Formerfordernisse für Vollmachten bei der GmbH

Zusammenfassung

Vollmachten von GmbH-Gesellschaftern sind häufig notariell zu beglaubigen (z.B. bei der Gründung). Sie müssen den Vollmachtgeber hinreichend individualisieren.

In dem vom OLG Bremen entschiedenen Fall ging es um die Gründung einer GmbH. Der Gründungsgesellschafter hielt sich im Ausland auf und nahm daher den Notartermin für die Gründung nicht selbst wahr. Stattdessen erteilte er einer anderen Person die Vollmacht, ihn bei der Gründung zu vertreten. Die zugrunde liegende Vollmacht wurde notariell beglaubigt.

Das Registergericht lehnte die Eintragung der Gesellschaft in das Handelsregister ab. Es begründete dies damit, dass im Beglaubigungsvermerk nur der Name des Erklärenden angegeben war. Dies reiche nicht aus; eine Beglaubigung müsse über den Namen hinaus weitere individualisierende Angaben enthalten. Dagegen wandte sich die den Gesellschaftsvertrag beurkundende Notarin mit der Beschwerde. Über diese entschied das OLG Bremen.

Das Urteil des OLG Bremen v. 14.12.2021 (2 W 31/21)

Die Beschwerde hatte keinen Erfolg. Nach Auffassung des Gerichts ermöglichte der vorgelegte Beglaubigungsvermerk keine eindeutige Identitätsprüfung. Erforderlich gewesen wäre daneben zumindest die Angabe des Geburtsdatums und des Wohnorts. Anderenfalls könne nicht ausgeschlossen werden, dass eine namensgleiche Person die Vollmacht erteilt hat.

Praxishinweis

Die Gesellschafter einer GmbH schaffen es nicht immer, sich für die Gesellschafterbeschlüsse gleichzeitig an einem Ort zusammenzufinden. Beschlüsse können sie trotzdem fassen, beispielsweise – im Regelfall aber nur beim Einverständnis aller Gesellschafter oder einer Satzungsregelung – im schriftlichen Umlaufverfahren oder in Telefon- oder Videokonferenzen. Die Gesellschafter können sich außerdem bei der Beschlussfassung durch einen Bevollmächtigten (z.B. einen anderen Gesellschafter) vertreten lassen. Wenn die Satzung nichts anderes regelt, reicht für die Vollmacht die Textform aus. Zulässig sind dann nicht nur schriftliche Vollmachten, sondern auch solche per E-Mail oder Fax. Bei bestimmten gesellschaftsrechtlichen Maßnahmen, in denen spätere Streitigkeiten über die Legitimation des Vertreters besonders vermieden werden sollen, bedürfen Vollmachten jedoch einer strengeren Form. So müssen Vollmachten für die Gründung einer GmbH oder die Übernahme von Geschäftsanteilen im Rahmen einer Kapitalerhöhung notariell beglaubigt werden.

Bei der notariellen Beglaubigung leistet der Vollmachtgeber seine Unterschrift vor einem (deutschen) Notar. Anders als bei der notariellen Beurkundung verliest dabei der Notar keinen Text, sondern er bescheinigt lediglich die Echtheit der Unterschrift. Damit diese Bescheinigung später vom Handelsregister akzeptiert wird, muss der Beglaubigungsvermerk den Vollmachtgeber eindeutig identifizieren. Er muss daher – so das OLG Bremen – neben dem vollständigen Namen das Geburtsdatum und die Wohnadresse, ggf. sogar einen abweichenden Geburtsnamen des Vollmachtgebers beinhalten.

Sitzt der Vollmachtgeber im Ausland, kann er die Vollmacht entweder von einem deutschen Konsularbeamten oder von einem ausländischen Notar beglaubigen lassen. Bei der Beglaubigung durch einen ausländischen Notar ist jedoch, abhängig vom Land, eine Apostille oder Legalisation der Beglaubigung als zusätzlicher Authentizitätsnachweis erforderlich. Schafft es ein Gesellschafter nicht rechtzeitig, eine erforderliche notariell beglaubigte Vollmacht beizubringen, sollte er nach Möglichkeit zumindest eine schriftliche oder als pdf-Dokument eingescannte Vollmacht zur Verfügung stellen und die "richtige" (beglaubigte) Vollmacht schnellstmöglich nachliefern. Darüber hinaus kann er Beschlüsse und Willenserklärungen auch nachträglich formgerecht (also mit einer notariell beglaubigten Erklärung) genehmigen.