beA: Besondere elektronische Anwaltspostfach ist nicht startklar

Das beA stand - mal wieder - vor der Tür. Doch im letzten Augenblick wurde es wegen Sicherheitsmängeln, die ausgerechnet ein Hacker herausfand und meldete, vom Netz genommen. Anwälte können es also, anders als gesetzlich ab 1.1.2018 vorgesehen, nicht nutzen.

Bei der Bedienung des beA sind manche Hürden zu überwinden.

  • So ist die Funktion, um empfangene und gesendete Nachrichten zu exportieren, d.h. auf dem eigenen Rechner zu speichern, im Bereich „Sonstige Funktionen“ in einer geöffneten Nachricht versteckt.
  • Außerhalb geöffneter Nachrichten verbergen sich unter „Sonstige Funktionen“ Einstellungshilfen wie die Spaltenauswahl und Hervorhebung von Nachrichten.

 Wer beA auch zum Senden nutzen möchte, sollte sich einen elektronischen Briefkopf erstellen lassen.

Ein Flaschenhals kann auch eine langsame Internetverbindung sein, die BRAK empfiehlt mindestens 2 Mbit/Sekunde, 6 Mbit/Sekunde als optimal für den Up- und Download.

beA = sicher? Ist es wirklich wahr? 

Das Sicherheitskonzept des beA beruht auf einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung.

  • Für die Anmeldung am beA sind zwei Schlüssel erforderlich, die mit jeweils einer PIN-Eingabe entschlüsselt werden, daher ist die PIN immer zweimal einzugeben. Beim Empfang und Versand werden die Nachrichten verschlüsselt und erst beim Empfänger wieder entschlüsselt.
  • Das alternativ mögliche Softwarezertifikat beinhaltet nur einen Schlüssel und daher nur eine PIN-Eingabe. Da es beliebig kopierbar ist, kann ein Missbrauch nicht nachvollzogen werden.
  • Die BNotK empfiehlt, bei Mitarbeiterwechsel das Softwarezertifikat sperren zu lassen.

Bei beA gibt es ein Zeitfenster von 30 Minuten. Sofern keine Aktivitäten erfolgen, meldet sich beA – mit einer vorausgegangenen Warnmeldung nach 27 Minuten – automatisch ab.

  • Automatische Löschung

§ 27 der RAVPV sieht vor, dass das System nach 90 Tagen Nachrichten automatisch in den Papierkorb verschieben und diesen nach weiteren 30 Tagen automatisch löschen kann. Erforderlich ist daher, gesendete und empfangene Nachrichten auf den eigenen Rechner/Server zu exportieren und diese Dateien zu sichern.

  • Kartenverlust oder -beschädigung

Bei Kartenverlust oder -beschädigung ist die Karte bei der BNotK zu sperren.

Dazu braucht man das Sperrkennwort, das man bei der Beantragung der Karte selbst vergeben kann. Zusätzlich zur Sperrung der Karte ist auch das Abonnement zu kündigen, da es ansonsten trotz Sperrung weiterläuft!

  • beA-Pin

Es empfiehlt sich, die übersandte Transport-PIN in eine individuelle PIN zu ändern. Da die Kartenlesegeräte nur über einen Zahlenblock verfügen, sollten sechs Zahlen die neue PIN bilden. Schreiben Sie die neue PIN auf und verwahren diese gut, da weder die BNotK noch die BRAK diese neue PIN kennen. Ein Verlust dieser PIN führt zwangsläufig zur Sperrung und Beantragung einer Ersatzkarte. Beachten Sie, dass dann die alte Karte „entkoppelt“ werden muss. Das kann nur die BRAK-Hotline, dazu benötigen Sie die Antwort auf Ihre Sicherheitsfrage, die Sie bei der Registrierung vergeben haben.

Änderung beim beA durch die Version 2.0

Mit dem Update auf die Version 2.0, das Ende November 2017 erfolgt ist, wurden einige gravierende Änderungen vorgenommen.

