Zusammenfassung

 
Überblick

In der Praxis des Arbeitslebens spielen Rückzahlungsklauseln eine erhebliche Rolle. Durch sie verpflichtet sich der Arbeitnehmer zur Erstattung von vorangegangenen freiwilligen Aufwendungen des Arbeitgebers, auf die kein Rechtsanspruch bestanden hat. Rückzahlungsklauseln sind im Rahmen der Vertragsfreiheit grundsätzlich zulässig, dürfen aber nicht zu einer unzulässigen Kündigungserschwerung für den Arbeitnehmer führen. Die Rechtsprechung räumt der Vereinbarung von Rückzahlungsklauseln in Tarifverträgen regelmäßig einen größeren Spielraum ein als derjenigen der Arbeitsvertragsparteien. Einzelvertragliche Rückzahlungsklauseln unterliegen der richterlichen Inhaltskontrolle auf ihre Angemessenheit. In ihnen kann regelmäßig nicht in dem Umfang von den richterrechtlich entwickelten Grundsätzen abgewichen werden, wie es den Tarifvertragsparteien erlaubt ist. Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses muss eine noch nicht durch Aufrechnung erloschene Rückzahlungsverpflichtung des Arbeitnehmers vom Arbeitgeber gerichtlich durchgesetzt werden.

1 Begriff

Durch eine Rückzahlungsklausel erhält der Arbeitgeber Geldmittel zurück, die er zuvor für den Arbeitnehmer aufgewandt hat.

Eine Rückzahlungsklausel kann in der Weise vereinbart werden, dass der Arbeitnehmer einen bestimmten Betrag an den Arbeitgeber zurückzahlt, wenn er bis zu einem bestimmten Zeitpunkt aus dem Betrieb ausscheidet.

Möglich ist aber auch eine Einigung dahingehend, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer einen bestimmten Betrag zweckgebunden (Ausbildung, Umzug) als Darlehen zur Verfügung stellt und die Rückzahlungsverpflichtung erlischt, wenn der Arbeitnehmer bis zu einem bestimmten Stichtag im Unternehmen verbleibt.

Weiterhin ist denkbar, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer bestimmte Leistungen als Vorschuss überlässt oder aber zunächst der Arbeitnehmer die Kosten der Ausbildung trägt und sich die Kostentragungspflicht zeitanteilig auf den Arbeitgeber verlagert.[1]

 
Hinweis

Rückzahlungsklauseln nur bei freiwilligen Leistungen

Rückzahlungsklauseln können immer nur vereinbart werden, wenn der Arbeitnehmer auf die entsprechende Leistung keinen gesetzlichen Rechtsanspruch hat. Es muss sich stets um eine freiwillige Leistung handeln, die dem Arbeitnehmer erst durch einzelvertragliche oder kollektivrechtliche Vereinbarung in einem Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung gewährt wird.

2 Form und Inhalt

Grundsätzlich kann eine Rückzahlungsvereinbarung ohne Einhaltung einer Form von den Arbeitsvertragsparteien getroffen werden. Einschränkungen bestehen nur dann, wenn die Rückzahlungsklausel

  • nach Abschluss des Arbeitsvertrags bzw. während eines bestehenden Arbeitsverhältnisses vereinbart wird und
  • für das Arbeitsverhältnis eine konstitutive Schriftformklausel gilt.

In diesem Fall muss die Vereinbarung über die Rückzahlungsverpflichtung schriftlich erfolgen, d.  h. das entsprechende Schriftstück ist von beiden Parteien eigenhändig zu unterschreiben. Ansonsten ist die Vereinbarung regelmäßig unwirksam.

 
Hinweis

Schriftformerfordernis beachten

Ein Schriftformerfordernis kann sich nicht nur aus dem Arbeitsvertrag, sondern auch aus einem Tarifvertrag ergeben, der entweder kraft Tarifbindung, einzelvertraglicher Bezugnahme oder Allgemeinverbindlichkeit auf das Arbeitsverhältnis Anwendung findet.

Üblich und uneingeschränkt zu empfehlen ist allerdings die schriftliche Vereinbarung über die Rückzahlungsverpflichtung des Arbeitnehmers. Auf diese Weise können Streitigkeiten um Reichweite und Inhalt der Rückzahlungsklausel vermieden bzw. reduziert werden. Daneben dürfte eine Rückzahlungsklausel auch zu den wesentlichen Vertragsbedingungen des § 2 Abs. 1 NachwG zählen, über die vom Arbeitgeber ein schriftlicher Nachweis spätestens einen Monat nach Vertragsabschluss zu erstellen ist. Wird die Vereinbarung während des Arbeitsverhältnisses getroffen, hat der Nachweis spätestens einen Monat nach der Vereinbarung zu erfolgen (§ 3 NachwG). Die gesonderte Nachweispflicht entfällt, wenn die Rückzahlungsklausel in einem schriftlichen Arbeitsvertrag oder – während des Arbeitsverhältnisses – in einem Schriftstück getroffen wird, welches dem Arbeitnehmer ausgehändigt wird (§ 2 Abs. 4 NachwG).

 
Hinweis

Schriftliche Vereinbarung gegen Quittung aushändigen

Um Streitigkeiten um Wirksamkeit und Inhalt einer Rückzahlungsklausel zu vermeiden, sollte diese entweder im schriftlichen Arbeitsvertrag aufgenommen werden oder – bei Abschluss während des Arbeitsverhältnisses – in einer schriftlichen Vereinbarung. Dabei ist wegen der Anforderungen des Nachweisgesetzes darauf zu achten, dass dem Arbeitnehmer ein Exemplar des schriftlichen Arbeitsvertrags oder der nachträglich getroffenen Rückzahlungsvereinbarung gegen Quittung ausgehändigt wird. Insoweit sollten 2 im Original unterschriebene Exemplare vorliegen.

Unbedingt zu empfehlen ist, dass eine Rückzahlungsverpflichtung über die Erstattung von Ausbildungs- oder Fortbildungskosten vor Aufnahme der Qualifikationsmaßnahme und vor einer kost...

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