Am 1.1.2018 besteht beA-Pflicht Bild: mailingwork GmbH

Die Uhr läuft, die beA-Ausrüstung sollte bis spätestens Ende September bestellt sein. In  4 Monaten endet die Testphase und ab 2018 ist jeder anwaltliche Berufsträger in Sachen Anwaltspostfach in der Pflicht. Die Technik muss stehen und was im Postfach aufschlägt, gilt als zugegangen. Die BRAK übernimmt für Nachzügler-Bestellungen keine zeitliche Liefergarantie.

Die Technik und der Projektumfang hat zu manchem Rückschlag geführt und auch die Rechtsanwälte haben sich teuilweise quer gestellt, doch das Postfach in seinem Lauf hielt letztlich niemand auf.

Die Anwaltschaft hat mit der BRAK die Initiative und Vorleistungspflicht bei der berufsgruppenweiten Digitalisierungsausstattung übernommen und im zähen Gesetzgebungsprozess 2013 hingenommen, dass die Justiz „hinterherhinkt“.

Ab dem 1. Januar 2018 muss jeder operativ tätige Anwalt „startklar“  sein für den ERV und ein eigenes „beA“ vorhalten.

Ab 2018 sind Rechtsanwälte in Sachen beA in der Pflicht

Ab dem 1.1.2018 trifft jeden Rechtsanwalt die Pflicht nach § 31a, Abs. 6 BRAO:  

„Der Inhaber des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs ist verpflichtet, die für dessen Nutzung erforderlichen technischen Einrichtungen vorzuhalten sowie Zustellungen und den Zugang von Mitteilungen über das besondere elektronische Anwaltspostfach zur Kenntnis zu nehmen.“

Rechtsgrundlage für die beA-Nutzung

Der Bundesrat hat am 5.7.2013 dem Gesetz zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs zugestimmt.

Weitere Rechtsgrundlagen, wonach elektronische Anwaltspostfächer empfangsbereit einzurichten sind und jeder Anwalt ab dem 1. Januar 2018 berufsrechtlich zur passiven Nutzung seines beA verpflichtet ist, enthält das  Gesetz zur Umsetzung der Berufsanerkennungsrichtlinie und zur Änderung weiterer Vorschriften im Bereich der rechtsberatenden Berufe vom 12.05.2017, ausgegeben am 17.05.2017 (im BGBl 2017, 1121 veröffentlicht).

Wie kann die Postfach-Pflicht erfüllt werden? 

Jetzt spätestens müssen Berufsträger und Mitarbeiter aktiv werden und sich im elektronischen Rechtsverkehr beherzt ans Steuer setzen.

Rechtsanwälte und ihre Mitarbeiter müssen das verpflichtend zu nutzende Kommunikationsmedium ab 1. Januar 2018 beherrschen. Es gilt daher in den Kanzleien den möglicherweise noch bestehenden eigenen Widerstand und die Abwehr nicht so IT-begeisterter Mitarbeiter zu überwinden.

Die Zeit läuft, denn auch andere starten mit der beA-Nutzung

Ein gewisser Vorlauf ist nötig, denn Übung und Routine sind bei jeder neuen IT-Anwendung und damit auch beim beA-Einsatz notwendig, um Anwälte und Mitarbeiter in den Stand zu versetzen, den elektronischen Briefkasten reibungslos zu bedienen

Je näher der Zeitpunkt der beA-Verpflichtung rückt, desto länger wird der Stau derjenigen, die auf den letzten Metern starten. Wer nicht rechtzeitig am Start ist und sein beA am Stichtag nicht öffnen kann, schadet womöglich nicht nur sich, sondern auch seinem Mandanten.

Schon hat die BRAK hat mitgeteilt, dass nur für beA-Ausrüstungs-Bestellungen, die bis 30. September 2017 eingehen, eine rechtzeitige Auslieferung gewährleistet werden kann (s.u.).

Haftungskonsequenzen übersehener beA-Post

Anwälten darf keine für ein Mandat wichtige Nachricht "durchrutschen": Deshalb hat das Landgericht Bonn 2014 einen Anwalt zur Zahlung von 90.000 EUR verurteilt, weil er eine E-Mail zu spät an den Mandanten weitergeleitet hatte. Seine Entschuldigung, dass die Mail in seinem Spam-Ordner gelandet sei, den er nicht täglich kontrolliere, überzeugte das Gericht nicht. EDV-Problem sind also keine tragfähige Entschuldigung und zumeist auch kein Wiedereinsetzungsgrund.

Wer im neuen Jahr sein beA-Postfach nicht beherrscht, und wichtige Post übersieht, der steht rechtlich nicht anders da, als dieser Rechtsanwalt, der eine Nachricht verpasst, weil sie z.B. in das Junk-Postfach gerutscht ist.

