Gem. § 29 Abs. 2 Satz 2 WEG soll der Wirtschaftsplan im Vorfeld der Beschlussfassung über die Festsetzung der Vorschüsse nach § 28 Abs. 1 Satz 1 WEG vom Verwaltungsbeirat geprüft werden. Da es sich bei der genannten Bestimmung lediglich um eine Sollvorschrift handelt, begründet die unterlassene Prüfung des Wirtschaftsplans durch den Verwaltungsbeirat allein nicht die Anfechtung des Genehmigungsbeschlusses.[1] Des Weiteren kann der Verwaltungsbeirat letztlich auch nicht zur Erstattung des Prüfungsberichts gezwungen werden.
Die unterlassene Vorprüfung des Wirtschaftsplans sowie die Nichterstattung des Prüfungsberichts können jedoch Schadensersatzansprüche der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer gegen den Verwaltungsbeirat und ggf. seine Abberufung begründen. Jedenfalls stellt der Verzicht auf die Kontrolle der Kontenbelege eine grob fahrlässige Pflichtverletzung dar.[2]
Nimmt man insoweit tatsächlich grobe Fahrlässigkeit an, käme der Verwaltungsbeirat nicht in den Genuss der Haftungsbeschränkung gem. § 29 Abs. 3 WEG. Nach vorgenannter Bestimmung ist die Haftung der Mitglieder des Verwaltungsbeirat auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit beschränkt, soweit sie unentgeltlich tätig sind.
Dem Beirat muss Prüfung ermöglicht werden
Der Verwalter ist seinerseits verpflichtet, dem Verwaltungsbeirat den Wirtschaftsplanentwurf zur Vorprüfung zuzuleiten. Unterlässt er dies, ist eine Kontrolle nicht möglich, was eine Pflichtverletzung des Verwalters darstellt.
Was ist zu tun bei Meinungsverschiedenheiten?
Die Erstellung des Wirtschaftsplans und somit auch die Kostenkalkulation obliegen dem Verwalter. Da der Verwaltungsbeirat den Wirtschaftsplan aber vor der Genehmigungsbeschlussfassung prüfen und auch eine Stellungnahme abgeben soll, hat er die Möglichkeit, bei etwaigen Meinungsverschiedenheiten zwischen Verwalter und Beirat hinsichtlich des Kostenansatzes einzelner oder auch aller Positionen zunächst den Verwalter und in der Versammlung auch die Wohnungseigentümer hierüber aufmerksam zu machen.
- Hält der Verwalter die Einwände des Verwaltungsbeirats für berechtigt, wird er diese sogleich berücksichtigen und seinen Wirtschaftsplanentwurf entsprechend abändern.
- Hält er die Einwände nicht für berechtigt, wird er seinen Wirtschaftsplanentwurf entsprechend in der Wohnungseigentümerversammlung zur Diskussion stellen. Letztlich nämlich entscheiden die Wohnungseigentümer über die Genehmigung der auf Grundlage des Wirtschaftsplans festzusetzenden Vorschüsse. Teilen die Wohnungseigentümer die Bedenken des Verwaltungsbeirats nicht, kann die entsprechende Genehmigungsbeschlussfassung erfolgen.
- Teilen die Wohnungseigentümer allerdings die Bedenken des Verwaltungsbeirats und werden Änderungen des Wirtschaftsplanentwurfs erforderlich, wird der Verwalter in aller Regel nicht umhinkommen, für eine weitere Beschlussfassung auf einer weiteren Eigentümerversammlung zu sorgen – freilich kann auch eine Beschlussfassung im schriftlichen Verfahren des § 23 Abs. 3 WEG erfolgen. Insbesondere für derartige Fälle hat der Gesetzgeber mit der Bestimmung des § 23 Abs. 3 Satz 2 WEG eine für die Gemeinschaften sehr willkommene Regelung geschaffen. Hiernach können die Wohnungseigentümer im konkreten Einzelfall, in dem ein Versammlungsbeschluss zwar beabsichtigt war, in der Versammlung aber noch nicht gefasst werden konnte, beschließen, dass eine Mehrheitsentscheidung auch im Umlaufverfahren des § 23 Abs. 3 WEG herbeigeführt werden kann. Ganz grundsätzlich ist mit Blick auf eine Beschlussfassung im Umlaufverfahren des § 23 Abs. 3 WEG anzumerken, dass im Zuge des WEMoG die Zustimmung nicht mehr schriftlich erfolgen muss, vielmehr die Textform ausreichend ist.
Alternativ-Wirtschaftsplan erstellen
Bei Meinungsverschiedenheiten mit dem Verwaltungsbeirat kann der Verwalter vorausschauend auch einen entsprechenden Alternativ-Wirtschaftsplan erstellen. Teilen die Wohnungseigentümer nämlich die Bedenken des Verwaltungsbeirats, kann entsprechend des Alternativentwurfs die Festsetzung der zu leistenden Vorschüsse auf Grundlage des geänderten Wirtschaftsplans in der Versammlung genehmigt werden und der Verwalter vermeidet das Erfordernis einer Umlaufbeschlussfassung oder Zweitversammlung.
Entsprechend der Rechtslage bei der Jahresabrechnung widerspricht es im Übrigen auch im Hinblick auf die Beschlussfassung über die Festsetzung der Vorschüsse auf Grundlage des Wirtschaftsplans ordnungsmäßiger Verwaltung, die Festsetzung der Vorschüsse unter den Vorbehalt nachträglich noch vorzunehmender Änderungen des Wirtschaftsplans zu stellen.
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