  • Integration des Bundesweiten Amtlichen Anwaltsverzeichnisses (BRAV) 

Durch die Integration des BRAV ins beA sind die SAFE-ID-Nummern jedes Anwalts, die bislang nicht öffentlich waren und nur über die örtliche RAK erfragt werden konnte, in Erfüllung des Gesetzes zur Umsetzung der Berufsanerkennungsrichtlinie und zur Änderungen weiterer Vorschriften im Bereich der rechtsberatenden Berufe (§ 31, Abs. 4 BRAO) im BRAV verzeichnet. Jedermann kann dieses Verzeichnis einsehen und hat damit

  • Zugriff auf die SAFE-ID-Nummer.

Zur Bestellung von beA-Karten benötigt man entweder eine Antragsnummer oder eben die SAFE-ID-Nummer. Nach Eingabe der SAFE-ID-Nummer hat jedermann im Webshop der BNotK Zugang auf die Kontaktdaten des Anwalts. Sofern auch die Bankverbindung, z.B. durch Veröffentlichung auf der Internetseite der Kanzlei, bekannt ist, könnte ein Unbefugter auf Kosten des Anwalts beliebig beA-Karten bestellen. Zwar werden diese nur an die im BRAV gespeicherte Anschrift versendet, dennoch sollte die Bankverbindung auch aus diesem Grund nicht veröffentlicht werden.

  • Einbinden des elektronischen Empfangsbekenntnisses (eEB) sowie des Strukturdatensatzes

Mit dem eEB wird der Anwalt ab 1.1.2018 verpflichtet, auch wenn er ansonsten nur Nachrichten empfangen und noch nicht senden möchte, nach Kenntnisnahme des Dokuments das eEB auf elektronischem Weg zurückzusenden. Maßgeblich ist die Kenntnisnahme, nicht der Eingang im beA.

beA erstellt jetzt auch einen Strukturdatensatz, der nach der Verordnung über die technischen Rahmenbedingungen des elektronischen Rechtsverkehrs und über das besondere elektronische Behördenpostfach (Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung – ERVV) (§ 2, Absatz 3 ERVV) ab 2018 dem Dokument beigefügt werden soll. Technische Anforderungen macht die Bundesregierung im Bundesanzeiger und auf der Internetseite justiz.de bekannt.

  • Ersatz der qualifizierten elektronischen Signatur (qeS) bei Verwendung eines sicheren Übermittlungsweges

§ 130a Abs. 3 ZPO sieht ab 1.1.2018 vor, dass das elektronische Dokument entweder mit einer qeS versehen oder von dem Berufsträger signiert und auf einem sicheren Übermittlungsweg eingereicht werden. Das beA ist nach § 130 a Abs. 4 ZPO n.F. ein „sicherer Übermittlungsweg“, weil nur der zugelassene Rechtsanwalt ein beA erhält und daher die Identität des Absenders sichergestellt ist.

Daher kann ab 1.1.2018 auf die Anbringung einer qeS verzichtet werden, sofern der Rechtsanwalt selbst die Nachricht versendet. In der Praxis bedeutet das, dass beim Versenden der Nachricht durch Mitarbeiter oder einen Vertreter diese Nachricht auch nach dem 1.1.2018 mit einer qeS versehen werden muss.

Die Nachricht muss jedoch immer mit einer einfachen elektronischen Signatur (z.B. Fritz Müller Rechtsanwalt) versehen sein. Ist allerdings Schriftform erforderlich, muss die Nachricht wiederum mit einer qeS versehen sein.

Wer auf der sicheren Seite sein will, signiert auch nach dem 1.1.2018 mit einer qeS, so wird das 4-Augen-Prinzip beibehalten und ein ggf. notwendiger Wiedereinsetzungsantrag überhaupt möglich.

  • Technische Voraussetzungen für die weitere Kanzlei

Nach § 31a Abs. 7 BRAO hat die BRAK für jede im BRAV eingetragene weitere Kanzlei ein weiteres beA einzurichten. Damit werden Sicherheitsbedenken wegen Verstoß gegen die Verschwiegenheitspflicht beim Zugang durch Mitarbeiter ausgeräumt.

  • Vorbereitung der Postfächer für Syndikusanwälte

 Seit 27.11.2017 können Syndikusanwälte ein zusätzliches beA bekommen und werden dann im BRAV zwei Mal gelistet. Bei der Auswahl eines Syndikusanwaltes ist zu prüfen, welche SAFE-ID für die jeweilige Tätigkeit zutreffend ist.

