Eine unangenehme Überraschung droht Anwälten, wenn sie eine Bürogemeinschaft bilden oder zeitweise Leistungen eines Kooperationspartners in Anspruch nehmen und diese nur pauschal abgerechnet werden. Laut BFH kommt bei fehlenden Rechnungsangaben der Vorsteuerabzug beim Leistungsempfänger nicht in Frage.[1]

 

Notwendige Inhalte bei Abrechnung gegenüber Kollegen bei Bürogemeinschaft

Das Abrechnungspapier muss Angaben tatsächlicher Art enthalten, welche die Identifizierung der abgerechneten Leistung ermöglichen. Der Aufwand zur Identifizierung der Leistung muss dahin gehend begrenzt sein, dass die Rechnungsangaben eine eindeutige und leicht nachprüfbare Feststellung der Leistung ermöglichen, über die abgerechnet worden ist. Sofern in der Abrechnung auf andere Geschäftsunterlagen verwiesen wird, ist es grundsätzlich notwendig, dass die in Bezug genommenen Unterlagen eindeutig bezeichnet werden.

Eine Leistungsbeschreibung ist dann unzulänglich, wenn sie sich ohne Angabe der tätigen Personen, der Einsatztage, der geleisteten Stunden bzw. Stundensätze bzw. durch Art oder Umfang der durch das Personal erbrachten Arbeitsleistungen auf Formulierungen wie "Personalgestellung/Schreibarbeiten, Büromaterial, Porto, EDV und Fachliteratur", beschränkt. Unzureichend ist auch die Bezugnahme in der Rechnung auf eine mündliche Vereinbarung. Eine zum Vorsteuerabzug berechtigende Rechnung muss nach § 14 Abs. 4 Nr. 5 UStG folgende Angaben zu enthalten: "die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung". Fehlen die erforderlichen Rechnungsangaben oder sind sie unzutreffend, besteht für den Leistungsempfänger grundsätzlich kein Anspruch auf Vorsteuerabzug. Angaben tatsächlicher Art im Abrechnungspapier, die ggf. unter Heranziehung weiterer Erkenntnismittel die Identifizierung der abgerechneten Leistung ermöglichen, können gem. § 14 Abs. 4 Nr. 5 UStG noch als ausreichend angesehen werden.[2]

 

Vorsicht bei Abschlussrechnung

Sollte eine Abschlussrechnung aber erfolgen, weil nur Abschlagszahlungen geleistet worden sind, muss diese zwingend die gezahlten Beträge unter Ausweis der dafür gezahlten Mehrwertsteuer enthalten, wenn über die Teilentgelte Rechnungen i. S. v. § 14 Absätze 1 bis 4 UStG ausgestellt worden sind.[3]

[2] FG Berlin-Brandenburg, Urteil v. 29.11.2021, 7 K 7201/18: Identifizierung des Leistungsgegenstands in einer Rechnung – Verweis auf andere Unterlagen – Feststellungslast für die tatsächliche Ausführung abgerechneter Leistungen; s. auch FG Köln, Urteil v. 19.10.2021, 8 K 1057/20, Revision eingelegt, Az. beim BFH XI R 4/22: Nicht zu hohe Anforderungen an die Leistungsbeschreibung gem. § 14 Abs. 4 Nr. 5 UStG.
[3] § 14 Abs. 5 Satz 2 UStG; Muster für eine Schlussrechnung: siehe Abschn. 14.8 UStAE; siehe OLG Celle Urteil v. 21.5.2008, 3 U 26/08; BFH, Urteil v. 5.9.20219, V R 38/17, BFH/NV 2020 S. 168: Zum Vorsteuerabzug aus berichtigten Schlussrechnungen.

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