Übernahme neue Gemeinschaft / 3.1.1 Grundsätze

Ob die Abrechnungspflichten noch vom alten Verwalter oder aber dem übernehmenden Verwalter zu erfüllen sind, richtet sich nicht nach der Fälligkeit der Jahresabrechnung.

 

Achtung

Zeitpunkt des Verwalterwechsels entscheidend

Die Pflicht zur Erstellung der Jahresabrechnung beginnt spätestens am 1. Janaur des Folgejahrs. Auch wenn die Jahresabrechnung zu diesem Zeitpunkt noch nicht fällig ist, ist derjenige Verwalter zu ihrer Erstellung verpflichtet, der zu diesem Zeitpunkt Amtsinhaber ist. Scheidet dieser Verwalter im Laufe des Wirtschaftsjahrs aus seinem Amt aus, schuldet er – vorbehaltlich einer abweichenden Vereinbarung – die Jahresabrechnung für das abgelaufene Wirtschaftsjahr, unabhängig davon, ob im Zeitpunkt seines Ausscheidens die Abrechnung bereits fällig war

Offen ist, ob die Pflicht zur Erstellung der Jahresabrechnung bereits am 31. Dezember des Abrechnungsjahrs entsteht und somit noch der zum Ablauf dieses Tages amtierende Verwalter zur Erstellung der Jahresabrechnung verpflichtet ist.

 

Praxis-Beispiel

Amtsende zum 31. Dezember

Der Verwalter ist bis zum 31.12.2019 bestellt. Er stellt sich anlässlich der Beschlussfassung über die Bestellung eines Verwalters in der Eigentümerversammlung im Oktober 2019 nicht mehr zur Wiederwahl. Die Wohnungseigentümer beschließen daher die Bestellung eines anderen Verwalters ab dem 1.1.2020.

Welcher Verwalter in diesem Fall die Jahresabrechnung für die Wirtschaftsperiode 2019 zu erstellen hat, bleibt ungeklärt und ist somit weiter umstritten. Der BGH ist mit guten Gründen der Auffassung, es sei derjenige verpflichtet, der am 31. Dezember Verwalter war, die Abrechnungspflicht könne also auch bereits am 31. Dezember entstehen. Er ist mit guten Gründen auch der Auffassung, der zum 1. Januar bestellte Nachfolgeverwalter sei insoweit verpflichtet.

Stellt man streng auf den Wortlaut des Gesetzes ab, wonach die Abrechnung gemäß § 28 Abs. 3 WEG "nach Ablauf des Kalenderjahrs" zu erstellen ist, dürfte stets der Nachfolgeverwalter verpflichtet sein. Das Kalenderjahr läuft nämlich am 31. Dezember um 24 Uhr ab. So also die Verpflichtung zur Erstellung der Jahresabrechnung nach diesem Zeitpunkt entsteht, ist der alte Verwalter nicht mehr in der Pflicht. Der I. Zivilsenat des BGH, der allerdings nicht für Wohnungseigentumssachen zuständig ist, stellt hingegen wohl auf die Abrechnungsperiode ab und begründet dies in Rn. 26 damit, die Wohnungseigentümer hätten "ein berechtigtes Interesse, dass der Verwalter, der in einem Kalenderjahr die Verwaltung geführt hat, für dieses Kalenderjahr die Jahresabrechnung aufstellt". Weiter "kann und muss allein der Verwalter, der die Verwaltung geführt hat … den Wohnungseigentümern mit seiner Abrechnung dafür einstehen, dass er die im Abrechnungszeitraum angefallenen Einnahmen und Ausgaben vollständig und richtig erfasst hat."

So man der Auffassung wäre, der zum 31. Dezember ausscheidende Verwalter sei noch zur Erstellung der Jahresabrechnung verpflichtet, wird ihm durch das Ausscheiden aus dem Amt die Erstellung der Jahresabrechnung für das abgelaufene Wirtschaftsjahr auch nicht unmöglich. Soweit er die Verwaltungsunterlagen inzwischen an den neuen Verwalter herausgegeben hat, steht ihm ein Einsichtsrecht zu. Dieses erfasst auch die für die Abrechnung erforderlichen Unterlagen und Belege, die im Zeitpunkt des Ausscheidens aus dem Verwalteramt noch nicht vorlagen, sondern erst später dem neuen Verwalter zur Verfügung stehen, wie z. B. die auf einen Dienstleister übertragene Heizkostenabrechnung.

 

Praxis-Tipp

Für Klarheit im Verwaltervertrag sorgen

Häufig finden sich in der Praxis keine Regelungen in Gemeinschaftsordnungen, ab bzw. zu welchem Zeitpunkt die Jahresabrechnung zu erstellen ist. Für den Fall des Verwalterwechsels zum Ablauf der Abrechnungsperiode sollte also verwaltervertraglich für Klarheit gesorgt und geregelt werden, ob der ausscheidende Verwalter noch zur Erstellung der Jahresabrechnung verpflichtet ist.

 

Achtung

Mangelhafte Buchhaltung

Voraussetzung für die Abrechnungspflicht des übernehmenden Verwalters ist selbstverständlich, dass diesem seitens seines Vorgängers eine ordnungsgemäße Buchführung übergeben wird. Ergibt sich nunmehr wegen der Übergabe einer mangelhaften Buchführung ein Mehraufwand hinsichtlich der Erstellung der Jahresabrechnung beim übernehmenden Verwalter oder ist dieser gar gezwungen, angesichts der fehlerhaften Buchführung seines Amtsvorgängers Dritte zur Erstellung der Jahresabrechnung hinzuzuziehen, so ist der frühere Verwalter der Gemeinschaft gegenüber schadensersatzpflichtig.

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