Zahlt ein Wohnungseigentümer sein Hausgeld nicht, ist er in der Regel bereits ohne Mahnung in Verzug. Dies ist der Fall, wenn eine Vereinbarung der Gemeinschaftsordnung ein Zahlungsziel nennt, die Wohnungseigentümer einen Beschluss nach § 28 Abs. 3 WEG zur Fälligkeit der Zahlungen gefasst haben oder § 271 BGB anwendbar ist. Dennoch ist es im Einzelfall empfehlenswert, den Säumigen vor der Einleitung gerichtlicher Schritte als "letzte Warnung" zu mahnen. Diese Mahnung muss zeitnah nach der Fälligkeit erfolgen und verdeutlichen, dass die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer ohne weitere Mahnung "losschlagen" wird. Die Mahnung sollte auch bereits nach der 1. Säumnis ausgebracht werden und nicht erst – wie andere Schritte –, nachdem 2 Hausgeldzahlungen fällig sind. Der Verwalter kann mit der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer für die Mahnung nach Verzug eine Sondervergütung vereinbaren.[1]
Musterschreiben: 1. Mahnung bei Hausgeldverzug
Herrn/Frau/Firma
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Gemeinschaft der Wohnungseigentümer _____________
Hausgeld für ________
Sehr geehrte/r _____________,
Sie sind mit der Zahlung des Vorschusses für _____ [Monat] säumig. Die Zahlung war am [Datum] fällig. Neben dem Hausgeld schulden Sie ab Fälligkeit _____ [Höhe] Zinsen. Diese Beträge mahne ich mit diesem Schreiben namens der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer an.
Mit freundlichen Grüßen
Verwaltung
Nach dieser Mahnung können weitere Mahnungen folgen. Häufig besteht ein Mahnlauf aus 3 Stufen. Wird das Hausgeld bei Fälligkeit nicht beglichen, folgt die 1. Zahlungserinnerung (hier kann – bestand Fälligkeit – bereits eine Mahngebühr verlangt werden). In der 2. Mahnung wird dann der Hausgeldschuldner ernster auf die Begleichung des offenen Hausgeldes gedrängt. Bei der 3. Mahnung wird häufig mit rechtlichen Schritten gedroht, eine 4. Mahnung sollte es nicht geben.
Mahnungen müssen nicht schriftlich ausgesprochen werden. Möglich ist auch eine in Textform, z. B. eine begleitende Mahnung als E-Mail oder sogar – überraschend – als SMS. Beide Arten sind schnell, erlauben kurze Intervalle und geben ggf. eine größere Nähe. Diese Formen wirken vor allem bei jungen Wohnungseigentümern. Diesen fällt es ggf. auch leichter, auf eine E-Mail oder SMS zu antworten.
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