Fehlende Veränderungsspalte in der Gesellschafterliste

Zusammenfassung

Das Fehlen der Veränderungsspalte in der Gesellschafterliste steht der Aufnahme der Gesellschafterliste zum Handelsregister nicht entgegen. Bei der diesbezügliche Anforderung der Gesellschafterlistenverordnung handelt es sich um eine Soll-Vorschrift.

Hintergrund

Bei einer GmbH wurde nach Veränderungen im Gesellschafterbestand vom beurkundenden Notar eine neue Gesellschafterliste zum Handelsregister eingereicht. Die Gesellschafterliste enthielt allerdings keine Veränderungsspalte, aus der die jüngsten Veränderungen ersichtlich gewesen wären. Das Registergericht lehnte deswegen die Hinterlegung der Gesellschafterliste ab. Hiergegen legte der Notar Beschwerde ein.

Die Entscheidung des OLG Hamm vom 06.04.2020 (Az. 27 W 26/20)

Das OLG Hamm gab dem Notar Recht und entschied, dass trotz der fehlenden Veränderungsspalte die Gesellschafterliste im Handelsregister zu hinterlegen sei. Es gebe zwar die sog. Gesellschafterlistenverordnung, nach der Veränderungen (z.B. die Teilung oder Zusammenlegung von Geschäftsanteilen, die Einziehung oder Übertragung von Geschäftsanteilen oder Kapitalmaßnahmen) in eine Veränderungsspalte eingetragen werden sollen. Die Hinterlegung der Gesellschafterliste dürfe aber trotzdem nicht abgelehnt werden, wenn die Veränderungsspalte fehle.

Anmerkung

Kommt es zu Änderungen bei den Gesellschaftern einer GmbH (z.B. durch Übertragung ihrer Geschäftsanteile) oder dem Umfang ihrer Beteiligung (z.B. durch Kapitalmaßnahmen), muss eine neue Gesellschafterliste zum Handelsregister eingereicht werden (§ 40 GmbHG). Zuständig hierfür sind entweder die Geschäftsführer der Gesellschaft oder – wenn an den Änderungen ein Notar mitgewirkt hat – der Notar. Wichtig ist die Einreichung der neuen Gesellschafterliste vor allem deswegen, weil im Verhältnis zur Gesellschaft nur derjenige als Gesellschafter gilt und Gesellschafterrechte ausüben kann, der in die Gesellschafterliste eingetragen ist (§ 16 GmbHG: Zur Vermutung der Gesellschaftereigenschaft bei Eintragung in der Gesellschafterliste). Außerdem besteht bei einer unrichtigen Gesellschafterliste die Gefahr, dass ein Dritter von einem Nicht-Gesellschafter Geschäftsanteile an der GmbH gutgläubig erwerben kann.

Die Gesellschafterliste muss bestimmte Formalien erfüllen (§ 40 GmbHG). So müssen die die Geschäftsanteile nummeriert sowie jeweils der Nennbetrag der Geschäftsanteile und ihr prozentualer Anteil am Stammkapital der Gesellschaft angegeben werden. Weitere formelle Anforderungen sind seit Juli 2018 in der sog. Gesellschafterlistenverordnung geregelt. Diese sieht u.a. vor, dass die Veränderungen, aufgrund derer eine neue Gesellschafterliste eingereicht wird, in eine Veränderungsspalte eingetragen werden sollen, um die Nachvollziehbarkeit der Änderungen zu erleichtern. Das OLG Hamm hat nun bestätigt, dass es sich hierbei um eine bloße Soll-Vorschrift handelt. Wenn die Veränderungsspalte fehlt, muss die Gesellschafterliste vom Registergericht also trotzdem hinterlegt werden. Eine Ausnahme hiervon gilt nur für den Sonderfall, dass eine sog. Bereinigungsliste eingereicht wird. Eine Bereinigungsliste kann man einreichen, wenn die bis dahin hinterlegte Gesellschafterliste so unübersichtlich nummeriert ist, dass eine neue, übersichtliche Nummerierung geboten ist. Eine solche Bereinigungsliste muss dann jedoch zwingend eine Veränderungsspalte enthalten, damit man erkennen kann, welcher Geschäftsanteil wie neu nummeriert wurde. Ohne eine solche Veränderungsspalte darf die Bereinigungsliste – anders als die "normale" Gesellschafterliste nach Veränderungen im Gesellschafterbestand – nicht im Handelsregister hinterlegt werden.

Auch wenn nach dem Urteil des OLG Hamm eine Veränderungsspalte nicht zwingend ist, ist sie meistens sinnvoll. Zum einen werden hierdurch Nachfragen des Registergerichts und damit Verzögerungen bei der Hinterlegung einer neuen Gesellschafterliste vermieden, zum anderen erleichtert die Veränderungsspalte den Gesellschaftern und der Geschäftsführung der Gesellschaft langfristig das Nachvollziehen der aufeinanderfolgenden Änderungen im Gesellschafterbestand. Daher ist Geschäftsführern, die eine neue Gesellschafterliste einreichen (z.B. nach einer Teilung, Zusammenlegung oder Einziehung von Geschäftsanteilen), zu empfehlen, im Regelfall die Veränderungsspalte mit aufzunehmen.

Unabhängig davon müssen sie auch auf die Einhaltung der sonstigen formellen Vorgaben zur Gestaltung der Gesellschafterliste (Nummerierung der Geschäftsanteile etc.) achten.