ZAP 11/2015, Einsatz digitaler Arbeitsweisen und -mittel ... / XI. Besonderes elektronisches Anwaltspostfach (beA)

Das am 16.10.2013 verkündete Gesetz zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten (Müller-Teckhof MMR 2014, 95; Bacher MDR 2014, 998–1003 und 1053–1055; Brosch K&R 2014, 9–14; Meyer-Seitz, Marx/Salz und Spatschek AnwBl 2013, 89 ff.; Socha ZRP 2015, 91; http://www.justiz.de/elektronischer_rechtsverkehr/index.php) verpflichtet nach § 31a BRAO zunächst die Bundesrechtsanwaltskammer ab dem 1.1.2016 für jeden zugelassenen Rechtsanwalt ein besonderes elektronisches Anwaltspostfach einzurichten (Näheres demnächst unter www.bea.brak.de ). Dies erfolgt nach Identifizierung und Prüfung der Zulassung und wird geschlossen, sobald die Zulassung erlischt.

Hier unterscheidet sich das beA-Postfach von den jetzt beim Elektronischen Gerichts- und Verwaltungspostfach ( www.egvp.de) eingerichteten Postfächern, da dort bei der Eröffnung weder eine Identifizierung, noch eine Prüfung der Zulassung zur Anwaltschaft noch eine lückenlose Deaktivierung nicht mehr genutzter Postfächer erfolgt. Beim EGVP ist die Authentifizierung der über das EGVP versandten Nachrichten durch die hinzuzufügende qualifizierte elektronische Signatur beim Einreichen von Dateien bei Gericht umgesetzt. Zustellungen in das EGVP-Postfach erfolgen nur im Ausnahmefall ohne parallele Übersendung auf dem Postweg. Dies hat seine Ursache zwar auch in den teilweise fehlenden technischen Einrichtungen bei den Gerichten und Behörden, aber es fehlt zudem die Gewissheit, dass die Anwälte über das Postfach erreicht werden können, über das sie Schriftsätze einreichten.

Das beA wird ein technisch sicherer Übertragungsweg i.S.d. § 130a ZPO sowie den parallelen Vorschriften der anderen Verfahrensordnungen werden, der aber auch beim Empfang von elektronischen Dokumenten sicher ist, da der Inhaber des Postfachs authentifiziert und die Zulassung zur Anwaltschaft geprüft ist (Dommer AnwBl 2014, 525-526; Kilian/Rimkus AnwBl 2014, 913–918; Marx AnwBl 2013, 597; Hoffmann/Borchers CR 2014, 62–67). Anwältinnen und Anwälte unterhalten dann also einen elektronischen Briefkasten, in welchen Gerichte elektronische Dokumente zustellen können, auch dann, wenn die Kanzlei von sich aus die elektronische Kommunikation nicht eröffnet hat. Hier wird also zukünftig organisatorisch sicher zu stellen sein, dass der elektronische Posteingang bei beA routinemäßig und lückenlos zum Wiedervorlagen- und Fristenmanagement wahrgenommen und verarbeitet wird. Es ist davon auszugehen, dass die Hersteller der anwaltsspezifischen Programme entsprechende Schnittstellen bereitstellen und es bleibt abzuwarten, welche weiteren Rahmenbedingungen sich aus der noch zu erlassenden Verordnung nach § 130a Abs. 4 Nr. 4 ZPO ergeben werden.

Praxishinweis:

Frühestens ab dem 1.1.2018 und spätestens ab dem 1.1.2022 wird dann das elektronische Einreichen von Dokumenten bei Gericht für alle Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte verpflichtend.

Das konkrete Datum ergibt sich daraus, dass alle Bundesländer die elektronische Erreichbarkeit für mindestens zwei Jahre zur freiwilligen Erprobung bereit gestellt haben müssen bevor dieser Kommunikationskanal der einzige wird, über den die Gerichte seitens der Anwaltschaft erreicht werden können. Spätestens zu diesem Zeitpunkt wird die papierhafte (Volk AnwBl 2013, 593–596; Radke jM 2014, 398–404; Nebel/Jandt NJW 2013, 1570) Aktenführung Vergangenheit sein.

Für die Kanzleien bedeutet dies, die elektronisch eingehenden Mitteilungen der Mandanten und sonstigen Verfahrens- und Mandatsbeteiligten können ohne Medienbruch gespeichert und weiterverarbeitet werden, papierhaft eingehende Dokumente sind zu digitalisieren, also zu scannen. Hinsichtlich der elektronischen Aktenführung stellt der neu gefasste § 298a ZPO n.F. klar, wie die jeweilige Papier- oder elektronische Akte geführt werden soll und verweist über die Gesetzesbegründung zu § 298a Abs. 2 ZPO n.F. zu den Anforderungen an das ersetzende Scannen auf die Richtlinie Rechtssicheres Scannen des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (Hüsch CR 2014, 206–211; Völkel/Sander itrb 2014, 275–276; https://www.bsi.bund.de/DE/Publikationen/TechnischeRichtlinien/tr03138/index_htm.html; Nebel/Roßnagel NJW 2014, 886).

Dies wird nach wie vor für viele Kanzleien ein neuer Arbeitsschritt sein und Mitarbeiter sind zu schulen sowie organisatorische Prozesse sind umzustellen. In der Übergangszeit, in der auch von Gericht und Kollegen Zustellungen teilweise elektronisch und teilweise auf dem herkömmlichen Postweg oder per Fax erfolgen, ist besondere Vorsicht geboten und Arbeitsprozesse sind parallel je nach Eingangsart auszugestalten.

Mit der Einführung des beA bleibt es nach § 130a Abs. 3 ZPO bei der Anforderung den Schriftsatz mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES – https://www.bsi.bund.de/DE/Themen/weitereThemen/ElektronischeSignatur/elektronischesignatur_node.html) einzureichen (wie bisher über das EGVP) oder aber sobald technisch umgesetzt zu signieren und über einen der sicheren Übertragungswege des § 130a Abs. 4...