Datenschutz: Dokumentation der Informationspflicht bei Beschäftigungsverhältnissen in Wohnungsunternehmen

Kurzbeschreibung

Mit diesem Muster können Wohnungsunternehmen die sie treffenden und einzuhaltenden Informationen bei der Erhebung personenbezogener Daten hinsichtlich ihrer Beschäftigungsverhältnisse dokumentieren. Es handelt sich dabei um die Informationspflichten gem. Art. 13 Abs. 1 DSGVO (= mitzuteilende Informationen) und Art. 13. Abs. 2 DSGVO (= zur Verfügung zu stellende Informationen).

Allgemeine Informationspflichten bei der Erhebung personenbezogener Daten

Die DSGVO unterscheidet Informationen, die der betroffenen Person mitzuteilen und solche, die zur Verfügung zu stellen sind. Welche Konsequenzen sich aus der "Mitteilung" bzw. der "Zurverfügungstellung" ergeben, ist weder aus den Erwägungsgründen der DSGVO noch aus den bisher veröffentlichten Verlautbarungen der Aufsichtsbehörden zu entnehmen. "Mitteilung" ist aber wohl in dem Sinne zu verstehen, dass diese Informationen immer den Betroffenen übermittelt werden müssen, während "Zurverfügungstellung" wohl meint, dass diese Informationen nur auf ausdrückliches Verlangen des Betroffenen bereitgestellt werden müssen.

Mit dem diesem Muster dokumentieren Sie die Informationspflichten gem. Art. 13 Abs. 1 DSGVO (= mitzuteilende Informationen) und Art. 13. Abs. 2 DSGVO (= zur Verfügung zu stellende Informationen) für den Bereich der Beschäftigungsverhältnisse in Ihrem Unternehmen. Diese Dokumentation sollte regelmäßig geprüft und ggf. aktualisiert werden.

Eine allgemeine Dokumentationsvorlage für weitere Bereiche des Wohnungsunternehmens finden Sie unter folgendem Titel: Datenschutz: Dokumentation der allgemeinen Informationspflichten in Wohnungsunternehmen.

Dokumentation der Informationspflicht bei Beschäftigungsverhältnissen

Informationspflicht gemäß Art. 13 DSGVO

Bereich: Beschäftigungsverhältnisse
 

Mitzuteilende Informationen gemäß Art. 13 Abs. 1 DSGVO

1. Name oder Firma der verantwortlichen Stelle
  [Wohnungsunternehmen]
2. Verantwortliche
  [Vorstände/Geschäftsführer]
3. Anschrift der verantwortlichen Stelle
  [Anschrift des Wohnungsunternehmens]
4. Datenschutzbeauftragter
  [Name und Kontaktdaten]
5. Zweckbestimmung der Datenverarbeitung, deren Rechtsgrundlage bzw. berechtigtes Interesse
 
  • Bearbeitung der Bewerbung für eine Arbeitsstelle
  • Bei erfolgreicher Bewerbung Abwicklung des Arbeitsverhältnisses:

    • Gehaltszahlung
    • Abführung der Lohn- und Sozialabgaben
 

Rechtsgrundlage:

Vertragsanbahnung, Arbeitsvertrag, Steuer- und Sozialversicherungsgesetze, Betriebsverfassungsgesetz, Arbeitszeitgesetz
6. Empfänger oder Kategorien von Empfängern, denen die Daten mitgeteilt werden können
 
  • Interne Empfänger:

    • Weitere Abteilungen des Unternehmens, die mit Verarbeitungstätigkeiten bzgl. der Erfüllung der Verpflichtungen aus dem Vertragsverhältnis beauftragt sind.
    • Betriebsrat [sofern es einen gibt]
    • Aufsichtsrat im Rahmen seiner Überwachungspflichten bzw. von diesem beauftragte Sachverständige Dritte. [Sofern ein Aufsichtsrat besteht]
  • Externe Empfänger:

    • IT-Dienstleister bzw. Softwaresystemhäuser für EDV-Anwendungen (z.B. externe IT-Administration, ERP-Systemhersteller, etc.)
    • Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Rechts- und andere Berater
    • Gläubiger des Beschäftigten, sofern ein Pfändungs- und Überweisungsbeschluss vorliegt.
  • Ämter und Behörden:

    • Finanzamt
    • Sozialversicherungsträger
7. Geplante Datenübermittlung in Drittstaaten
 

Es erfolgt keine Übermittlung in Staaten außerhalb der EU und dies ist auch nicht geplant.

[Alternativ:]

Es ist geplant, die Daten nach __________land bzw. an die Internationale Organisation __________ zu übermitteln.
Nach Art. 13 Abs. 2 DSGVO zur Verfügung zu stellende Informationen
1. Betroffenenrechte

Sie haben das Recht auf:

  • Auskunft über ihre gespeicherten und verarbeiteten personenbezogenen Daten
  • Berichtigung ihrer hinterlegten personenbezogenen Daten
  • Löschung ihrer nicht mehr benötigten Daten
  • Einschränkung der Nutzung ihrer Daten
  • Widerspruch (speziell bei zuvor gegebenen Einwilligungen)
  • Datenübertragbarkeit
2. Speicherdauer

Daten aufgrund von Vertragsanbahnungen werden gelöscht, wenn es nicht zu einem Vertragsabschluss kommt und gesetzliche Aufbewahrungs- bzw. Nachweisfristen der Löschung nicht entgegenstehen.

Papierbewerbungsunterlagen werden in angemessener Frist an die Bewerber zurückgegeben.

Elektronische Bewerbungen werden zeitnah nach Ablauf der Nachweisfristen des AGG gelöscht.

Die Personalakte wird während der Dauer des Beschäftigungsverhältnisses geführt. Nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses werden die Personalakten im Interesse des Arbeitnehmers über die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten hinaus bis zum Erreichen des gesetzlichen Renteneintrittsalters des ausgeschiedenen Mitarbeiters vorgehalten (Nachweis Beschäftigungszeiten, Betriebsrentenansprüche).
3. Widerrufsrecht bei Einwilligung
Erfolgt die Speicherung Ihrer Daten aufgrund Ihrer Einwilligung, können Sie die Einwilligung widerrufen. Die Speicherung Ihrer Daten erfolgt i. d. R. auf vertraglicher Grundlage bzw. aufgrund einer Vertragsanbahnung. In solchen Fällen ist der Widerruf einer Einwilligung nicht möglich.
4. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Gemäß Art. 77 DSGVO haben Sie das Rec...

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