Vorstellungskostenübernahme

Kurzbeschreibung

Musterschreiben an einen Stellenbewerber zur Information über die Erstattung von Vorstellungskosten.

Das regelt der Vertrag (Vertragszweck)

Ausgangssituation

Anlässlich einer Stellenbewerbung soll die Frage der Übernahme von Vorstellungskosten eines Bewerbers geregelt werden. Um Folgestreitigkeiten zu vermeiden, kann der Arbeitgeber hierzu schon vor einem Bewerbungsgespräch einen klaren Hinweis erteilen.

Rechtlicher Hintergrund

Wenn ein Arbeitgeber einen Bewerber zur Vorstellung aufgefordert hat, muss er ihm in der Regel alle Aufwendungen ersetzen, die der Bewerber den Umständen nach für erforderlich halten durfte. Zu den notwendigen Kosten können Fahrtkosten oder Mehrkosten für Verpflegung und Übernachtung gehören (BAG, Urteil v. 29.6.1988, 5 AZR 433/87; BAG, Urteil v. 14.2.1977, 5 AZR 171/76). Der Erstattungsanspruch ergibt sich aus § 670 BGB und besteht unabhängig davon, ob später ein Arbeitsverhältnis zustande kommt oder nicht.

Der Arbeitgeber kann jedoch den Erstattungsanspruch ausschließen oder beschränken, indem er den Bewerber im Vorfeld ausdrücklich darauf hinweist, dass Kosten nicht oder nur in bestimmter Höhe übernommen werden. Ein solcher Hinweis kann auch schon in der Stellenanzeige ausdrücklich erteilt werden.

Verdienstausfall

Strittig ist bspw., ob auch der Verdienstausfall zu erstatten ist, weshalb der ausdrückliche Ausschluss von den Autoren empfohlen wird.

Einer vertraglichen Vereinbarung hierzu bedarf es nicht, der Bewerber muss die Erklärung daher nicht gegenzeichnen. Zu Nachweiszwecken kann es sich dennoch empfehlen, den Bewerber einen Ausschluss oder eine Beschränkung der Kostenübernahme bestätigen zu lassen.

Ein gesetzlicher Ersatzanspruch besteht nicht, wenn sich der Arbeitnehmer unaufgefordert vorstellt oder auf Anregung der Agentur für Arbeit vorspricht.

Sonstige Hinweise:

Es empfiehlt sich, einen Ausschluss oder eine Beschränkung der Kostenübernahme spätestens mit der Einladung zu einem Vorstellungsgespräch zu erklären.

Soweit Aufwendungen übernommen werden, sollte die Erstattung von der Vorlage entsprechender Belege abhängig gemacht werden. Bei Übernachtungen kann der Arbeitgeber die Hotelreservierung selbst vornehmen. Dies ist eine Geste, die gleichzeitig unliebsame Überraschungen erspart. Im Zweifel richtet sich die Erstattungshöhe nach steuerlichen Grundsätzen.

Auf diese Tücken müssen Sie achten

Allgemeine Hinweise

Die Verwendung von Vertragsmustern erleichtert die Arbeit, ist aber nicht ungefährlich. Bitte beachten Sie, dass keinerlei Haftung für die korrekte Anwendung im Einzelfall und Aktualität zum Zeitpunkt der Verwendung übernommen werden kann. Keinesfalls sollte dieses Vertragsmuster unkritisch auf nicht passende Sachverhalte angewendet werden. Es kann insoweit nur Anregungen liefern und ist stets an die individuellen Bedürfnisse auf den Einzelfall hin anzupassen.

Wichtig für den Arbeitnehmer:

Vor dem Bewerbungsgespräch mit dem potentiellen künftigen Arbeitgeber klären, welche Aufwendungen für die Bewerbung übernommen werden; ggf. mit dem bisherigem Arbeitgeber klären, ob dieser die Vergütung gem. § 616 BGB oder nach einer Kündigung gem. § 629 BGB für bewerbungsbedingte Fehlzeiten fortzahlt.

Wichtig für den Arbeitgeber:

Vor Vertragsschluss klären, dass bzw. in welchem Umfang Bewerbungskosten übernommen werden sollen; ausdrücklichen Hinweis hierzu an den Bewerber geben; Hinweis einschließlich des Zugangs der Erklärung dokumentieren; Belege anfordern.

Vorstellungskostenübernahme

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Sehr geehrte/r Frau/Herr ....................,

vielen Dank für Ihre Bewerbung und Ihr Interesse an einer Tätigkeit in unserem Unternehmen.

Wir möchten Sie gerne persönlich kennenlernen und schlagen Ihnen einen Vorstellungstermin am ............... um ............... Uhr vor.

Wir erstatten Ihnen die zur Wahrnehmung des Vorstellungsgesprächs erforderlichen Aufwendungen gegen Nachweis mit folgender Maßgabe:

Fahrtkosten	............... EUR	(z. B. in Höhe der Kosten öffentlicher Verkehrsmittel, Bahnfahrt 2. Klasse nebst Zuschlägen)
Übernachtungskosten	............... EUR
Verpflegungskosten	............... EUR

Einen etwaigen Verdienstausfall können wir dagegen leider nicht erstatten. Bitte klären Sie dies gegebenenfalls mit Ihrem bisherigen Arbeitgeber.

Alternativ

Anfallende Vorstellungskosten können wir Ihnen jedoch leider nicht erstatten.

Sollten Sie in der Zwischenzeit Rückfragen haben, freuen wir uns jederzeit über eine E-Mail oder einen Anruf von Ihnen.

Mit freundlichen Grüßen

...............
Ort, Datum
.........................
Unterschrift

[1] Zu den Vorstellungskosten gehören alle Kosten, die der Bewerber den Umständen nach für erforderlich halten durfte (vgl. § 670 BGB), also in aller Regel die Fahrt-, Verpflegungs- und Unterbringungskosten, wenn der Bewerber nicht am Sitz des Unternehmens wohnt und der Zeitpunkt des Vorstellungsgesprächs eine Anreise am Vortag oder Abreise am folgenden Tag notwendig macht. Zu den Vorstellungskosten kann auch der Verdienstausfall beim bisherigen Arbeitgeber gehören, soweit diesem geg...