Jahresabrechnung / 1.2 Zeitnahe Erstellung

Die Jahresabrechnung ist nach Ablauf des Wirtschaftsjahres zeitnah zu erstellen und der Eigentümergemeinschaft zur Beschlussfassung vorzulegen. Die Jahresabrechnung hat nach ca. 3 bis spätestens 6 Monaten des Folgejahres zu erfolgen.

 

Praxis-Tipp

Abrechnung nach Möglichkeit bis Ende April vorlegen

Da sich für alle beteiligten Eigentümer aus der Jahresabrechnung in der Regel steuerlich relevante Daten ergeben (Einkunftsart Vermietung und Verpachtung für vermietende Eigentümer, ggf. Einkünfte aus Kapitalvermögen bei Anfall von Zinserträgen für alle Eigentümer), ist der Termin Ende April bereits im Hinblick auf die Frist zur Abgabe der Einkommensteuererklärung (31. Mai des Folgejahres) sinnvoll.

In der Verwaltungspraxis wird es häufig nicht möglich sein, die Beschlussfassung über die Jahresabrechnung bereits bis Ende April herbeizuführen. Zumindest in Wohnungseigentumsanlagen mit zentraler Heizungsanlage ist die Verwaltung auf die Vorlage der Heizkostenabrechnung, in der Regel durch ein Drittunternehmen, angewiesen. Die hierfür einzukalkulierende Zeit ist aufgrund möglicher Verzögerungen bei der Vorlage der Ablesewerte (Nachablesungen) sowie der bei den Wärmedienstunternehmen auftretenden saisonalen Spitzenbelastung im Frühjahr nicht zu knapp zu bemessen.

Welcher Verwalter zur Erstellung der Jahresabrechnung verpflichtet ist, war bislang umstritten. Einerseits wurde die Auffassung vertreten, zur Erstellung der Jahresabrechnung sei  derjenige Verwalter verpflichtet, der zum Zeitpunkt der Fälligkeit das Verwalteramt innehat. Andererseits wurde die Auffassung vertreten, zur Erstellung der Jahresabrechnung sei derjenige Verwalter verpflichtet, der in der abzurechnenden Wirtschaftsperiode das Verwalteramt innehatte. Der BGH hat insoweit klargestellt, dass die Pflicht zur Erstellung der Jahresabrechnung den Verwalter trifft, der im Zeitpunkt der Entstehung der Abrechnungspflicht Amtsinhaber ist. Scheidet der Verwalter im Laufe des Wirtschaftsjahres aus seinem Amt aus, schuldet er – vorbehaltlich einer abweichenden Vereinbarung – die Jahresabrechnung für das abgelaufene Wirtschaftsjahr unabhängig davon, ob im Zeitpunkt seines Ausscheidens die Abrechnung bereits fällig war.

Es kommt also nicht auf die Fälligkeit der Abrechnung an, sondern darauf, wann die Abrechnungspflicht entsteht. Und dies ist spätestens am 1. Januar des auf die Abrechnungsperiode folgenden Kalenderjahres der Fall.

 

Praxis-Beispiel

Abrechnungsverpflichteter

Der Verwalter wurde unter Bestellung eines Nachfolgeverwalters am 23.1.2018 mit sofortiger Wirkung von seinem Amt abberufen. Der Abrechnungsdienstleister übersendet am 1.3.2018 die erforderlichen Daten der Heiz- und Warmwasserkosten. Zwar ist nunmehr die Erstellung der Jahresabrechnung fällig, die Erstellung schuldet aber der abberufene Verwalter und nicht der neu bestellte Nachfolgeverwalter. Der abberufene Verwalter war jedenfalls am 1.1.2018 noch im Amt, so dass ihn auch die Pflicht zur Erstellung der Jahresabrechnung trifft.

Offenlassen konnte der BGH die höchst praxisrelevante Frage, wann tatsächlich die Pflicht zur Erstellung der Jahresabrechnung beginnt. Entschieden hat er nur, dass dies spätestens am 1. Januar der Fall ist. Was aber gilt bei einem Verwalterwechsel zum Jahreswechsel?

 

Praxis-Beispiel

Verwalterwechsel zum Jahreswechsel

Der Verwalter ist bis zum 31.12.2018 bestellt. Er stellt sich anlässlich der Beschlussfassung über die Bestellung eines Verwalters in der Eigentümerversammlung im Oktober 2018 nicht mehr zur Wiederwahl. Die Wohnungseigentümer beschließen daher die Bestellung eines anderen Verwalters ab dem 1.1.2019.

Welcher Verwalter in diesem Fall die Jahresabrechnung für die Wirtschaftsperiode 2018 zu erstellen hat, bleibt ungeklärt und ist somit weiter umstritten. Der BGH ist mit guten Gründen der Auffassung, es sei derjenige verpflichtet, der am 31. Dezember Verwalter war, die Abrechnungspflicht könne also auch bereits am 31. Dezember entstehen. Er ist mit guten Gründen auch der Auffassung, der zum 1. Januar bestellte Nachfolgeverwalter sei insoweit verpflichtet.

Stellt man streng auf den Wortlaut des Gesetzes ab, wonach die Abrechnung gemäß § 28 Abs. 3 WEG "nach Ablauf des Kalenderjahrs" zu erstellen ist, dürfte stets der Nachfolgeverwalter verpflichtet sein. Das Kalenderjahr läuft nämlich am 31. Dezember um 24 Uhr ab. So also die Verpflichtung zur Erstellung der Jahresabrechnung nach diesem Zeitpunkt entsteht, ist alte Verwalter nicht mehr in der Pflicht. Der I. Zivilsenat des BGH, der allerdings nicht für Wohnungseigentumssachen zuständig ist, stellt hingegen wohl auf die Abrechnungsperiode ab und begründet dies in Randnummer 26 damit, die Wohnungseigentümer hätten "ein berechtigtes Interesse, dass der Verwalter, der in einem Kalenderjahr die Verwaltung geführt hat, für dieses Kalenderjahr die Jahresabrechnung aufstellt". Weiter "kann und muss allein der Verwalter, der die Verwaltung geführt hat … den Wohnungseigentümern mit seiner Abrechnung dafür einstehen, dass er die im Abrechnu...

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