Instandhaltungsrücklage / 9 Darstellung in der Jahresabrechnung

Zwingender Bestandteil

Die Darstellung der Entwicklung der Instandhaltungsrücklage stellt einen zwingenden Bestandteil der Jahresabrechnung dar.[1] Fehlt es an der Darstellung der Entwicklung der Instandhaltungsrücklage, dürfte die entsprechende Jahresabrechnung bereits nicht auf ihre Schlüssigkeit überprüfbar sein, weshalb der Beschluss über die Genehmigung der Jahresabrechnung wegen des Fehlens der Rücklagendarstellung insgesamt für ungültig zu erklären ist. Lediglich ein Ergänzungsanspruch dürfte nicht bestehen. Freilich aber kann ein solcher auch als ein "Minus" zur Anfechtung des Genehmigungsbeschlusses geltend gemacht werden. Sind allein Mängel im Rahmen der Darstellung der Rücklage gegeben, handelt es sich um einen rechnerisch selbstständigen und abgrenzbaren Teil der Jahresabrechnung, weshalb diesbezüglich allein eine Teilanfechtung erfolgreich ist und nicht die Anfechtung der Jahresabrechnung insgesamt.[2]

 

Anfechtbarkeit bei eigenmächtiger Rücklagenentnahme

Der Beschluss über die Genehmigung der Jahresabrechnung widerspricht den Grundsätzen ordnungsmäßiger Verwaltung, wenn der Verwalter in der Abrechnungsperiode ohne entsprechenden Genehmigungsbeschluss der Rücklage Mittel in einer Höhe entnommen hat, dass in der Rücklage keine "eiserne Reserve" verbleibt.[3]

In 1. Linie ist im Rahmen der Darstellung der Instandhaltungsrücklage die Ist-Rücklage darzustellen. Zwar entspricht es ordnungsgemäßer Verwaltung, darüber hinaus auch die Soll-Rückstellung darzustellen, was einige Gerichte auch für erforderlich halten.[4] Wird allerdings nur die Soll-Rücklage dargestellt, führt dies zur Anfechtbarkeit des Beschlusses über die Genehmigung der Jahresabrechnung.[5] Im Rahmen der Rücklagendarstellung in der Jahresabrechnung ist unbedingt zu erläutern, ob Rücklagenbeiträge auch zweckbestimmungsfremd etwa zum Ausgleich von Liquiditätsengpässen auf dem gemeinschaftlichen Girokonto verwandt wurden.[6] Eine Prüfung der Jahresabrechnung ist auch nur anhand des tatsächlichen Bestands der Instandhaltungsrücklage und auch nur dann möglich, wenn die Darstellung der Entwicklung der Instandhaltungsrücklage erkennen lässt, in welchem Umfang die Wohnungseigentümer mit ihren Zahlungen im Rückstand sind.[7]

Es bedarf keiner weiteren Problematisierung, dass die Darstellung der Entwicklung der Instandhaltungsrücklage fehlerhaft ist, wenn sie eine Einnahme bzw. einen Zufluss darstellt, der gar nicht erfolgt ist.[8]

Darstellung

Bei der konkreten Darstellung der Entwicklung der Instandhaltungsrücklage wird diesseits empfohlen, die Zu- und Abgänge in Form eines Status und sodann die rückständigen Beiträge darzustellen. Grundsätzlich fraglich ist, ob jeweils "anteilige" Zu- und Abgänge der Wohnungseigentümer aufzuführen sind. Dies dürfte zwar nicht schaden und wird häufig von Wohnungseigentümern gewünscht. Allerdings ist eine derartige Darstellungsweise vor dem Hintergrund keinesfalls erforderlich, als die Instandhaltungsrücklage alleiniges Gemeinschaftsvermögen ist, an dem die Wohnungseigentümer persönlich gerade nicht beteiligt sind.

Wohnungseigentümer wünschen den Ausweis "ihres Anteils" an der Instandhaltungsrücklage häufig für den Fall eines möglichen Verkaufs ihrer Sondereigentumseinheit. Ob allerdings überhaupt eine Berechtigung besteht, einen Rücklagenanteil etwa kaufpreismindernd im Kaufvertrag auszuweisen, scheint höchst fraglich. Der BFH[9] hat sich mittlerweile auch insoweit positioniert, als zumindest beim Erwerb durch Zuschlag in der Zwangsversteigerung etwaige "Anteile" an der Instandhaltungsrücklage nicht Grunderwerbsteuer senkend wirken, da der einzelne Wohnungseigentümer keinen Anteil an der Rücklage hat. Für den freihändigen Verkauf dürfte freilich nichts anderes gelten. Da die Instandhaltungsrücklage Vermögen der Wohnungseigentümergemeinschaft ist und die Wohnungseigentümer hieran keinen – auch keinen ideellen – Anteil haben, wird die Darstellung der Instandhaltungsrücklage auch ohne Aufschlüsselung nach einzelnen Eigentümern als ordnungsgemäßer Verwaltung entsprechend angesehen. Ferner ist es selbstverständlich nicht erforderlich, Abgänge der Rücklage nach dem Datum der Beschlussfassung und der durchgeführten Instandhaltungsmaßnahme zu bezeichnen.[10] Insoweit kann der im Folgenden dargestellte Klammerzusatz auch gänzlich entfallen.

 

Muster: Darstellung der Entwicklung der Instandhaltungsrücklage

I Status

 
  Ist (EUR) Soll (EUR)
  Gesamt (EUR) (Ihr Anteil (EUR)) Gesamt (EUR) (Ihr Anteil (EUR))
Anfangsbestand zum 1.1.2019 5.000,00 (1.250,00) 5.800,00 (1.450,00)
+ Beitragszahlungen gemäß Wirtschaftsplan 2.140,00 (535,00) 2.400,00 (600,00)
+ Zinserträge 130,00 (32,50) 130,00 (32,50)
+ Waschmarkenerlöse 20,00 (5,00) 20,00 (5,00)
./. Instandhaltung Dachsanierung 5.000,00 (1.250,00) 5.000,00 (1.250,00)
./. Steuern auf Rücklage 37,50 (9,37) 37,50 (9,37)
Bestand zum 31.12.2019 2.252,50 (563,13) 3.312,50 (828,13)

Im Anschluss kann die Darstellung der Beitragsrückstände in Form eines II. Abschnitts erfolgen. In der Darstellung der Ent...

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