Urlaubsplaner

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Kurzbeschreibung

Ein Urlaubsplaner mit automatischer Berechnung der Resturlaubstage und weiterer Abwesenheitszeiten wie Krankheitstage oder Weiterbildung. Sie können mit dem Tool bis zu 100 Mitarbeiter verwalten.

Schnelleinstieg

Wann benötige ich diesen Rechner?

Immer dann, wenn Sie Personal haben und einen Überblick benötigen, wann wer da ist.

Ein Beispiel: In einem Reisebüro ist es wichtig, dass immer genügend Personal zur Verfügung steht, denn das schlimmste für den Umsatz ist, wenn Kunden den Laden verlassen, weil sie zu lange warten müssen. Andererseits sollen die Mitarbeiter nicht nur mit ihrem Urlaub zufrieden sein, sondern auch regelmäßig an Weiterbildungsmaßnahmen teilnehmen. Damit der Geschäftsführer den Überblick behält, verwaltet er alle Abwesenheitstage mit diesem Tool.

Was leistet der Urlaubsplaner?

Mit dem Excel-Tool Urlaubsplaner können Sie für Jahre nicht nur Urlaubstage, sondern auch Abwesenheiten wie Seminare, Gleittage, krankheitsbedingte Ausfälle sowie weitere Abwesenheitsgründe Ihrer Mitarbeiter planen und dokumentieren. Das Tool errechnet automatisch den verbleibenden Resturlaub. Dabei haben Sie die Möglichkeit, ganze und halbe Fehltage zu erfassen. Der Urlaubsplaner löst diese Aufgaben mit Hilfe von Funktionen, Filtern und Diagrammen. Sehr komfortabel: Die Tabellen sind für den Ausdruck auf DIN-A4-Papier optimiert.

Die Voreinstellungen des Urlaubsplaners

Hinweis

Der Urlaubsplaner ist aktuell auf das Kalenderjahr 2024 voreingestellt. Es ist aber per Dialogfunktion möglich, den Planer auf vergangene Jahre oder zukünftige Kalenderjahre anzupassen. Wenn Sie also ggfs. ein neues Jahr einstellen, müssen Sie zudem über ein Dialogfenster die Kennzeichnungen des Planers neu vornehmen. Näheres hierzu erfahren Sie im Abschnitt Umstellung des Kalenderjahres.

So funktioniert der Urlaubsplaner

In der Planungstabelle erfassen Sie in den Spalten A bis D die Mitarbeiterdaten und geben in Spalte E den Urlaubsanspruch des Vorjahres (Resturlaubstage) und in Spalte F den Urlaubsanspruch für das aktuelle Jahr jedes Mitarbeiters ein. In den Spalten G und H werden die bereits in Anspruch genommenen und die noch verbleibenden Urlaubstage angezeigt (s. Abb. 1).

Abb. 1: In diesem Bereich tragen Sie die Mitarbeiterdaten und die Urlaubsansprüche ein.

Die Jahresübersicht, in die Sie die Urlaubs- und Abwesenheitstermine der Mitarbeiter eintragen, beginnt ab Spalte I. Sie können den Planungszeitraum Ihrem Bedarf entsprechend verschieben. Angezeigt wird ein ganzes Jahr in Tages- und Monatsabschnitten. Sie erfassen die Urlaubs- und Abwesenheitstermine mit einem Buchstaben pro Tag, wobei ein Großbuchstabe für einen ganzen und ein Kleinbuchstabe für einen halben Tag steht (s. Abb. 2). Es sind folgende Kürzel festgelegt:

• U = Urlaub
• G = Gleittag
• S = Seminar / Fortbildung
• K = Krankheit
• X = Dienstreise
• Y = Unbezahlter Urlaub
• Z = Zusatztag aus familiären Gründen
• T = Benutzerdefiniert 1
• R = Benutzerdefiniert 2

• E = Benutzerdefiniert 3

  Die farbliche Kennzeichnung erfolgt automatisch.

Abb. 2: Urlaubs-und Abwesenheitstage werden mit Buchstaben in die Jahresübersicht eingetragen.

In der Tabelle Einstellungen können Sie die Farbeinstellungen für die Markierungen der Urlaubs- und Abwesenheitstermine ändern. Dabei müssen Sie daran denken, die Farbe für den Groß- und für den Kleinbuchstaben zu ändern. Die Farbänderungen gelten dann nicht rückwirkend, sondern nur alle zukünftigen Einträge.

Urlaubssperren festlegen

Es besteht die Möglichkeit, bestimmte Zeiträume mit Urlaubssperren zu belegen. Sie nehmen diese Eingaben auf dem Tabellenblatt Einstellungen vor. Im definierten Zeitraum kann dann kein Urlaub- oder Gleitzeittag genommen werden. Es erscheint eine Hinweismeldung.

Abb. 3: Im Tabellenblatt "Einstellungen" können Sie ggfs. Urlaubssperren hinterlegen.

Im Tabellenblatt Feiertage stellen Sie das Jahr ein, für das der Urlaubsplaner verwendet werden soll. Zudem wählen Sie das Bundesland aus - die Feiertage werden berechnet und aufgelistet. Über das Dialogfenster des Urlaubsplaners (Aufruf im Tabellenblatt Planer) führen Sie mit den Befehlen Formate & Kürzel zurücksetzen, Wochenenden kennzeichnen und Feiertage kennzeichnen die Anpassung und Kennzeichnung im Jahreskalender durch.

Abb. 4: In der Tabelle "Feiertage" wählen Sie das Bundesland und stellen das gewünschte Jahr ein.

Monats-Ausdruck starten

Der Urlaubsplaner enthält eine eigene Druckfunktion, mit deren Hilfe Sie den Kalender monatsweise in DIN-A4-Querformat ausdrucken können. Sie starten die Druckfunktion über das Dialogfenster Urlaubsplaner-Funktionen, das Sie über die Schaltfläche Dialog aufrufen in der Tabelle Planer öffnen.

Umstellung des Kalenderjahres

Der Urlaubsplaner ist derzeit auf das Jahr 2024 voreingestellt. Wenn Sie ein neues Jahr einstellen (s. Abb. 5), müssen Sie direkt im Anschluss das Dialogfenster Urlaubsplaner-Funktionen und dort nacheinander die Befehle Formate & Kürzel zurücksetzen, Wochenenden kennzeichnen und Feiertage kennzeichnen wählen, damit die Jahresübersicht des neuen Jahres entsprechend gekennzeichnet wird (s. Abb. 6). Beachten Sie zud...