Übernahme neue Gemeinschaft / 1.2 Wichtige Verwaltungsunterlagen?

Der übernehmende Verwalter sollte im Rahmen der Übergabe darauf achten, dass ihm insbesondere die folgenden Unterlagen seitens des ausscheidenden Verwalters übergeben werden (keine abschließende Aufzählung!):

  • Gemeinschaftsordnung bzw. Teilungserklärung mit Aufteilungsplänen, ggf. Hausordnung
  • Vollständige Auflistung aller Eigentümer mit Namen und ggf. Anschriften
  • Vollständige Übersicht über offene Forderungen und Verbindlichkeiten der Gemeinschaft
  • Aufstellung über Hausgeldrückstände einzelner Wohnungseigentümer
  • Sämtliche Buchführungsunterlagen insbesondere Debitoren- und Kreditorenkonten (sowohl alte wie auch das laufende Wirtschaftsjahr betreffend)
  • Bankauszüge und Buchungsbelege sowie Rechnungen und ggf. Mahnungen (Kontounterlagen hat der frühere Verwalter auch dann herauszugeben, wenn das Konto auf seinen Namen geführt wurde!)
  • Jahresabrechnungen einschließlich der Einzelabrechnungen sowie alte Wirtschaftspläne und denjenigen für das laufende Jahr
  • Unterlagen zu Betriebskostenabrechnungen (insbesondere Heiz- und Warmwasserkostenabrechnung)
  • Verwaltervollmacht des bisherigen Verwalters, um missbräuchliches Verhalten zu vermeiden
  • Originalversammlungsprotokolle mit Anwesenheitslisten und ggf. Vollmachten
  • Beschluss-Sammlungen bzw. Beschlussverzeichnisse oder -bücher
  • Verwalterkorrespondenz mit Wohnungseigentümern und Dritten (insbesondere Warenlieferanten und Dienstleistern)
  • Bauunterlagen, Bauverträge, Grundrisspläne, Statikpläne, ggf. Baumängellisten und Unterlagen im Zusammenhang mit der Mängelgewährleistung
  • Verträge hinsichtlich der Wartung gemeinschaftlicher Anlagen und Einrichtungen
  • Betriebs- und Bedienungsanleitungen
  • Generalschlüssel, sonstige Schlüssel, Schließplan
  • Lohnsteuerkarte(n), Sozialversicherungsunterlagen etwa des Hausmeisters und/oder der Reinigungskräfte bzw. sonstiger Beschäftigter
  • Versicherungspolicen der gemeinschaftlichen Versicherungen
  • Verfahrensunterlagen anhängiger bzw. rechtshängiger gerichtlicher Verfahren

Selbstverständlich sollte der übernehmende Verwalter dafür Sorge tragen, dass ihm sämtliche Verwaltungsunterlagen vom Amtsvorgänger ausgehändigt werden. Letztlich jedoch hat er keine Handhabe bei Unregelmäßigkeiten und keine Kontrollmöglichkeiten, ob wirklich alle Unterlagen übergeben wurden.

 

Praxis-Tipp

Eidesstattliche Versicherung

Bestehen daher etwa begründete Zweifel hinsichtlich der Vollständigkeit der übergebenen Unterlagen, kann die Eigentümergemeinschaft nach der zivilrechtlichen Bestimmung des § 260 Abs. 2 BGB eine eidesstattliche Versicherung des früheren Verwalters erwirken.

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