ZAP 11/2015, Einsatz digitaler Arbeitsweisen und -mittel ... / II. Digitale Kommunikation

Mandanten kommunizieren heute per E-Mail, DeMail, WhatsApp ( https://www.test.de/WhatsApp-und-Alternativen-Datenschutz-im-Test-4675013-0/ ), Facebook, Skype ( http://www.zeit.de/digital/internet/2014-09/tox-skype-alternative-sicherheit ), Dropbox, telefonisch per ISDN, Voice over IP sowie Mobiltelefone und SMS, MMS und Social Media-Netzwerke für den beruflichen Bedarf wie XING, LinkedIN (Determann, Soziale Netzwerke in der Arbeitswelt – Ein Leitfaden für die Praxis, BB 2013, 181–189), branchenspezifische Plattformen und diverse vergleichbare Dienste, spezifische Maildienste der Anwaltsprogramme, manchmal per Fax (Laghzaoui/Wirges AnwBl 1999, 253–260). Die Anwaltskanzlei erreichen auch Postbriefe, welche möglicherweise über einen Lettershop (ein Unternehmen, das personalisierte Briefsendungen be- und verarbeitet, zum Postversand und dabei Adressdaten und Textdateien zusammenführt), so auch bei dem Dienst ePostbrief möglich, ausgefertigt wurden.

Die Anwaltskanzleien stehen also vor der Herausforderung, ob sie alle diese Kommunikationskanäle für Mandatskommunikation öffnen sollen oder können und wie sie derartigen Kommunikationsbedürfnissen der Mandanten begegnen sollen.

Diese Fragen stellen sich zunächst wegen der einhergehenden Haftungsrisiken, wenn einer der Kommunikationskanäle nicht hinreichend in die Kanzleiorganisation eingebunden und somit nicht den Routinen zum Wiedervorlagen- und Fristenmanagement unterworfen ist. Ferner kann es im Einzelfall wegen der Einbeziehung der technischen Dienstleister schwierig werden, die Anforderungen aus dem Mandat im Hinblick auf die anwaltliche Vertraulichkeit zu wahren (Berger AnwZert ITR 2/2009 Anm. 2; Reus, E-Mails in der anwaltlichen Praxis, MDR 2012, 882–886). Außerdem stellt sich rein praktisch die Frage, wie der Berufsträger den Datenfluss managen kann, in einer Zeit, zu der bereits Camps und Urlaube angeboten werden zum Digital Detox ( http://www.handelsblatt.com/unternehmen/beruf-und-buero/buero-special/urlaub-ohne-arbeitsstress-kalter-entzug/8435668.html, so auch schon Groß/Herrmann AnwBl 2003, 32–35).