Datenschutz (WEG) / 3.1 Verwendung und Weitergabe von E-Mail-Adressen?

Nicht auf Anhieb ist klar, zu welchem Bereich die E-Mail-Adressen der Eigentümer gehören. Jedenfalls gehören diese nicht zu den zwingend herauszugebenden Daten (Name und Anschrift) der übrigen Eigentümer im Rahmen eines Anfechtungsverfahrens. Anders als diese Daten ist die E-Mail-Adresse nicht notwendig zur Zustellung im Gerichtsverfahren bzw. Benennung im Rubrum des Urteils.

Allein der Umstand, dass die E-Mail-Adresse zufällig bekannt ist, beinhaltet nicht einmal die stillschweigende Zustimmung des Eigentümers, ihm hierüber z. B. die Einladung zur Eigentümerversammlung zuzusenden. Hiervon kann nur ausgegangen werden, wenn sich der Eigentümer ausdrücklich damit einverstanden erklärt hat, dass ihm hierunter rechtserhebliche Erklärungen zugesandt werden können.

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Umso mehr reicht die alleinige Kenntnis einer E-Mail-Adresse nicht aus als Berechtigung für eine Weitergabe an Dritte. E-MaiI-Adressen gelten per Gesetz als personenbezogene Daten und dürfen nicht einfach an Dritte weitergegeben werden. Dabei muss die Adresse nicht einmal aus Vor- und Nachname bestehen. Es reicht, wenn sie einer Person zugeordnet werden kann.

Bei der Frage der Weitergabe muss zunächst differenziert werden zwischen beruflichen und privaten E-Mail-Adressen. So wurde die Angabe der E-Mail-Adresse eines Beamten im Internet für zulässig erachtet. Die Veröffentlichung von Mitarbeiterdaten in Geschäftsordnungs- und Organisationsplänen sowie Telefonverzeichnissen einer Dienststelle ist aus organisatorischen Gründen grundsätzlich rechtlich zulässig, weil die Beamten nach dem Willen der Behördenleitung zur Auskunftserteilung zur Verfügung stehen sollen.

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Selbst im sonstigen beruflichen und geschäftlichen Bereich ist die E-Mail-Adresse nicht ohne Weiteres nutzbar. Bekanntlich ist eine unaufgeforderte Versendung von Werbemails an die berufliche Adresse nur unter sehr engen Voraussetzungen  zulässig. Grundsätzlich kann jeder verlangen, nicht durch unerwünschte E-Mail-Werbung gestört zu werden. Dies wäre allenfalls bei einem ausdrücklich oder stillschweigend zum Ausdruck gekommenen Einverständnis des Betroffenen zulässig.

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Anders ist dies bei einer privaten E-Mail-Adresse, da hier das Persönlichkeitsrecht gestört sein kann. Dies gilt jedenfalls, wenn der Betroffene zuvor deutlich gemacht hat, dass er solche E-Mails nicht erhalten will. Ohne eine entsprechende Aussage kann auch nicht von einer Einwilligung des Betroffenen ausgegangen werden.

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Achtung

Verhängung eines Bußgelds

Alleine aus der Zustimmung der Eigentümer, die Eigentümerversammlung per E-Mail einzuberufen, kann auch nicht davon ausgegangen werden, dass sie mit einer Weitergabe der E-Mail-Adresse an die anderen Eigentümer oder Dritte einverstanden sind. Insofern ist nicht einmal klar, ob die Einberufung mit einem offenen Verteiler erfolgen kann. So hat das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht gegen eine Mitarbeiterin eines Handelsunternehmens ein Bußgeld verhängt, die eine E-Mail an Kunden versandt hat, in der die Adressen nicht im "Bcc" verborgen blieben, sondern für alle sichtbar waren.

Schließlich kann der Verteiler auch aus Sicherheitsgründen wichtig sein. Hat einer der Empfänger einen Virus auf dem Rechner, scannt das Schadprogramm auch die E-Mail-Adressen der anderen Empfänger. Verbreitet sich der Virus auf diesem Weg weiter, kommen sogar Schadensersatzansprüche gegen den Versender in Betracht. Aus diesem Grunde ist bei einer Rundmail die Verwendung des "Bcc"-Feldes keine Option. Da der Verwalter sowohl aufgrund der gesetzlichen Bestimmungen wie auch aufgrund der vertraglich übernommenen Pflichten gehalten ist, den bzw. die Eigentümer vor Schaden zu bewahren, muss er bei der Versendung von Rundmails das Bcc-Feld nutzen.

 
Hinweis

Fazit für den Verwalter

Generell muss der Verwalter zunächst prüfen, ob er den Schriftverkehr mit den Eigentümern per E-Mail abwickeln kann. Insbesondere bezüglich der Einberufung der Eigentümerversammlung muss zunächst geklärt werden, ob die Teilungserklärung für die Einladung entgegenstehende Formalien – z. B. Schriftform – vorgibt. Ist dies nicht der Fall, benötigt der Verwalter jedenfalls das ausdrückliche Einverständnis der Eigentümer mit der Versendung und dem Empfang rechtserheblicher Erklärungen per E-Mail und zugleich die Mitteilung der darauf bezogenen Kontaktdaten. Bei der Versendung als Rundmail sollte der Verwalter als Empfänger sich selbst mit seiner E-Mail-Adresse einsetzen, während die E-Mail-Adressen der Eigentümer nicht sichtbar im Bcc-Feld eingesetzt werden.

Da die Einhaltung der Ladungsfrist von ebenso großer Bedeutung ist wie die Einhaltung der Formalien, sollte im Rahmen eines Organisationsbeschlusses zugleich geregelt werden, dass die Eigentümer den Zugang der E-Mail binnen eines Tages durch kommentarlose Rücksendung bestätigen. Wird der Zugang nicht in dieser Form bestätigt, erfolgt zusätzlich eine Einladung zur Eigentümerversammlung per Post. Hierfür sollte der Verwalter ebenfalls eine Postlaufzeit einkalkulieren bzw. unter Umstä...

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