Jahresabschlussarbeiten im Lohnbüro

Kurzbeschreibung

Auflistung der Arbeiten zum Jahresabschluss im Rahmen der Lohn- und Gehaltsabrechnungen.

Checkliste

Aufgabe zu erledigen
von
zu erledigen
bis
erledigt?
Lohnsteuer
Übermittlung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung an das Finanzamt (online mit Elster). Arbeitgeber 28.2./29.2.  
Ausdruck und Aushändigung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung an die Arbeitnehmer, Archivierung des Übertragungsprotokolls. Arbeitgeber 28.2./29.2.  
Durchführung eines betrieblichen Lohnsteuer-Jahresausgleichs bei den infrage kommenden Mitarbeitern (Pflicht zur Durchführung besteht nur für Unternehmen, die am 31.12. mindestens 10 Arbeitnehmer beschäftigen). Arbeitgeber 28.2./29.2.  

Überprüfung und Aktualisierung der Lohnkontendaten aller Mitarbeiter auf

  • Jahresfreibeträge,
  • Austritt von Mitarbeitern,
  • Wechsel der Bankverbindung.
Arbeitgeber Dezember/Januar  
Prüfung der Mitarbeiter, die einen Fahrtkostenzuschuss für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte erhalten, ob diese während des Kalenderjahres umgezogen sind und ob deren Daten aktualisiert wurden. Arbeitgeber Dezember/Januar  
Prüfung, ob alle Fahrtenbücher der Firmenwagen vorliegen und die Eintragungen vollständig sind. Arbeitgeber 31.12.  
Prüfung der Versteuerung geldwerter Vorteile aus der PKW-Überlassung, insbesondere ob die Entfernungsangaben und der hinterlegte PKW-Wert aktuell sind. Arbeitgeber 31.12.  
Vorsorgeaufwendungen: Aktualisierung/Ergänzung der Stammdaten für privat kranken- und pflegeversicherte Personen, um die nach der KVBEVO ermittelten Beitragsanteile auf der Grundlage der Nachweise der Privatversicherungsunternehmen. Arbeitgeber 31.12.  
Krankenkassen
Aktualisierung der in dem Entgeltabrechnungsprogramm hinterlegten Liste der Krankenkassen. Arbeitgeber Dezember/Januar  

Prüfung, ob die aktuellen Beitragssätze in dem Entgeltabrechnungsprogramm hinterlegt wurden[1]:

  • Zusatzbeitragssatz der Krankenkassen aktuell?
  • Neuer Beitragssatz für die Umlagen U1 und U2?
Arbeitgeber Dezember/Januar  
Vorlage der Jahresbescheinigung von privat kranken- und pflegeversicherten Arbeitnehmern über die entrichteten Beiträge. Arbeitnehmer    
Prüfung auf Über-/Unterschreitung der Beitragsbemessungsgrenzen. Arbeitgeber November/Dezember  
Anfordern einer Mitgliedsbescheinigung über eine freiwillige Versicherung in der GKV oder ein Nachweis über eine Mitgliedschaft in einer PKV. Arbeitnehmer Dezember  
Prüfung, ob die entsprechenden An- und Abmeldungen vorgenommen wurden. Arbeitgeber Januar  
Prüfung auf Über-/Unterschreitung der Jahresarbeitsentgeltgrenze (JAE) zur Beurteilung der Versicherungspflicht. Arbeitgeber November/Dezember  
Prüfung der Versicherungspflicht/-freiheit beschäftigter Studenten mit einer Arbeitszeit über 20 Stunden/Woche bei Anwendung des Werkstudentenprivilegs. Arbeitgeber Januar  
Prüfung der korrekten Beitragsgruppe beschäftigter Rentner (Berücksichtigung der Änderungen durch das Flexi-Rentengesetz seit 1.1.2017). Arbeitgeber Januar[2]  
DEÜV - Meldung
Erstellung der Jahresmeldung (Grund 50) für geleistete Sozialversicherungsbeiträge an die Krankenversicherung. Arbeitgeber 15.2.  
Erstellung der Jahresmeldung (Grund 92) für jeden im vergangenen Kalenderjahr in der Unfallversicherung versicherungspflichtig Beschäftigten. Arbeitgeber 16.2  
Prüfung der Schlüsselzahlen für DEÜV-Verzeichnisse.      
Pflege-/Rentenversicherung
Prüfung der Elterneigenschaft, Alter und evtl. vorliegende Bescheinigungen. Arbeitgeber Januar  
Einhaltung der 4 %-Grenze der RV-Beitragsbemessungsgrenze bei der betrieblichen Altersvorsorge.[3] Arbeitgeber Dezember  
Künstlersozialabgabe
Meldung der Entgelte an Künstler und Publizisten für die Berechnung der Künstlersozialabgabe. Arbeitgeber 31.3.  
Jahresurlaub
Übertrag bestehender Urlaubsansprüche. Arbeitgeber 31.3.  
Übertrag bestehender Bildungsurlaubsansprüche. Arbeitgeber 31.3.  
Buchhaltung
Abstimmung relevanter Konten mit der Finanzbuchhaltung (z. B. Verbindlichkeiten aus Lohnsteuer, Sozialversicherung und gegenüber Arbeitnehmern). Arbeitgeber Dezember  
Überprüfung der internen Kostenstellenzuordnung auf unterjährige Änderungen. Arbeitgeber Dezember  

Meldung von Rückstellungen für

  • Urlaubsansprüche
  • Schwerbehindertenausgleichsabgabe
  • Abfindungen/Provisionen
  • Jubiläen
  • Überstunden und gehaltsähnliche Bezüge
  • Gleitzeitvorträge
  • Provisionen
  • Berufsgenossenschaft
  • Insolvenzgeld
  • Pensionsverpflichtungen/-sicherungsverein
  • Interne Jahresabschlusskosten
Arbeitgeber    
Sonstiges
Ende der Aufbewahrungsfristen prüfen. Arbeitgeber 31.12.  
Meldung der Schwerbehindertenabgabe an die Agentur für Arbeit. Arbeitgeber 31.3.  
Berechnung der Beiträge für den Arbeitgeberverband. Arbeitgeber Januar  
Abgabe der Meldungen an die Versicherungsgesellschaften für vom Arbeitgeber zugunsten des Arbeitnehmers abgeschlossene Unfallversicherungen, Direktlebensversicherungen, Kaskoversicherungen etc. Arbeitgeber Dezember  
Überprüfung der Direktversicherungen der Arbeitnehmer auf Pauschalbesteuerung nach § 40b EStG oder Steuerbefreiung nach § 3 Nr. 63 EStG. Arbeitgeber Januar  
Prüfung der 4 %-Grenze RV-BBG/West für die betriebliche Altersversorgung (SV). Arbeitgeber Januar  

Prüfung der 8 %-Grenze[4] RV-BBG/West für die betriebliche Altersvers...

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