Die Jahresabrechnung ist nach Ablauf der abzurechnenden Wirtschaftsperiode zeitnah zu erstellen und der Eigentümergemeinschaft zur Beschlussfassung vorzulegen. Allgemein wird hier von einem Zeitraum von 3 bis maximal 6 Monaten nach Beginn des Folgejahres ausgegangen.[1]
Abweichendes kann im Verwaltervertrag geregelt werden oder sich aus einer Vereinbarung der Wohnungseigentümer ergeben.
Aufgrund des Charakters der Jahresabrechnung als Soll-Abrechnung benötigen die Wohnungseigentümer in aller Regel nicht die Jahresabrechnung des Vorjahres für ihre Steuererklärung. Nach § 11 Abs. 2 Satz 1 EStG sind Ausgaben nämlich für das Kalenderjahr abzusetzen, in dem sie geleistet wurden. Etwaige sich aus der Jahresabrechnung ergebende Abrechnungsspitzen sind demnach erst im Folgejahr zu erklären. Fällig werden sie nämlich erst mit der Genehmigungsbeschlussfassung. Auch mietrechtliche Bestimmungen besagen nichts über die Fälligkeit der wohnungseigentumsrechtlichen Jahresabrechnung. Der Vermieter hat über die Betriebskostenvorauszahlungen des Mieters nämlich grundsätzlich auch dann innerhalb der Jahresfrist des § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB abzurechnen, wenn zu diesem Zeitpunkt der Beschluss der Wohnungseigentümer gemäß § 28 Abs. 2 Satz 1 WEG und die diesem Beschluss zugrunde liegende Jahresabrechnung der Wohnungseigentümergemeinschaft noch nicht vorliegt.[2]
Zeitfresser berücksichtigen
- Zumindest in Wohnungseigentumsanlagen mit zentraler Heizungsanlage ist die Verwaltung auf die Vorlage der Heizkostenabrechnung, in der Regel durch ein Drittunternehmen, angewiesen. Die hierfür einzukalkulierende Zeit ist aufgrund möglicher Verzögerungen bei der Vorlage der Ablesewerte (Nachablesungen) sowie der bei den Wärmedienstunternehmen auftretenden saisonalen Spitzenbelastung im Frühjahr nicht zu knapp zu bemessen.
- Weiterhin ist zu beachten, dass nach Vervollständigung der Jahresabrechnung (Abschlussbuchungen, Einarbeitung Heizkostenabrechnung) die Belegprüfung durch den Verwaltungsbeirat stattzufinden hat. Weiter muss ein Termin für die Durchführung der Eigentümerversammlung festgesetzt werden. Es ist die Ladungsfrist einzuhalten.
- Die gesetzliche Frist von mindestens 3 Wochen nach § 24 Abs. 4 Satz 2 WEG ist dabei in vielen Eigentümergemeinschaften durch die Gemeinschaftsordnung ggf. über die gesetzliche Frist hinaus verlängert worden.
- Zusätzlich zu berücksichtigen sind auch Ferienzeiten wie Ostern und Pfingsten.
Verzögerungen des Versorgungsunternehmens sind dem Verwalter nicht anzulasten
Ein Verschulden des Versorgungsunternehmens oder des mit der Ablesung der Messdaten und Herstellung einer verbrauchsorientierten Abrechnung beauftragten anderen Unternehmens fällt dem Verwalter nicht zur Last, wenn es hierdurch zu Verzögerungen mit der Erstellung der Jahresabrechnung kommt. Das Versorgungs- oder Abrechnungsunternehmen wird nicht als Erfüllungsgehilfe des Verwalters, sondern auf Grundlage eines mit der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer bestehenden Vertragsverhältnisses für diese tätig.[3]
Grundsätzlich besteht das Vertragsverhältnis zwischen dem Abrechnungsdienstleister und der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer. Der Verwalter selbst fungiert lediglich als Ausführungsorgan im Innenverhältnis zur Gemeinschaft der Wohnungseigentümer, der letztlich die Pflicht zur Erstellung der Abrechnung obliegt, auch wenn der Verwalter durch das Gesetz ausdrücklich verpflichtet wird.
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