Praxis-Beispiele: Auslagenersatz / 8 Pauschaler Auslagenersatz

Sachverhalt

Ein Orchestermusiker erhält ein monatliches Instrumentengeld, mit dem die Abnutzung des vom Mitarbeiter selbst beschafften Instruments abgegolten wird. Zudem erhält er ein pauschaliertes "Noten- und Pflegegeld" von monatlich 20 EUR. Mit diesen Beträgen ist der Aufwand für Noten, die Reinigung des Instruments sowie bei den Streichinstrumenten der Ersatz von Saiten und Geigenbögen abgegolten.

Handelt es sich um steuer- und beitragspflichtigen Arbeitslohn?

Ergebnis

Beim Instrumentengeld handelt es sich nicht um steuerfreien Auslagenersatz, sondern um steuer- und beitragspflichtigen Arbeitslohn.

Anders sieht es dagegen beim pauschal gezahlten Noten- und Pflegegeld aus. Damit werden die Kosten für übliches Verbrauchsmaterial – Noten, Pflegemittel, kleine Ersatzteile – abgegolten, die der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern zur Verfügung stellen müsste. Diese Leistung bleibt steuerfrei.

Praxis-Tipp

Ersetzt der Arbeitgeber aufgrund einer tarifvertraglichen Verpflichtung dem Orchestermusiker die Kosten der Instandsetzung des dem Mitarbeiter gehörenden Musikinstruments, handelt es sich beim Instrumentengeld um steuerfreien Auslagenersatz.

Hinweis

Beim Auslagenersatz muss keine Einzelabrechnung erfolgen. Eine Pauschalabgeltung ist zulässig, wenn sie den tatsächlichen Aufwand nicht übersteigen, da dies zivil- und arbeitsrechtlich zulässig und praktisch sinnvoll ist. Voraussetzung für pauschalierten Auslagenersatz ist,

• dass die Aufwendungen erfahrungsgemäß regelmäßig
• in etwa gleicher Höhe wiederkehren
• und der Auslagenersatz – im Großen und Ganzen gesehen – den tatsächlichen Aufwendungen entspricht.