Datenschutz bei der Verwaltung von Wohnungseigentum / 2 Datenschutzrechtlich relevante Aufgaben des Verwalters

Aufgaben des Verwalters, die unter datenschutzrechtlichen Aspekten von Bedeutung sein könnten, sind

1. die Führung der Eigentümerliste,
2. Herbeiführung von Beschlüssen auf der Eigentümerversammlung und deren Umsetzung,
3. Hausgelder von den Eigentümern anfordern und die Hausgeldabrechnung vorbereiten,
4. ausstehende Hausgeldzahlungen anfordern und nach Beschlussfassung durch die Gemeinschaft einklagen,
5. Führung der Beschlusssammlung,
6. Information der Eigentümer über gegen die Gemeinschaft angestrengte Klagen,
7. Beauftragung von Handwerkern,
8. Beauftragung und Begleitung von Prüfungen (z. B. Aufzugsanlagen, Legionellen, Dichtheitsprüfung von Abwasserleitungen).

2.1 Führung der Eigentümerliste

In der Eigentümerliste sind sämtliche im Grundbuch eingetragenen Eigentümer mit Namen und Anschrift zu erfassen. Der Verwalter benötigt die Eigentümerliste, um ordnungsgemäß zur Wohnungseigentümerversammlung einladen, die Jahresgesamt- und -einzelabrechnungen den Eigentümern mitteilen und ausstehende Hausgeldzahlungen außergerichtlich oder gerichtlich geltend machen zu können.

Namen und ladungsfähige Anschrift

Die Liste der Eigentümer hat die Namen der Eigentümer und ihre ladungsfähige Anschrift zu umfassen. Die Namen der Familien- oder Haushaltsangehörigen sind nicht zu erfassen, wohl aber die Namen sämtlicher Eigentümer, wenn eine Wohnung mehreren Personen gemeinschaftlich gehört.

Nach § 18 Abs. 4 WEG hat ein Wohnungseigentümer ein umfassendes Einsichtsrecht in die Verwaltungsunterlagen der Wohnungseigentümergemeinschaft – dazu gehört auch die Eigentümerliste. Auch die Aufsichtsbehörden weisen in ihren Veröffentlichungen regelmäßig darauf hin, dass jeder Wohnungseigentümer ein berechtigtes Interesse daran hat, die Namen und die ladungsfähigen Anschriften aller anderen Miteigentümer zu erfahren. Der Verwalter kann aufgrund seines Verwaltervertrags verpflichtet sein, jedem Miteigentümer auf Verlangen eine Liste der Namen und Anschriften der übrigen Miteigentümer zur Verfügung zu stellen. Hierfür bedarf es weder der Einwilligung der einzelnen Miteigentümer noch eines Beschlusses der Eigentümerversammlung.

Nicht Telefonnummern und/oder E-Mail-Adressen

Zur Eigentümerliste gehören aber ausdrücklich nicht die Telefonnummern oder die E-Mail-Adressen der Eigentümer. Zu beachten ist in diesem Zusammenhang, dass der einzelne Eigentümer zwar ein Einsichtsrecht in alle Verwaltungsunterlagen hat, dieses Einsichtsrecht aber aktiv selbst wahrnehmen muss und damit auch die Telefonnummer und die E-Mail-Adresse der anderen Miteigentümer erfahren kann. Die Versendung von E-Mail-Adressen oder Telefonnummern aller Eigentümer durch den Verwalter lässt sich damit aber nach Ansicht der Aufsichtsbehörden nicht rechtfertigen.

Achtung

Auch keine Weiterleitung aufgrund Mehrheitsbeschlusses

Selbst wenn ein Mehrheitsbeschluss der Eigentümerversammlung vorliegen sollte, der den Verwalter befugt, diese Daten weiterzugeben, ist die Weitergabe nicht zulässig, weil niemand durch Mehrheitsbeschluss zur Offenbarung seiner personenbezogenen Daten gezwungen werden kann. Unproblematisch wäre der Fall nur dann, wenn alle Eigentümer auf der Versammlung vertreten sind und auch alle Eigentümer dem Beschluss zustimmen.

Praxis-Tipp

Vorgehen in der Praxis

Folgendes hat sich bewährt: Begehrt ein Eigentümer, auch die Telefonnummer und die E-Mail-Adresse der anderen Eigentümer zu erfahren, legt der Verwalter auf der nächsten Eigentümerversammlung die Eigentümerliste aus, weist auf das Begehren des Eigentümers hin und stellt es jedem Eigentümer frei, die Eigentümerliste entsprechend zu ergänzen. Wichtig ist in diesem Fall, dass auf der ausgelegten Eigentümerliste vermerkt ist, dass die Eintragung der Telefonnummer und der E-Mail-Adresse freiwillig erfolgt. Im Protokoll der Versammlung sollte ebenfalls vermerkt sein, dass der Verwalter auf die Freiwilligkeit dieser Angaben hingewiesen hat.

2.2 Herbeiführung von Beschlüssen auf der Eigentümerversammlung und deren Umsetzung

Herbeiführung von Beschlüssen

Verwalter bereiten die Eigentümerversammlung vor und laden dazu ein. Die Eigentümer können gegenüber dem Verwalter Wünsche zur Tagesordnung äußern. Häufig werden diese Wünsche per E-Mail eingereicht und es kommt dann oft vor, dass der Verwalter zur Arbeitserleichterung die E-Mail einfach ausdruckt und den Einladungen beifügt. Damit wird die E-Mail-Adresse des beantragenden Eigentümers den anderen Eigentümern bekannt. Die Aufsichtsbehörden vertreten aber die Auffassung, dass die Eigentümer nur das Recht haben, die Namen und Adressen der anderen Miteigentümer zu erfahren. Alle weiteren Kontaktdaten (Telefonnummern oder E-Mail-Adressen) sollen nur mit der Einwilligung der Betroffenen übermittelt werden dürfen.

Bei Einladungen zur Eigentümerversammlung ist deshalb darauf zu achten, dass die E-Mail- Adresse oder Telefonnummer eines Eigentümers den anderen Eigentümern nicht bekannt wird. Der Inhalt der E-Mail kann ausgedruckt und der Einladung beigefügt werden, es ist aber darauf zu achten, dass die Absender- und ggf. Empfängerzeile (in der z. B. die E-Mail-Adressen anderer Eigentümer stehen) nicht mit ausgedruckt werden.

...