Der Ersteller der Niederschrift kann zusammen mit den weiteren Unterzeichnern jederzeit eine fehlerhafte Niederschrift korrigieren.[1] Freilich sind die Wohnungseigentümer hiervon in Kenntnis zu setzen. Ist der Verwalter zur Übersendung der Niederschrift verpflichtet, hat er die korrigierte Fassung der Niederschrift den Wohnungseigentümern zu übersenden. Ist eine Übersendung nicht erforderlich, hat er die Wohnungseigentümer entsprechend durch Rundschreiben zu unterrichten.
Musterschreiben: Korrektur der Versammlungsniederschrift
Herrn/Frau/Firma
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Eigentümerversammlung vom 12. Mai 20__
Korrektur der Versammlungsniederschrift
Sehr geehrte Frau ____ / Sehr geehrter Herr ____,
in der Erstellung der Niederschrift zu der Wohnungseigentümerversammlung am 12. Mai 20__ ist uns ein Fehler unterlaufen. Als Abstimmungsergebnis zu TOP 3 "Genehmigung der Nachschüsse bzw. Anpassungsbeträge auf Grundlage der Jahresabrechnung 20__" wurde das Abstimmungsergebnis wie folgt dargestellt:
Ja-Stimmen: 24
Nein-Stimmen: 3
Enthaltungen: 3
Tatsächlich aber muss das Abstimmungsergebnis korrekt wie folgt lauten:
Ja-Stimmen: 26
Nein-Stimmen: 3
Enthaltungen: 1
Am Beschlussergebnis hat sich zwar nichts geändert, da der Beschluss nach wie vor mit der erforderlichen Mehrheit gefasst wurde. Aus Transparenzgründen wollten wir Sie dennoch auf den Fehler hinweisen, den wir höflichst zu entschuldigen bitten.
Eine entsprechend korrigierte Versammlungsniederschrift, datierend auf den 20. Mai 20__, liegt zu Ihrer Einsichtnahme in den Geschäftsräumen der Verwaltung nach vorheriger Anmeldung zur Einsicht bereit.
Mit freundlichen Grüßen
Verwaltung
Sollte dem Verwalter als Versammlungsleiter der Fehler aufgefallen sein, genügt eine Berichtigung allein durch ihn allerdings nicht. Die Niederschrift ist vielmehr von allen Personen zu berichtigen, die die ursprüngliche Niederschrift unterzeichnet hatten. Ist also nach dem gesetzlichen "Normalfall" die Unterschrift des Versammlungsleiters, eines Wohnungseigentümers und des Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats oder dessen Stellvertreter auch in der konkreten Gemeinschaft erforderlich, müssen diese Personen auch die berichtigte Niederschrift bzw. deren Berichtigung unterzeichnen.
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