Versicherungsschäden: Abwicklung durch Verwalter (WEMoG) / 1 Vorsorgemaßnahmen vor Eintritt eines Versicherungsschadens

Bevor ein Schaden eintritt, der über die Versicherung zu regulieren ist, sollte der Verwalter vorsorglich Maßnahmen ergreifen, die ihm die spätere Abwicklung eines Schadens erleichtern werden.

Verwaltungsübernahme

1. Bereits bei Übernahme der Verwaltung eines neuen Objekts sollte der Verwalter sich einen eigenen Eindruck über den Zustand der Anlage in Form einer Objektbegehung verschaffen. Im Rahmen der Begehung, die er je nach Situation und Eigentümer alleine oder in Begleitung eines Eigentümers durchführen sollte, kann er erste Problembereiche oder mögliche Schwachstellen erkennen. Für bestimmte Bereiche (z. B. Dach oder Heizung), kann er unter Umständen auch einen Fachmann hinzuziehen.
2. In gleicher Weise sollte der Verwalter wissen, wann die Anlage oder einzelne Gebäudeteile erbaut wurden, sodass er die voraussichtliche Lebens- oder Nutzungsdauer des Objekts abschätzen kann. Hiernach kann er eventuelle Verschleißerscheinungen oder auftretende Mängel beurteilen.
3. Anders als bei einem Altbau geht es beim Neubau oder einem sanierten Gebäude auch um die mögliche Abnahme der Arbeiten bzw. die danach einsetzenden Gewährleistungsrechte. Deren Ablauf- bzw. Verjährungsfristen müssen von dem Verwalter im Auge behalten werden. Dies gilt im Übrigen auch für eingebaute oder angeschaffte technische Anlagen wie Heizung, Klimaanlage, Aufzug etc.
4. Für die Prüfung, Instandhaltung und Instandsetzung des Zustands von Gebäude und/oder Anlagen wird es im Regelfall auch Wartungsverträge geben, die der Verwalter nicht nur kennen, sondern auch vorsorglich prüfen sollte. Sofern er Änderungs- oder Ergänzungsbedarf sieht, müsste er diesen umsetzen bzw. soweit erforderlich abstimmen.
5. Ebenso sollte der Verwalter die ausreichende Versicherung des Objekts prüfen und sich hierzu die bestehenden Versicherungsverträge ansehen. Sofern die Verträge keinen ausreichenden Schutz gewähren oder aber eine vertragliche Änderung unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten angeraten erscheint, muss er auch insofern die erforderlichen Schritte zur Änderung der Situation unternehmen oder veranlassen.
6. Die Durchführung der jeweiligen Maßnahmen sollte der Verwalter auch im eigenen Interesse hinreichend dokumentieren. Für die Begehung des Objekts wäre somit beispielsweise ein kurzes Protokoll zu erstellen, das notfalls vorgelegt werden könnte.
7. Über diese Maßnahmen sollte der Verwalter den Wohnungseigentümern in der Versammlung berichten. Hierdurch kommt er nicht nur seiner Informationspflicht nach, sondern profiliert sich auch als professioneller Verwalter.

Regelmäßige Prüfung des aktuellen Zustands

Auch im Laufe der Verwaltungstätigkeit ist der tatsächliche, rechtliche und wirtschaftliche Zustand des Objekts auch unter Berücksichtigung der Kriterien der Versicherung zu prüfen und gegebenenfalls den Anforderungen anzupassen. Für die zeitlichen Abstände ergeben sich naturgemäß keine konkreten Vorgaben. Jedenfalls muss der Verwalter den Zustand aber prüfen und über Maßnahmen nachdenken, wenn äußere Umstände dies nahelegen wie z. B. Sturm, Schäden oder Mängel am Gebäude, Erhöhungen der Versicherungsprämien etc. Ohne konkreten Anlass sollte der Verwalter das Objekt jedenfalls in regelmäßigen Abständen, also 1 – 2 mal pro Jahr begehen und prüfen. Auch hier wäre wiederum die Dokumentation sinnvoll.