Gesellschafterversammlung richtig vorbereiten und durchführen

Kurzbeschreibung

Die Gesellschafterversammlung ist das Organ, durch das die Gesamtheit der Gesellschafter handelt. In ihr fassen die Gesellschafter Beschlüsse (§ 48 Abs. 1 GmbHG). Diese Checklisten helfen Ihnen bei der Terminauswahl, Vorbereitung und Durchführung der Gesellschafterversammlung.

Checkliste Terminauswahl für die Gesellschafterversammlung

Verteiler Verantw. erl. / Termin

 

 

 

 

 

 
Zu überprüfen Terminvorschlag Termin

Interne Termine

Geschäftsleitung

Gesellschafter

Aufsichtsrat

Steuerberater

Wirtschaftsprüfer

Rechtsanwälte

Seminare

Geschäftsreisen

 

Externe Termine

Wichtige Branchentermine

Messen

Feiertage

Verlängertes Wochenende

Politische Veranstaltungen

 

Andere Termine

Hotel

Tagungsraum

Technik

Catering
   

Checkliste Organisation der Gesellschafterversammlung

Verteiler Verantw. erl. / Termin

 

 

 

 

 

 
    Kosten

Versammlungsraum

Ausstellungsraum

Garderobe

Sitzordnung

Bestuhlung

Ablagefläche

Präsentationsfläche

Verdunkelung

Technik

  • Overhead-Projektor/
  • Folien/Stifte
  • Dia-Projektor
  • Leinwand
  • Fernbedienung/Projektor
  • Laptop/Beamer
  • Tonband
  • Projektortische
  • Steckdosen/Schalter
  • Verlängerungskabel
  • Ersatztechnik
  • Flip-Chart/Stifte/Papier
  • Magnet-Wand
  • Zeigestock/Laser-Pointer

Bewirtung

  • kalte Getränke
  • Kaffee/Tee
  • Milch/Zucker
  • Gebäck
  • belegte Brötchen
  • Obst
  • Zigarren/Zigaretten
  • Streichhölzer
  • Aschenbecher

Kopien aller benötigter Unterlagen

Mittagessen

Abendessen
   

Checkliste Einberufung einer Gesellschafterversammlung durch eine Minderheit

  ok? Bemerkungen
Vorliegen einer Beteiligung von mindestens 10% des Stammkapitals    
Einberufungsverlangen gegenüber der Geschäftsführung    
Adressat: Geschäftsführung    

Kein gesetzliches Formerfordernis, aber aus Beweisgründen:

  • Einschreiben gegen Rückschein, Bote
  • Angabe der Beteiligungsverhältnisse
  • Angabe der vorgesehenen Beschlussgegenstände sowie der Gründe für die alsbaldige Durchführung einer Gesellschafterversammlung
   
Verstoß der Geschäftsführer gegen ihre Verpflichtung zur unverzüglichen Einberufung der Gesellschafterversammlung    

Kein eigenes Prüfungsrecht der Geschäftsführer

Ausnahme: offensichtlich rechtsmissbräuchliches Einberufungsverlangen
   
Selbsthilferecht der Gesellschafterminderheit (§ 50 Abs. 3 GmbHG)    
Durchführung der Ladung gem. 2.a)    
Hinweis auf das bestehende Selbsthilferecht    

Checkliste Durchführung der Gesellschafterversammlung

  ok? Bemerkung/Termin
Ladung ordnungsgemäß?    
Rechtzeitige Einberufung durch entsprechendes Organ?    
An alle Teilnahmeberechtigten (insbesondere Gesellschafter)?    
Einladung auch an sonstige Personen (Berater/Beirat)?    
Richtige Form (Einschreiben)?    
Rechtzeitig?    
Vollständige Tagesordnung mitgeteilt?    
Organisation    
Wer ist Versammlungsleiter?    
Wer ist Protokollführer?    
Ist ein Notar erforderlich?    
Ist eine Sitzordnung vorhanden?    
Sind die technischen Hilfsmittel vorhanden?    
Sind schriftliche Unterlagen vorhanden?    
Anwesenheit    
Wer ist anwesend?    
Wer ist vertreten (Vollmachten)?    
Wer ist sonst erschienen (Gäste, Berater)?    
Zulässigkeit?    
Anzahl der anwesenden bzw. vertretenen Stimmen?    
Abstimmung    
Liegen die Beschlussanträge vor?    
Welcher Beschlussinhalt (Formulierung)?    
Wie werden die Abstimmungen durchgeführt?    
Wer ist bei einzelnen Abstimmungspunkten vom Stimmrecht ausgeschlossen?    
Welche Stimmenmehrheiten sind bei den jeweiligen Beschlüssen notwendig?    
Welche Formalien (z. B. notarielle Beurkundung) sind bei einzelnen Abstimmungen zu beachten?    
Wurden die Beschlussergebnisse festgestellt?    
Ordnungsgemäße Protokollierung?    
Nachbereitung    
Wurde ein Versammlungsprotokoll versandt?    
Wurde der Protokollinhalt genehmigt?    
Wurden die Beschlüsse umgesetzt?    
Sind Anmeldungen zum Handelsregister erforderlich?    
Wurde die Anfechtung von Beschlüssen geprüft?    
Ist die Unterrichtung z. B. des Geschäftsführers erfolgt?    

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