  • Es besteht eine allgemeine Vertragspflicht des Rechtsanwalts, seinen Auftraggeber vor voraussehbaren und vermeidbaren Schäden zu bewahren. 
  • Der Anwalt ist entsprechend verpflichtet, im Rahmen seines Auftrages seinem Mandanten  Nachrichten so rechtzeitig zu übermitteln, dass ihm keine Nachteile entstehen (LG Bonn, Urteil v. 10.1.2014, 15 O 189/13).

Nichts anderes gilt für fristwahrende und andere zeitgebundene Kommunikation.

Aufstellen eines Zeitplans und Regeln, die Haftungsrisiken vermeiden

Es steht also beim beA-Start zum Jahresanfang auch haftungsrechtlich einiges auf dem Spiel. Sinnvoll ist eine Zeitplan mit Fristablauf: 30. September 2017, damit Ihr beA und das der anderen Rechtsanwälte der Kanzlei rechtzeitig startklar wird. Vor allem muss das Equipment rechtzeitig da sein.

beA-Start: Rechtzeitig bestellen

 

  1. Bestellen Sie bis zum 30. September 2017 die beA-Karte Basis für den Anwalt. Sie benötigen dazu entweder Ihre Antragsnummer oder Ihre SAFE-ID. Falls Ihnen diese Daten nicht (mehr) vorliegen, erfragen Sie diese bei Ihrer örtlichen Rechtsanwaltskammer.
  2. Wollen Sie zukünftig das Risiko minimieren, bestellen Sie eine beA-Karte Signatur (oder eine beA-Karte Basis mit Nachladesignatur) bei der BNotK. Auf einer speziellen Webseite kann die beA-Karte nebst Zubehör, wie Kartenlesegeräte, bestellt werden.
  3. Jeder Rechtsanwalt benötigt mindestens eine eigene beA-Karte, diese ist personengebunden.
  4. Wenn auch Ihre Mitarbeiter Zugriff auf Ihr beA haben sollen, benötigen Sie mindestens eine Mitarbeiterkarte (nicht personengebunden), die Rechte werden der Mitarbeiterkarte zugeordnet, diese kann von mehreren Personen genutzt werden.
  5. Wollen Sie nachweisen, welcher Mitarbeiter im beA gearbeitet hat, empfiehlt sich eine Mitarbeiterkarte pro Mitarbeiter (kann bei der Bestellung mit dem Mitarbeiternamen versehen werden).
  6. Ist ein Mitarbeiter für mehrere Anwälte zuständig, genügt eine Mitarbeiterkarte. Jeder Anwalt muss der Mitarbeiterkarte entsprechende Rechte in seinem beA einräumen.
  7. Wollen Sie als Anwalt von unterwegs Ihr beA abrufen, kann ein Softwarezertifikat nützlich sein (Abruf ohne Kartenlesegerät möglich) oder bestellen Sie ein zusätzliches kleines Kartenlesegerät für den mobilen Anwalt.z
  8. Die BRAK hat mitgeteilt, dass nur für Bestellungen, die bis 30. September 2017 bei der BNotK eingehen, eine rechtzeitige Auslieferung vor dem 1. Januar 2018 gewährleistet werden kann.
  9. Die beA-Karte (=Ihr Schlüssel zum elektronischen Postfach) kann nur bei der BNotK bestellt werden.
  10. Kartenlesegeräte können auch bei anderen Lieferanten bestellt werden.

BeA-Vorbereitung: Zeitnah überprüfen

Damit die Kanzlei zum verpflichtenden Start am 1. Januar 2018 vorbereitet ist, überprüfen Sie rechtzeitig:

  1. Ist Ihre Hardware ausreichend für die Nutzung von beA?
  2. Ist Ihr Betriebssystem auf dem aktuellen Stand?
  3. Ist die Internetverbindung (Upload und Download) ausreichend?
    Die BRAK empfiehlt eine Geschwindigkeit von mindestens 2 Mbit/Sekunde, optimal seien 6 Mbit/Sekunde. Hier können Sie die Geschwindigkeit Ihres Breitbandanschlusses testen: https://breitbandmessung.de/
  4. Verwenden Sie einheitliche Browser. Zwar soll beA auf verschiedenen Betriebssystem mit diversen Browsern laufen, vgl. http://bea.brak.de/was-braucht-man-fur-bea/browser-und-betriebssysteme/, Anwender berichteten, dass es Einschränkungen bei Banking- und anderen Zusatzprogrammen geben kann, so dass auch hier ein rechtzeitiger Test angeraten ist.
  5. Jeder Arbeitsplatz, auf dem beA Nachrichten empfangen werden sollen, benötigt eine aktuelle Version von JAVA, damit die beA Client Security installiert werden kann. Diese befindet sich auf der Startseite des beA (ganz nach unten scrollen und dann auf den Link für das jeweilige Betriebssystem (Windows, Linux, Mac OS X) klicken. Die beA Client Security installiert sich in den Autostart und muss zwingend aktiv sein, damit man sich im beA einloggen kann.
  6. Legen Sie fest, welche Kartenlesegeräte zum Einsatz kommen sollen und wie viele Geräte benötigt werden (denken Sie auch an Ersatzgeräte und Geräte für den mobilen Einsatz). Auch die Kartenlesegeräte benötigen aktuelle Treiber.
  7. beA muss auf jedem Arbeitsplatz, der Nachrichten empfangen soll, installiert werden. Die Nutzung von Terminalservern ist derzeit noch nicht möglich.
  8. Nicht immer verläuft die Installation von beA reibungslos. Delegieren Sie ggf. die Installation an Ihren IT-Betreuer und vereinbaren Sie dafür einen Festpreis.
  9. Ändern Sie die Transport-PIN in eine 6-stellige individuelle PIN. Hier erklären wir Schritt für Schritt, wie es geht.
  10. Registrieren Sie sich bei Ihrem beA (Benutzer mit eigenem Postfach). Hier erklären wir Schritt für Schritt, wie es geht.

