Der abberufene Verwalter ist verpflichtet, sämtliche Verwaltungsunterlagen entweder an einen neu bestellten Verwalter oder den nach § 9b Abs. 2 WEG fungierenden Vertreter der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer gegenüber dem Verwalter herauszugeben. Hierbei handelt es sich qua Gesetz um den Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats. Die Wohnungseigentümer können aber auch einen anderen Eigentümer zum Vertreter der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer gegenüber dem Verwalter bestellen. Dem Verwalter steht kein Zurückbehaltungsrecht an diesen Unterlagen zu.[1] Der abberufene Verwalter darf die Verwaltungsunterlagen auch nicht deshalb zurückbehalten, weil er sie für seine eigene Rechtsverteidigung benötigt. In diesem Fall hat er bei berechtigtem Interesse ein Einsichtsrecht in die Verwaltungsunterlagen und kann darüber hinaus auch vor der Übergabe der Unterlagen an die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer bzw. den neuen Verwalter für ihn wichtige Dokumente kopieren.
Inhaberin des Anspruchs auf Herausgabe von Verwaltungsunterlagen oder von verwaltetem Vermögen ist die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer.[2] Auch wenn die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums seit Inkrafttreten des WEMoG am 1.12.2020 gemäß § 18 Abs. 1 WEG der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer obliegt und der Verwalter insoweit als ihr (Ausübungs-) Organ fungiert, wird weiter von einer Holschuld nach § 269 BGB auszugehen sein. Der neu bestellte Verwalter oder der anderweitig fungierende Vertreter der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer gegenüber dem Verwalter wird die Verwaltungsunterlagen also auch weiterhin bei dem früheren Verwalter abzuholen haben. Dieser dürfte weiterhin nicht verpflichtet sein, die Unterlagen zuzusenden.
Übergabe quittieren lassen
In seinem eigenen Interesse sollte sich der alte Verwalter die Übergabe der Verwaltungsunterlagen stets quittieren lassen.
Der abberufene Verwalter hat im Übrigen nicht nur die in Papierform vorhandenen Verwalterunterlagen herauszugeben, sondern auch die in digitaler Form erfassten und gespeicherten Unterlagen.[3]
Klageermächtigung des neuen Verwalters
Im Regelfall wird mit der Abberufung des Verwalters die Bestellung eines Nachfolgeverwalters geregelt. Bei dieser Gelegenheit sollte dieser rein vorsorglich ermächtigt werden, die Unterlagenherausgabe notfalls gerichtlich namens und im Auftrag der Eigentümergemeinschaft geltend zu machen. Ganz allgemein wird man den Nachfolgeverwalter aber auch ohne entsprechenden Ermächtigungsbeschluss – wenn nicht bereits nach § 27 Abs. 1 Nr. 1 WEG, dann nach § 27 Abs. 1 Nr. 2 WEG – als ermächtigt ansehen können, einen Rechtsanwalt mit dem Ziel der Beantragung des Erlasses einer entsprechenden einstweiligen Verfügung beauftragen zu können.[4]
Musterbeschluss: Ermächtigung der neuen Verwaltung zur gerichtlichen Geltendmachung der Unterlagenherausgabe gegen Vorverwaltung
TOP XX: Ermächtigung der neuen Verwaltung zur gerichtlichen Geltendmachung der Unterlagenherausgabe
Zu TOP 2 dieser Wohnungseigentümerversammlung wurde die Firma __________ von ihrem Amt abberufen. Zu TOP 3 wurde die Firma __________ mit sofortiger Wirkung zum Verwalter bestellt. Für den Fall, dass sich die abberufene Vorverwalterin, Firma __________, weigern sollte, die Verwaltungsunterlagen herauszugeben, wird der neu bestellte Verwalter __________ ermächtigt, den Anspruch der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer auf Herausgabe der Verwalterunterlagen außergerichtlich und erforderlichenfalls gerichtlich geltend zu machen. Mit der außergerichtlichen und gerichtlichen Anspruchsdurchsetzung kann sie einen Rechtsanwalt beauftragen. Die Verteilung der entstehenden Kosten erfolgt unter den Wohnungseigentümern nach dem für Verwaltungskosten geltenden Kostenverteilungsschlüssel nach dem Objektprinzip. Die Finanzierung der Kosten erfolgt aus den laufenden Hausgeldvorschüssen.
Abstimmungsergebnis:
Ja-Stimmen: ____
Nein-Stimmen: ____
Enthaltungen: ____
Der Versammlungsleiter verkündete folgendes Beschlussergebnis:
______________
Der Beschluss wurde angenommen/abgelehnt.
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