Gesellschafterversammlung richtig vorbereiten und durchführen

Kurzbeschreibung

Die Gesellschafterversammlung ist das Organ, durch das die Gesamtheit der Gesellschafter handelt. In ihr fassen die Gesellschafter Beschlüsse (§ 48 Abs. 1 GmbHG). Diese Checklisten helfen Ihnen bei der Terminauswahl, Vorbereitung und Durchführung der Gesellschafterversammlung.

Checkliste Terminauswahl für die Gesellschafterversammlung

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Verteiler	Verantw.	erl. / Termin

Zu überprüfen	Terminvorschlag	Termin
Interne Termine Geschäftsleitung Gesellschafter Aufsichtsrat Steuerberater Wirtschaftsprüfer Rechtsanwälte Seminare Geschäftsreisen Externe Termine Wichtige Branchentermine Messen Feiertage Verlängertes Wochenende Politische Veranstaltungen Andere Termine Hotel Tagungsraum Technik Catering

Checkliste Organisation der Gesellschafterversammlung

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Verteiler	Verantw.	erl. / Termin

		Kosten
Versammlungsraum Ausstellungsraum Garderobe Sitzordnung Bestuhlung Ablagefläche Präsentationsfläche Verdunkelung Technik Overhead-Projektor/ Folien/Stifte Dia-Projektor Leinwand Fernbedienung/Projektor Laptop/Beamer Tonband Projektortische Steckdosen/Schalter Verlängerungskabel Ersatztechnik Flip-Chart/Stifte/Papier Magnet-Wand Zeigestock/Laser-Pointer Bewirtung kalte Getränke Kaffee/Tee Milch/Zucker Gebäck belegte Brötchen Obst Zigarren/Zigaretten Streichhölzer Aschenbecher Kopien aller benötigter Unterlagen Mittagessen Abendessen

Checkliste Einberufung einer Gesellschafterversammlung durch eine Minderheit

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	ok?	Bemerkungen
Vorliegen einer Beteiligung von mindestens 10% des Stammkapitals
Einberufungsverlangen gegenüber der Geschäftsführung
Adressat: Geschäftsführung
Kein gesetzliches Formerfordernis, aber aus Beweisgründen: Einschreiben gegen Rückschein, Bote Angabe der Beteiligungsverhältnisse Angabe der vorgesehenen Beschlussgegenstände sowie der Gründe für die alsbaldige Durchführung einer Gesellschafterversammlung
Verstoß der Geschäftsführer gegen ihre Verpflichtung zur unverzüglichen Einberufung der Gesellschafterversammlung
Kein eigenes Prüfungsrecht der Geschäftsführer Ausnahme: offensichtlich rechtsmissbräuchliches Einberufungsverlangen
Selbsthilferecht der Gesellschafterminderheit (§ 50 Abs. 3 GmbHG)
Durchführung der Ladung gem. 2.a)
Hinweis auf das bestehende Selbsthilferecht

Checkliste Durchführung der Gesellschafterversammlung

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	ok?	Bemerkung/Termin
Ladung ordnungsgemäß?
Rechtzeitige Einberufung durch entsprechendes Organ?
An alle Teilnahmeberechtigten (insbesondere Gesellschafter)?
Einladung auch an sonstige Personen (Berater/Beirat)?
Richtige Form (Einschreiben)?
Rechtzeitig?
Vollständige Tagesordnung mitgeteilt?
Organisation
Wer ist Versammlungsleiter?
Wer ist Protokollführer?
Ist ein Notar erforderlich?
Ist eine Sitzordnung vorhanden?
Sind die technischen Hilfsmittel vorhanden?
Sind schriftliche Unterlagen vorhanden?
Anwesenheit
Wer ist anwesend?
Wer ist vertreten (Vollmachten)?
Wer ist sonst erschienen (Gäste, Berater)?
Zulässigkeit?
Anzahl der anwesenden bzw. vertretenen Stimmen?
Abstimmung
Liegen die Beschlussanträge vor?
Welcher Beschlussinhalt (Formulierung)?
Wie werden die Abstimmungen durchgeführt?
Wer ist bei einzelnen Abstimmungspunkten vom Stimmrecht ausgeschlossen?
Welche Stimmenmehrheiten sind bei den jeweiligen Beschlüssen notwendig?
Welche Formalien (z. B. notarielle Beurkundung) sind bei einzelnen Abstimmungen zu beachten?
Wurden die Beschlussergebnisse festgestellt?
Ordnungsgemäße Protokollierung?
Nachbereitung
Wurde ein Versammlungsprotokoll versandt?
Wurde der Protokollinhalt genehmigt?
Wurden die Beschlüsse umgesetzt?
Sind Anmeldungen zum Handelsregister erforderlich?
Wurde die Anfechtung von Beschlüssen geprüft?
Ist die Unterrichtung z. B. des Geschäftsführers erfolgt?