Rz. 56
Zu der Anmeldung der Gründung einer GmbH gehören eine beglaubigte Kopie der entsprechenden "escritura" oder des privatschriftlichen Dokuments, die Anmeldung der Gesellschaft bei dem Finanzamt, eine Kopie der vorläufigen Steuernummer bzw. des Unternehmensausweises sowie die Namensbescheinigung des RNPC.
Rz. 57
Erfolgt die Berufung des Geschäftsführers in der Gründungsurkunde, wird der Geschäftsführer zusammen mit dem Gründungsakt in das Handelsregister eingetragen. Die persönlichen Daten des Geschäftsführers ergeben sich in diesem Fall aus der Urkunde. Erfolgt die Berufung des Geschäftsführers nicht in der Gründungsurkunde, sondern in einem gesonderten Gesellschafterbeschluss, reicht grundsätzlich eine beglaubigte Kopie des Beschlusses als Registrierungsunterlage aus. Einfache Kopien von Gesellschafterbeschlüssen werden akzeptiert, wenn das Original des Beschlussbuches, in dem der Beschluss hand- oder maschinenschriftlich eingetragen ist, dem Handelsregister vorgelegt wird.
Rz. 58
Die Hinterlegung der Unterlagen zum Jahresabschluss erfolgt nicht mehr beim Handelsregister, sondern seit Mitte 2007 in einem eigenen Register namens IES – Informação Empresarial Simplificada.[98] Erfolgt bei IES eine ordnungsgemäße Registrierung des Jahresabschlusses sowie die Zahlung einer Gebühr i.H.v. 80 EUR, meldet IES die Tatsache an das Handelsregister, so dass aus dem Handelsregister entnommen werden kann, ob ein Unternehmen den Jahresabschluss hinterlegt hat. Neben dem Eintrag im Handelsregisterauszug erfolgt automatisch eine dementsprechende Veröffentlichung auf der Site des Justizministeriums (Portal da Justiça). Mit der Registrierung der Daten des Unternehmens sowie der Bilanz und Gewinn- bzw. Verlustrechnung in IES werden ursprünglich vier verschiedene Meldeverpflichtungen, nämlich an das Handelsregister, die Steuerbehörden, das nationale Statistische Amt (INE) und die Bank von Portugal erledigt. Bei IES wird ein elektronisches Formular ausgefüllt. Gibt die Gesellschaft ihre Daten an IES bekannt, erhält sie kostenlos eine "Certidão permanente". Gegen eine Gebühr von 5 EUR kann die IES eines jeden registrierten Unternehmens angefordert werden. Die Identifizierung des gesuchten Unternehmens erfolgt über die Firmierung und die Steuernummer, die gleichzeitig die Registrierungsnummer im Handelsregister ist.
Rz. 59
Im Fall einer Satzungsänderung muss auch eine aktuelle Abschrift des gesamten Gesellschaftsvertrags eingereicht werden.
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