ZAP 16/2019, Virtuelle Kanzlei, Webinare, Video-Beratung ... / 1. Elektronische Handakte & elektronischer Rechtsverkehr

Im Zeitalter der Digitalisierung gehört die Rechtsanwaltschaft zu einem der letzten Berufsstände, die noch eine so antiquierte Technik wie Faxgeräte einsetzen. Wirft man allerdings einmal einen Blick auf die Pannen, die es bei der Einführung bzw. beim Betrieb des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs, des allseits beliebten beA, gab und noch immer gibt, kann man diejenigen Kolleginnen und Kollegen sehr gut verstehen, die an der bewährten Faxtechnik bis zuletzt festhalten wollen.

Gleichwohl ist der Schritt hin zum elektronischen Rechtsverkehr – sofern er dann in Zukunft einmal weitgehend reibungslos funktionieren wird – absolut richtig und notwendig. Das bringt es aber zwangsweise mit sich, dass alle Beteiligten ihre Arbeitsabläufe umstellen. Einige Kollegen haben wohl schon weitgehend das papierlose Büro realisiert, wobei dieser Begriff irreführend ist – "papierarm" wäre wohl angebrachter. Denn nach wie vor gibt es natürlich Urteile, Vollstreckungsbescheide und andere Titel, die im Original vorliegen müssen und auch für die Dauer ihrer Vollstreckbarkeit aufzubewahren sind. Die Aktenarchive werden daher so schnell nicht verschwinden, sie werden sich aber vermutlich immer langsamer mit neuen Inhalten füllen, bis dann irgendwann auch vollstreckbare Urkunden in digitaler Form möglich sein werden.

Bereits jetzt fordert die passive beA-Empfangsbereitschaft eine gewisse Anpassung der internen Kanzleiabläufe. So verlangt § 31a Abs. 6 BRAO Folgendes:

Zitat

Der Inhaber des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs ist verpflichtet, die für dessen Nutzung erforderlichen technischen Einrichtungen vorzuhalten sowie Zustellungen und den Zugang von Mitteilungen über das beA zur Kenntnis zu nehmen.

Wer öfter Mahn- bzw. Vollstreckungsbescheide beantragt oder Schriftsätze mit umfangreichen Anlagen verschickt, der lernt schnell die Vorzüge digitaler Bearbeitung und Übermittlung per beA zu schätzen – auch wenn dessen Optik, Benutzerführung und Handhabung in den 1990er Jahren steckengeblieben zu sein scheinen. Wenn es funktioniert, sind die Vorteile in puncto Geschwindigkeit, Kosten und Effizienz jedoch unbestreitbar. Das Arbeiten mit einer digitalen Akte beherrscht jede auf dem Markt angebotene Anwaltssoftware, die meisten beherrschen inzwischen auch den Umgang mit dem beA ganz gut. Der Workflow zu Erstellung und Weiterverarbeitung eigener Schriftsätze ist daher kein Problem. Vom digitalen Diktat direkt in die Textverarbeitung über die Bearbeitung durch das Sekretariat bis hin zum Versand via beA – nichts muss heute mehr unbedingt ausgedruckt werden.

Anders sieht es natürlich in Bezug auf die Korrespondenz aus, die täglich von Behörden, Gerichten, Anwälten oder Mandanten im Briefkasten der Kanzlei landet. Die muss nun nicht nur gesichtet, gestempelt, sortiert und an den Sachbearbeiter weitergeleitet, sondern auch in die digitale Form überführt werden. Ein Dokumentenscanner ist in Kanzleien mithin nahezu unumgänglich. Den Mut, die Original-Unterlagen anschließend zu entsorgen, bringen aktuell wohl die wenigsten Anwälte auf. In den meisten Fällen wird zweigleisig gefahren und die bewährte Papier-Handakte parallel zum digitalen Pendant geführt. Das ist zwar nicht so effektiv, dafür aber unter Sicherheitsgesichtspunkten gar nicht so abwegig. Denn so dient die Handakte als "analoge Sicherheitskopie" bzw. die eingescannten Unterlagen als digitale Kopie der Handakte. Letztlich muss jeder für sich selbst entscheiden, ob er schon bereit ist für die rein digitale Aktenführung, ob er (noch) beide Akten parallel führt oder ob er nach wie vor an der klassischen Papier-Handakte festhalten will.

Spätestens dann, wenn die aktive beA-Nutzungspflicht kommt, wird sich jeder mit einem digitalen Workflow beschäftigen müssen. Und je eher man diesen in der Kanzlei eingeführt und auch eingeübt hat, desto besser. Zudem muss ja auch die notwendige Hardware angeschafft, eingerichtet und deren Handhabung "trainiert" werden. So gut und simpel heutzutage Scanner, Multifunktionsgeräte, Tablets und Smartphones auch sein mögen, nicht alles klappt auf Anhieb. Aufgrund des breiten Angebots reicht es nicht, irgendein Gerät zu kaufen und darauf zu hoffen, dass es funktioniert, man muss sich mit der Materie schon eingehend befassen. Gerade am wichtigsten Teil der Digital-Workflow-Kette sollte nicht gespart werden – dem Dokumentenscanner. Unabhängig von Hersteller, Marke oder Geräteserie sollte er mit den verschiedenen Arten von Papierdokumenten zurechtkommen, die einem als Anwalt so geschickt werden. Das geht von mal einseitig, mal beidseitig bedruckten Schriftsätzen über zusammen getackerte vollstreckbare Ausfertigungen oder notarielle Urkunden bis hin zum behörden-typischen Umweltpapier oder auch kleinformatigen Quittungen. Unterschiedliche Größen und Papierstärken muss das Gerät bewältigen können. Der Scanner sollte also die Flut der täglichen Post bewältigen, beidseitig bedruckte Unterlagen in einem Arbeitsschritt verarbeiten (Duplex-Funktion) und sowohl durchsuc...