nach vollständiger Erledigung der fristwahrenden Maßnahme, auch die allabendliche Kontrolle anhand des Fristenkalenders.
Der vom BGH geforderte gestufte Schutz setzt folgende Maßnahmen voraus:
Stufe 1 der Fristenkontrolle: Frist erst nach Kompletterledigung streichen
Im ersten Schritt hat ein Rechtsanwalt sein Kanzleipersonal anzuweisen, die im Fristenkalender notierten Fristen erst dann zu streichen, wenn die erforderliche fristwahrende Maßnahme tatsächlich ausgeführt worden ist. Dies ist erst dann der Fall, wenn der betreffende Schriftsatz gefertigt und abgesandt oder jedenfalls versandfertig gemacht wurde, also für die Beförderung mit der Post alles organisatorisch vorbereitet wurde.
Die Frist im Kalender darf alos erst dann gestrichen werden, wenn sich der zuständige Mitarbeiter vergewissert hat, dass insoweit nichts mehr zu veranlassen ist.
Stufe 2 der Kontrolle: Bei den Fristsachen des Tags kompletter Erledigung überprüfen
Im zweiten Schritt wird eine Kontrolle am Abend eines jeden Arbeitstages verlangt. Anhand des Fristenkalenders hat die zuständige Bürokraft zu prüfen, welche fristwahrenden Schriftsätze gefertigt, abgesandt oder versandfertig gemacht worden sind und ob diese mit den im Fristenkalender notierten Angelegenheiten übereinstimmen.
Dadurch soll sichergestellt werden, dass die im Fristenkalender als erledigt vermerkten Sachen nochmals dahingehend kontrolliert werden, ob die erforderliche Maßnahme tatsächlich ausgeführt wurde. Ferner soll durch den Abgleich mit dem Fristenkalender gewährleistet werden, dass es nicht noch unerledigt gebliebene Fristensachen gibt.
Anwalt hatte Berufungsbegründungsschrift zu spät eingereicht
Diese hohen Anforderungen an die Kontrollpflichten sind einem Anwalt zum Verhängnis geworden, der eine Berufungsbegründungsschrift zu spät einreichte und mit seinem Wiedereinsetzungsantrag nicht ausreichend darlegte, dass es auch eine Anweisung gegenüber seinem Personal zur allabendlichen Ausgangskontrolle gegeben hat.
Der mit der Sache befasste BGH sah darin einen Organisationsmangel, der für die Fristversäumung auch ursächlich geworden ist. Der Rechtsanwalt müsse durch ausreichende organisatorische Vorkehrungen sicherstellen, dass ein fristgebundener Schriftsatz auch rechtzeitig gefertigt wird und innerhalb der Frist beim zuständigen Gericht eingeht. Dies setzt voraus, dass er sein möglichstes tut, um Fehlerquellen bei der Eintragung und Behandlung von Fristen auszuschließen.
Es fiel nicht auf, dass die Rechtsmittelbegründungsfrist im Fristenkalender zu früh gestrichen wurde
Den maßgeblichen Fehler sah der BGH im vorliegenden Fall in der zu frühen Streichung der Rechtsmittelbegründungsfrist im Fristenkalender und der mangelnden allabendlichen Ausgangskontrolle. Nach den Darlegungen des betroffenen Rechtsanwalts wurde die Frist bereits nach Unterzeichnung des Schriftsatzes gestrichen, der Schriftsatz dann aber versehentlich in der Akte abgeheftet anstatt ihn auf den Postweg zu geben.
Mangels abendlicher Ausgangskontrolle wurde dem Wiedereinsetzungsantrag nicht stattgegeben
Hätte eine allabendliche Ausgangskontrolle stattgefunden, wäre dies nach Auffassung des BGH aufgefallen und die Fristversäumung hätte vermieden werden können. Dem Wiedereinsetzungsantrag wurde daher nicht stattgegeben.
(BGH, Beschluss v. 29.10.2019, VIII 103/18 und 104/18).
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Hintergrund:Wiedereinsetzung nur bei fehlendem Verschulden
Eine Wiedereinsetzung in den vorigen Stand wird von den Gerichten nur gewährt, wenn das Fristversäumnis der Partei unverschuldet war. Der säumigen Partei wird dabei ein Verschulden ihres Prozessbevollmächtigten wie eigenes Verschulden angerechnet. Fristversäumnisse aufgrund von Mängeln in der Büroorganisation sind immer verschuldet.
Eine perfekte und nachweisbare Büroorganisation ist Voraussetzung für Wiedereinsetzung: Jeder Anwalt muss seine Kanzlei so organisieren, dass Fristversäumnisse praktisch ausgeschlossen sind. Dazu gehört die Führung eines Fristenkalenders und eines Postausgangsbuchs.
Mit der Fristnotierung und -überwachung muss eine Fachkraft betraut werden. Vor der Überlassung der Fristenkontrolle muss der Anwalt mit der ausgewählten Fachkraft die konkrete Vorgehensweise erörtern und dies auch schriftlich festlegen sowie die Mitarbeiterin auf Kenntnis der relevantesten Fristen und Fristberechnung prüfen.