BeA-Organisation: Arbeitsabläufe festlegen

Dauerhaft und reibungslos wird der beA-Einsatz und der Umgang mit dem elektronischen Postfach nur funktionieren, wenn er gut organisiert ist.

  1. Legen Sie die Arbeitsabläufe mit beA fest. Die Justiz wird ab der verpflichtenden Nutzung von beA Gerichtskostenrechnungen, Nachrichten und Dokumente mit Empfangsbekenntnissen in Ihr beA senden.
  2. beA ist kein Archiv. Das System soll Nachrichten nach 90 Tagen in den Papierkorb verschieben und nach weiteren 30 Tagen automatisch löschen.
  3. Definieren Sie, wohin empfangene Nachrichten exportiert werden sollen. Die Schnittstellen zu den Anwaltssoftwareanbietern sind zum großen Teil noch nicht fertig gestellt, so dass die Speicherung manuell erfolgen muss.
  4. Wer keine Anwaltssoftware einsetzt, muss ohnehin festlegen, wohin der Export erfolgt.
  5. Drucken Sie nicht aus. Im beA werden empfangene und gesendete Nachrichten mit elektronischen Nachweisen in Form von XML- und HTML-Dokumenten in Form einer ZIP-Datei exportiert. Ein Ausdruck würde den gewünschten Zweck verfehlen.
  6. Vergeben Sie Rechte an Mitarbeiter, damit ein Zugriff auch bei Abwesenheit gesichert ist.
  7. Legen Sie einen anwaltlichen Vertreter fest, der bei gewollten (Urlaub) oder ungeplanten (Krankheit etc.) Abwesenheiten Zugriff auf Ihr beA hat.
  8. Richten Sie für Ihr E-Mail-Postfach eine Benachrichtigungsfunktion ein. Dann erhalten Sie und ggf. weitere Personen bei einem Eingang im beA eine E-Mail.
  9. Das Senden von Nachrichten wird, abhängig vom Bundesland, frühestens 2020, spätestens 2022, verpflichtend.
  10. Wer Nachrichten sendet, muss auf dieser Seite in den Landesverordnungen prüfen, ob das Gericht bereits für den Elektronischen Rechtsverkehr freigeschaltet ist.

Ab 2018 keine freiwillige beA-Nutzung mehr

Über den langen und holprigen Vorlauf ist man leicht geneigt, das beA als never ending Story auf die leichte Schulter zu nehmen, zumal, wenn der Aufwand schreckt. Besser nicht:

Erinnerung: Das Empfangen und Lesen von Nachrichten in Ihrem beA wird ab dem 1. Januar 2018 zur Pflicht.

BeA-Auswirkung in der Kanzlei

BeA hat Auswirkungen auf die Arbeitsabläufe, sowohl für den Anwalt, als auch für die Mitarbeiter. beA protokolliert jedes Detail, der Anwalt wird „gläsern“. Manch liebgewonnene Gewohnheiten sind über Bord zu werfen, denn sie taugen nicht mehr für die digitale Welt.

Bereits heute hat jeder Anwalt ein beA, auch wenn sein elektronischer Briefkasten noch verschlossen ist. Wer sein beA loswerden möchte, der muss die Zulassung zurückgeben. Dann wird das beA gesperrt und der elektronische Briefkasten ist nicht mehr erreichbar. Gesperrte besondere elektronische Anwaltspostfächer werden einschließlich der darin gespeicherten Nachrichten sechs Monate nach der Sperrung gelöscht (§ 29 RAVPV).

Ilona Cosack, Fachbuchautorin und Inhaberin der ABC AnwaltsBeratung Cosack, Fachberatung für Rechtsanwälte und Notare, bea-abc.de bea-abc

Schlagworte zum Thema:  Kanzleisoftware, Anwaltssoftware, Besonderes elektronisches Anwaltspostfach, Elektronischer Rechtsverkehr, Gericht, Behörde, Elektronische Akte, Rechtsanwalt

Aktuell
Meistgelesen