Stets sind in die Jahresabrechnung aus dem Verwaltungsvermögen getätigte Ausgaben einzustellen, egal ob die Ausgaben rechtmäßig oder unrechtmäßig erfolgten und unabhängig davon, ob die Ausgaben ordnungsmäßiger Verwaltung entsprochen haben oder nicht.[1]
Dies gilt für sämtliche getätigten Ausgaben und unabhängig davon, ob sie nachvollziehbar oder durch Kontoauszüge belegt sind. Auch solche Ausgaben sind daher in die Abrechnung aufzunehmen, bei denen wegen fehlender Kontounterlagen oder Belege eine Prüfung, ob sie sachlich zu Recht erfolgt sind, nicht möglich ist.[2]
Die Frage, ob der Verwalter berechtigt war, Ausgaben vorzunehmen, betrifft nicht die Richtigkeit der Jahresabrechnung, sondern allein die Ordnungsmäßigkeit seiner Entlastung.[3] Werden nicht sämtliche tatsächlichen Ausgaben in der Jahresabrechnung erfasst, ist diese unvollständig und lückenhaft. Wirkt sich die Nichtaufnahme sämtlicher tatsächlicher Ausgaben auf die nach § 28 Abs. 2 Satz 1 WEG festzusetzenden Nachschüsse bzw. Anpassungsbeträge aus, wäre eine Anfechtungsklage gegen den Beschluss erfolgreich.
Ausgaben für Sondereigentum
Hat der Verwalter unberechtigte Ausgaben getätigt, die Sondereigentum betreffen, können diese in den Einzelabrechnungen auf die Wohnungseigentümer umgelegt werden, deren Sondereigentum betroffen ist, wenn die Zuordnung der Ausgaben unzweifelhaft ist. Bestehen berechtigte Zweifel an der gesonderten Kostentragungspflicht einzelner Miteigentümer, ist es allerdings nicht zu beanstanden, wenn tatsächliche Ausgaben der Gemeinschaft, die möglicherweise keine gemeinschaftlichen Kosten darstellen, im Rahmen der Einzelabrechnungen nach dem allgemeinen Kostenverteilungsschlüssel umgelegt werden.[4]
Bei Ausgaben ist begrifflich zu unterscheiden zwischen Ausgaben, die Bewirtschaftungskosten sind, und Ausgaben, die sich aus der Auszahlung von Abrechnungsguthaben der Vorperiode ergeben. In die Gesamtabrechnung im engeren Sinne, aus der sich die Einzelabrechnung herleitet, sind die Ausgaben im Sinne der Bewirtschaftungskosten aufzunehmen. Typischerweise fallen folgende Ausgabenpositionen an:
- Abfallbeseitigung
- Allgemeinstrom
- Anschaffungen (z. B. Waschmaschine/Rasentraktor)
- Auslagen/Vergütung Verwaltungsbeirat (ggf. Vermögensschadenhaftpflicht)
- Frischwasserversorgung
- Gartenpflege
- Gebäudeversicherung
- Gebühren Kabel-TV (oder Satelliten-TV-Anlage)
- Glasversicherung
- Haus- und Grundbesitzer-Haftpflichtversicherung (ggf. Gewässerschadenhaftpflichtversicherung)
- Hausmeister
- Hausreinigung
- Heiz- und Warmwasserkosten
- Kanalgebühren befestigte Fläche
- Kosten Geldverkehr
- laufende Erhaltung (u. U. getrennt nach Gewerken)
- Schädlingsbekämpfung
- Schmutzwassergebühren
- Sonstige administrative Kosten (z. B. Saalmiete Eigentümerversammlung/Beglaubigung Protokoll)
- Straßenreinigung
- Verwalterhonorar
- Wartung Aufzugsanlagen
- Wartung sonstiger technischer Einrichtungen (Notstromaggregat/Feuerschutzeinrichtungen etc.)
Was ist zu tun, um die Gliederung übersichtlich zu gestalten?
Die Gliederung der Bewirtschaftungskosten soll aus Gründen der Vergleichbarkeit der Gliederung des Wirtschaftsplans entsprechen.
Gliederung für Mieter
Eine Aufgliederung gemäß § 2 der Betriebskostenverordnung nach Umlagefähigkeit auf Mieter ist nicht vorgeschrieben, kann jedoch als Arbeitserleichterung für vermietende Eigentümer – möglichst unter Ausweis einer Zwischensumme – vorgenommen werden.
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