Haftungsrisiko beim beA

Im Gesamtverzeichnis des beA befinden sich alle Gerichte, auch wenn diese noch nicht für den elektronischen Rechtsverkehr (ERV) freigeschaltet sind.

  • Es ist nicht gewährleistet, dass alle Gerichte ab 1.1.2018 empfangsbereit sind.
  • Der Rechtsanwalt selbst hat zu prüfen, ob das Gericht bereits am ERV teilnimmt (OLG Düsseldorf, Urteil 24.7.2013VI-U (Kart) 48/12).
  • Verlässlich ist nur die Landesverordnung des einzelnen Bundeslandes.

Eine Verlinkung findet sich auch auf bea-abc.de. Tragen Sie Gerichte, die benötigt werden und für den ERV eröffnet sind, in das Adressbuch des Anwalts ein.

Dateiformate und Dateinamen:

Mit der ERVV werden zum 1.1.2018 die Vorgaben für die technischen Rahmenbedingungen bundeseinheitlich festgelegt.

  • Dazu gehört, dass Dateien nur noch als druckbare, kopierbare und, soweit technisch möglich, als durchsuchbare PDF zu übermitteln sind.
  • Bildliche Darstellungen, die verlustfrei nicht wiedergegeben werden können, dürfen auch zusätzlich im Dateiformat TIFF übermittelt werden (§ 2 ERVV).
  • Um den Kanzleien eine ausreichend bemessene Übergangszeit zu gewähren, kann bis 30. Juni 2019 von der Übermittlung in durchsuchbarer Form abgesehen werden.

Jede Kanzlei sollte daher prüfen, ob die eingesetzte Software in der Lage ist, durchsuchbare PDF-Dateien zu erstellen. Bei Dateien, die eingescannt werden müssen, benötigt man eine OCR-Texterkennungssoftware, die das PDF in durchsuchbaren Text umwandelt. Diese Verpflichtung resultiert aus der gesetzlichen Vorgabe, dass beA barrierefrei und auch für Menschen mit Behinderung nutzbar sein soll.

 

Der Dateiname soll den Inhalt des Dokuments schlagwortartig umschreiben und bei der Übermittlung mehrerer Dokumente eine logische Nummerierung enthalten.

  • Ausschluss der Containersignatur: 

Mit § 4 Abs. 2 ERVV wird die Containersignatur, d.h. die Übermittlung mehrerer elektronischer Dokumente mit einer gemeinsamen qeS, ausgeschlossen.

  • Schnittstellen zur Anwaltssoftware: 

Bislang haben die wenigsten Anbieter die beA-Schnittstelle freigegeben. Haftungsfragen sind ungeklärt. Der Anwender muss es ausbaden. Wer sich mit der Weboberfläche und der Bedienung des beA dort vertraut macht, ist auf der sicheren Seite.

  • Eingangsbenachrichtigungen: 

Bei der Registrierung wird eine E-Mail-Adresse abgefragt. An diese Mailadresse erfolgt eine Benachrichtigung, sobald Post im beA eingeht. Diese Information beinhaltet aus Sicherheitsgründen weder den Absender noch den Inhalt der Nachricht. Es ist lediglich ein Hinweis, dass es jetzt erforderlich ist, das beA zu öffnen und die Nachrichten zur Kenntnis zu nehmen. Dabei ist beim „Zugang von Nachrichten“ (Verfügungen, richterliche Fristen) der Eingang im beA maßgeblich, unabhängig, wann die Nachricht geöffnet oder zur Kenntnis genommen wird. Mit dem Handy kann beA aus Sicherheitsgründen nicht bedient werden.

 

To-do-Lis­te

  •  Registrieren Sie sich und vergeben Sie Berechtigungen für Ihre Mitarbeiter mit beA-Mitarbeiterkarten und/oder Softwarezertifikaten.
  • Die beA-Karte des Anwalts ist für Mitarbeiter tabu (§ 26 RAVPV).
  • Überprüfen Sie Ihre Arbeitsabläufe und passen diese an eine digitale arbeitsweise an.
  • Abhängig vom Bundesland dürfen ab 2020 / spätestens 2022 nur noch elektronische Dokumente eingereicht werden, Papiereinreichungen sind dann nicht mehr möglich!

Praxishinweis: Die Seite informiert Sie in Sachen beA.