Beispiel einer unwirksamen Klausel im Verwaltervertrag
"Die Hausverwaltung ist berechtigt, alle Verwaltungsunterlagen aus laufender Verwaltung (wie Kontoauszüge, Belege und bedingte Teile von Korrespondenz) nach Ablauf von 5 Kalenderjahren datenschutzsicher zu vernichten."
Die handels- und steuerrechtlichen Vorschriften für die Dauer der Aufbewahrungspflicht von Belegen und Buchhaltungsunterlagen sind auf die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer entsprechend anzuwenden, um Vorgänge noch eine gewisse Zeit zurückverfolgen zu können. Insoweit gilt für Jahresabrechnungen, Wirtschaftspläne, Buchungsbelege und Geschäftspost allgemein eine 6- bzw. 10-jährige Aufbewahrungspflicht.[1] Da die Fristen für die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer gelten, gelten die auch für den Verwalter als ihr Vertretungsorgan. Ein Mehrheitsbeschluss, der zugunsten des Verwalters eine kürzere Aufbewahrungsfrist einräumt, kann dahin ausgelegt werden, nach Ablauf dieser Frist die Unterlagen an die Gemeinschaft auszuhändigen.
Wird der Verwalter hingegen durch Beschluss zur vorzeitigen Vernichtung der Unterlagen ermächtigt, ist ein solcher Beschluss wegen Verstoßes gegen zwingendes Recht nichtig. Demgemäß kann auch ein bestandskräftiger Eigentümerbeschluss über die Befugnis der Verwaltung zur Aktenvernichtung die bestehende Regelung im Verwaltervertrag nicht als Maßnahme einer ordnungsmäßigen Verwaltung rechtfertigen.
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