Datenschutz bei der Verwaltung von Wohnungseigentum

Zusammenfassung

 

Überblick

Bei der Verwaltung von Wohnungseigentum sind datenschutzrechtlich einige Gesichtspunkte zu beachten: Neben dem Führen der Eigentümerliste und der Beschlusssammlung sind Handwerker und Servicedienstleister zu beauftragen, Arbeitsverhältnisse zu begründen etc. Was die mit der Verwaltung von Wohnungseigentum beschäftigten Wohnungsunternehmen hinsichtlich der Einhaltung der Datenschutzgrundsätze zu beachten haben, vermittelt dieser Beitrag.

1 Allgemeines

Wird ein Gebäude nach dem Wohnungseigentumsgesetz (WEG) aufgeteilt, entsteht eine Wohnungseigentümergemeinschaft. Die Wohnungseigentümergemeinschaft ist die Gesamtheit aller Eigentümer einer Wohnungseigentumsanlage. Die Wohnungseigentümergemeinschaft ist nach § 10 Abs. 6 WEG teilrechtsfähig, aber keine Gesellschaft bürgerlichen Rechts, sondern ein Verband besonderer Art. Als Verband ist die Wohnungseigentümergemeinschaft ein Zusammenschluss von Bruchteilseigentümern, die ihr Gemeinschaftseigentum gemeinschaftlich verwalten. Die angefallenen Kosten werden i. d. R. entsprechend der Miteigentumsanteile den einzelnen Eigentümern belastet. Die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums obliegt nach § 20 WEG den Eigentümern und dem Verwalter. Zum Dienstleistungsangebot von Wohnungsunternehmen gehört, dass sie Verwalter von Wohnungseigentümergemeinschaften sind.

Aufgaben des Verwalters, die unter datenschutzrechtlichen Aspekten von Bedeutung sein könnten, sind

  1. die in der Eigentümerversammlung gefassten Beschlüsse umzusetzen,
  2. Hausgelder von den Eigentümern anzufordern und die Hausgeldabrechnung vorzubereiten,
  3. säumige Hausgeldzahlungen anzufordern und nach Beschlussfassung durch die Gemeinschaft einzuklagen,
  4. die Führung der Eigentümerliste,
  5. die Führung der Beschlusssammlung,
  6. Beauftragung von Handwerkern,
  7. Beauftragung und Begleitung von Prüfungen (z. B. Aufzugsanlagen, Legionellen, Dichtheitsprüfung von Abwasserleitungen).

2 Umsetzung von in der Eigentümerversammlung gefassten Beschlüssen

Zu den umzusetzenden Beschlüssen gehören häufig Reparatur- oder Instandsetzungsmaßnahmen. Dazu ist es notwendig, den beauftragten Handwerksunternehmen Kontaktdaten der Bewohner zur Terminvereinbarung mitzuteilen. Die Weitergabe von Basisdaten (Name des Mieters, Anschrift sowie Telefonnummer und ggf. E-Mailadresse) erscheint zulässig.

Teilweise informieren Verwalter die Eigentümer über die Umsetzung von Beschlüssen über Rundmails. Dabei ist durch entsprechende Systemeinstellungen des E-Mail-Programms sicherzustellen, dass nicht jedem Eigentümer die E-Mail-Adressen der übrigen Eigentümer zur Kenntnis gebracht werden.

3 Anforderung der Hausgelder bei Eigentümern und Vorbereitung der Hausgeldabrechnung

3.1 Mitteilung von Hausgeld-Zahlungsrückständen an übrige Eigentümer

Problematisiert wurde von den Aufsichtsbehörden, ob der Verwalter die Hausgeldrückstände einzelner Eigentümer im Vorfeld der Eigentümerversammlung den anderen Eigentümern bekannt machen darf.

Die Eigentümer haben in der Eigentümerversammlung gemäß § 28 Abs. 5 WEG über die vom Verwalter vorgelegte Abrechnung zu beschließen. Die Abrechnung umfasst die Einzelabrechnung für den jeweiligen Eigentümer und die Gesamtabrechnung, die alle vom Verwalter tatsächlich empfangenen Einnahmen und von ihm tatsächlich getätigten Ausgaben enthält. Damit beschließen die Eigentümer auch über den in der Abrechnung darzustellenden Stand der Erfüllung der Hausgeldzahlungspflichten jedes einzelnen Eigentümers. Daher muss der Verwalter sogar in der von ihm zur Beschlussfassung vorzulegenden Jahresabrechnung den Stand der Hausgeldzahlungen der einzelnen Eigentümer ausweisen, da diese dann Gegenstand der Beschlussfassung sind. Wird nur die Gesamtsumme der Hausgeldabrechnungen in der Jahresabrechnung aufgeführt, liegt nach der Rechtsprechung des BGH keine ordnungsgemäße Jahresabrechnung vor. Damit die Eigentümer sich auf die Beschlussfassung in der Eigentümerversammlung vorbereiten können, ist ihnen der Stand der Hausgeldrückstände bereits vor der Versammlung mitzuteilen. Damit ist die Mitteilung der Hausgeldrückstände im Rahmen der Übersendung der Hausgeldabrechnung datenschutzrechtlich zulässig.

3.2 Einschaltung von Dienstleistern für die Heizkostenabrechnung

Wie bei der Vermietung auch, werden für die Abrechnung der Heizkosten darauf spezialisierte Unternehmen beauftragt und es liegt eine Auftragsverarbeitung vor. Zu Einzelheiten siehe Beitrag Datenschutz bei der Vermietung, dort Kap. 2.1 Verbrauchsdaten.

3.3 Mitteilung der Heizkosten der einzelnen Eigentümer

Nach der Rechtsprechung hat jeder Wohnungseigentümer ein umfassendes Einsichtsrecht in die Verwaltungsunterlagen der Eigentümergemeinschaft. Dieses Einsichtsrecht umfasst auch das Recht zur Einsicht in die Einzelabrechnungen der übrigen Wohnungseigentümer. Der Datenschutz steht nach der Rechtsprechung der Zivilgerichte einer Einsichtnahme nicht entgegen, weil die Wohnungseigentümergemeinschaft keine anonyme Gemeinschaft ist.

Dennoch hat das Bayrische Landesamt für Datenschutzaufsicht in seinem 7. Tätigkeitsbericht Bedenken gegen eine Praxis geäußert, bei der ein Verwalter die Heizkosten der einzelnen Eigentümer schon mit der Übersendung des Entwurfs der Hausgeldabrechnung allen anderen Eigentümern mitgeteilt hat, obwohl diese Praxis nach den Ausführungen der Aufsichtsbehörde ausdrücklich keinen Datenschutzverstoß darstellen soll. Unproblemat...

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