Jahresabrechnung / 2.3 Die Darstellung der Rücklagenentwicklung

Die Instandhaltungsrücklage ist gemäß § 21 Abs. 5 Nr. 4 WEG zu bilden. Diese muss hinsichtlich ihrer Entwicklung im Wirtschaftsjahr in der Jahresabrechnung dargestellt werden. Die Darstellung beinhaltet den Anfangsbestand (Saldovortrag), die Zuführung gemäß Wirtschaftsplan, ggf. weitere Zuführungen durch Zinserträge sowie Entnahmen (entsprechend der Zweckbestimmung der Instandhaltungsrücklage für periodisch auftretenden Instandhaltungsaufwand). Die Bildung der Instandhaltungsrücklage erfolgt durch direkte Buchung des auf die Instandhaltungsrücklage entfallenden Hausgeldanteils auf die Instandhaltungsrücklage:

Der Verwalter stellt in der Jahresabrechnung den im Wirtschaftsplan ausgewiesenen Rücklagenzuführungsbetrag nicht wie eine Kostenposition ein, sondern stellt die tatsächlichen von den Wohnungseigentümern geleisteten Beiträge zur Instandhaltungsrücklage in der Darstellung der Entwicklung der Instandhaltungsrücklage dar. Eine Darstellung als Ausgaben oder Kosten verbietet sich. Soweit entsprechende Zahlungen der Wohnungseigentümer in beschlossener Höhe nicht geleistet werden, ist auch dies in der Darstellung der Entwicklung der Instandhaltungsrücklage auszuweisen.

 

Achtung

Aus der Rücklage finanzierte Sanierungsmaßnahmen müssen auch im Abrechnungsteil dargestellt werden

Allein die Darstellung rücklagenfinanzierter Instandsetzungsmaßnahmen im Rahmen der Darstellung der Entwicklung der Instandhaltungsrücklage entspricht nicht ordnungsmäßiger Verwaltung. Instandsetzungskosten sind auch dann als Kosten zu verteilen, wenn sie aus der Rücklage gedeckt werden sollen. Selbstverständlich darf es insoweit nicht zu einer Doppelbelastung der Wohnungseigentümer durch nochmalige Kostenbelastung kommen. Schließlich haben diese die Rücklagenentnahme bereits (vor)finanziert. Die Rücklagenentnahme ist also im Abrechnungsteil selbst als Einnahme darzustellen. Die entsprechende Korrekturposition kann dann unmittelbar unter der Kosten-Position "Instandhaltung/Instandsetzung" aufgeführt und etwa mit "aus der Instandhaltungsrücklage finanziert" bezeichnet werden. Die entsprechende Korrekturposition kann auch bei der Darstellung der Abrechnungsspitze aufgeführt werden. Möglich muss es freilich auch sein, die rücklagenfinanzierte Maßnahme im Abrechnungsteil "einzelabrechungsneutral" darzustellen. Die Kosten sind also darzustellen, durch einen Zusatz "einzelabrechnungsneutral, da rücklagenfinanziert" ist dann deutlich zu machen, dass diese nicht in die Saldierung der Einnahmen und Ausgaben in den jeweiligen Einzelabrechnungen mit einfließen.

 

Achtung

Eigenmächtige Rücklagenentnahme: Genehmigungsbeschluss über Jahresabrechnung anfechtbar

Der Beschluss über die Genehmigung der Jahresabrechnung widerspricht den Grundsätzen ordnungsmäßiger Verwaltung, wenn der Verwalter in der Abrechnungsperiode ohne entsprechenden Genehmigungsbeschluss der Rücklage Mittel in einer Höhe entnommen hat, dass in der Rücklage keine "eiserne" Reserve verbleibt. Grundsätzlich ist umstritten, ob eigenmächtige Rücklagenentnahmen auch zur Finanzierung von Instandsetzungsmaßnahmen durch Beschluss über die Jahresabrechnung genehmigt werden können.

 

Achtung

Liquiditätsentnahmen müssen dargestellt werden

Im Rahmen der Darstellung der Instandhaltungsrücklage muss angegeben werden, ob Mittel der Instandhaltungsrücklage für andere Zwecke, insbesondere aufgrund Liquiditätsengpässen zur Bestreitung laufender Ausgaben, verwendet wurden. Die Darstellung der Instandhaltungsrücklage hat daher auch die Angabe zu umfassen, in welcher Höhe ihr zuzuordnende Gelder tatsächlich auf Konten vorhanden sind. Es genügt also nicht, lediglich die Ist-Zahlungen zur Rücklage und die für Instanhaltungsmaßnahmenn entnommenen Beträge darzustellen.

2.3.1 Zinserträge

Die aus der verzinslichen Anlage von Liquiditätsüberschüssen erzielten Zinserträge können neben der Zuführung gemäß Wirtschaftsplan der Instandhaltungsrücklage zugebucht werden. Alternativ können sie als Einnahmen in die Gesamt- und Einzelabrechnung aufgenommen werden. Diese Frage unterliegt der Willensbildung der Eigentümergemeinschaft. Für die Verbuchung bei der Instandhaltungsrücklage spricht die Tatsache, dass die verzinslich angelegten Liquiditätsüberschüsse in der Regel aus der Instandhaltungsrücklage resultieren.

 

Hinweis

Abgeltungsteuer

Die anteiligen Zinserträge stellen für alle Eigentümer, deren Wohnung sich im Privatvermögen befindet, unabhängig von der Nutzungsart, steuerpflichtige Einkünfte aus Kapitalvermögen dar. Insoweit wird die Abgeltungsteuer einbehalten. Unter diesem Aspekt bietet sich der Ausweis der Zinserträge nach dem Bruttoprinzip an:

Bruttozinsertrag als Einnahme, Zinsabschlagsteuer als Ausgabe verbuchen.

Eine Nettoverbuchung des Zinsertrags bei der Rücklagenentwicklung kommt dann in Betracht, wenn eine zusätzliche Aufstellung der steuerlich relevanten Daten der Jahresabrechnung beigefügt wird.

Dies ist empfehlenswert und der sicherste Weg. Allerdings wird dies von der Rechtsprechung nicht gefordert. Es stellt jedenfalls keinen Mangel de...

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