Das Mahnwesen als solches ist zwar eine gesetzliche Aufgabe des Verwalters. Haben die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer und der Verwalter eine Grundvergütung vereinbart, die für die Pflichten des Verwalters gewährt wird, die ihm von Gesetzes wegen obliegen, ist das Mahnwesen aber dennoch einer Sondervergütung (Sonderhonorar) zugänglich. Denn der Verwalter hat die Wahl, ob er der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer einen Vertrag mit einer Pauschalvergütung anbietet oder einen Vertrag mit einer in Teilentgelte aufgespaltenen Vergütung.[1] Der Aufspaltung der Vergütung setzen die Grundsätze ordnungsmäßiger Verwaltung zwar Grenzen. Denn eine aufgespaltene Vergütungsregelung erfordert eine klare und transparente Abgrenzung derjenigen – gesetzlich geschuldeten oder im Einzelfall vereinbarten – Aufgaben, die von einer vorgesehenen Grundvergütung erfasst sein sollen, von denen, die gesondert zu vergüten sind. Ferner muss bei den Aufgaben, die in jeder Wohnungseigentümergemeinschaft laufend anfallen, der tatsächliche Gesamtumfang der Vergütung erkennbar sein. Eine Vergütungsstruktur, die neben einer Grundvergütung für die ständig anfallenden Aufgaben des Verwalters für einzelne, klar abgegrenzte Leistungen Sondervergütungen ausweist, ist auch dann unter dem Gesichtspunkt einer ordnungsmäßigen Verwaltung aber nicht zu beanstanden (nach § 307 BGB kann anderes gelten).[2]
Unter dem Gesichtspunkt einer ordnungsmäßigen Verwaltung ist auch nichts dagegen einzuwenden, dass eine Sondervergütung, etwa für die Mahnung, nicht mit einer Obergrenze versehen ist.[3] Die Vergütungsregelung ermächtigt den Verwalter nämlich nicht dazu, einen säumigen Wohnungseigentümer nach eigenem Gutdünken und beliebig oft zu mahnen. Ob und in welchem Umfang der Verwalter einen solchen Wohnungseigentümer mehr als einmal mahnen muss oder darf, bestimmt sich nach den Beschlüssen der Wohnungseigentümer und den Grundsätzen ordnungsmäßiger Verwaltung. Wenn danach etwa ein an sich zahlungswilliger, aber nachlässiger Wohnungseigentümer vor einer Hausgeldklage mehrmals gemahnt werden muss, darf für die wiederholte Mahnung auch wiederholt ein Mahnentgelt anfallen.[4]
Unterscheidung
Eine Unterscheidung zwischen der Verwaltervergütung und einer zusätzlichen Vergütung überzeugt tatsächlich nicht.[5] Es gibt keine Verwaltervergütung an sich, von der etwas abzugrenzen wäre. Die Vertragsparteien sind vielmehr frei darin, dem Verwalter für genau bestimmte abstrakte Leistungen einen allgemeinen und pauschalen (Grund-)Vergütungsanteil zu versprechen und für andere tatsächlich anfallende Leistungen einen konkret benannten Vergütungsanteil. Der Unterschied der Vergütungsanteile liegt allein darin, dass die unter die Pauschale fallenden Leistungen auch dann in der vertraglich vereinbarten (pauschalen) Höhe zu vergüten sind, wenn sie nicht oder überdurchschnittlich häufig anfallen oder sich zu den bekannten Leistungen unbekannte (neue) gesellen. Die unter den weiteren Vergütungsanteil fallenden Leistungen sind hingegen nur dann zu vergüten, wenn sie auch wirklich anfallen. Der Verwalter sollte sich freilich, bis die h. M. umdenkt oder der BGH ein Machtwort spricht, an diese halten.
3.1 Mögliche Sondervergütungen
Einzug von Hausgeld
Nach h. M. ist die Vereinbarung einer Sondervergütung für den Einzug von Hausgeld grundsätzlich nicht ordnungsmäßig.[1] Tatsächlich ist zu unterscheiden: Die "Sondervergütung" ist nach § 307 Abs. 1 Satz 2, Satz 1 BGB nur dann unwirksam bzw. nicht ordnungsmäßig, wenn nicht im Einzelnen und hinreichend bestimmt geklärt ist, dass die Leistung nicht dem pauschalen (Grund-)Vergütungsanteil unterfällt.
Hausgeldklage
Der Verwalter kann mit der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer eine Sondervergütung für die gerichtliche Vertretung in einem Hausgeldverfahren vereinbaren, wenn die vergütete Tätigkeit nicht schon mit der allgemeinen Verwaltervergütung abgegolten ist.[2] Die Sondervergütung soll sogar dann anfallen können, wenn der Verwalter den Prozess durch einen Rechtsanwalt führen lässt, also nicht nur, wenn er die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer selbst vor Gericht vertritt.[3] Nach Ansicht mancher Gerichte muss diese Vergütung allerdings "verhältnismäßig" sein. Dies sei nicht der Fall, wenn es keine Begrenzung der Vergütung der Höhe nach im Verhältnis zum rückständigen Hausgeld gebe.[4]
Lastschriftverfahren
Nimmt ein Wohnungseigentümer nicht am Lastschriftverfahren teil oder ist dieses nicht durchführbar, kann mit dem Verwalter für seinen hieraus folgenden Mehraufwand eine Sondervergütung vereinbart werden.[5]
Mahnungen
Die Vereinbarung einer Sondervergütung für Mahnungen an zahlungssäumige Miteigentümer ist grundsätzlich ordnungsmäßig.[6] Was für ihre Höhe gilt, ist – bezogen auf die Ordnungsmäßigkeit – eine Frage des Einzelfalls. Denn ...
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