Verfahrensverzeichnis für Wohnungsunternehmen (allgemein)

Kurzbeschreibung

Die "Verantwortlichen", also Geschäftsführer und Vorstände eines Wohnungsunternehmens, haben ein schriftliches oder elektronisches Verzeichnis aller Verarbeitungstätigkeiten (VVT) personenbezogener Daten im Unternehmen zu führen, wenn das Unternehmen mehr als 250 Mitarbeiter hat. Wegen der Rechenschaftspflichten sollten jedoch alle Verantwortlichen ein solches Verzeichnis führen.

Verfahrensverzeichnisse

Die "Verantwortlichen" haben ein schriftliches oder elektronisches Verzeichnis aller Verarbeitungstätigkeiten (VVT) personenbezogener Daten im Unternehmen zu führen. Nach Art. 30 Abs. 5 DSGVO haben Unternehmen mit weniger als 250 Mitarbeitern kein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten zu führen, sofern keine besonders schutzwürdigen personenbezogenen Daten (z. B. Daten zur Religion) verarbeitet werden. Im Rahmen der Lohn- und Gehaltsabrechnung oder bei Gewinnausschüttungen an natürliche Personen werden wegen des Kirchensteuerabzugs Religionsdaten verarbeitet, sodass diese Vereinfachungsregelung in Deutschland nur in seltenen Fällen greifen wird. Der Betroffene hat keinen Anspruch darauf, dass ihm die Verarbeitungsübersicht ausgehändigt wird, wohl aber die Aufsichtsbehörde.

Rechenschaftspflicht

Selbst wenn keine Verpflichtung zur Führung der Verarbeitungsverzeichnisse bestehen sollte, kann es sinnvoll sein, das Verarbeitungsverzeichnis zu führen. Das Geschäftsführungsorgan des Wohnungsunternehmens muss die Einhaltung der Grundsätze der Verarbeitung personenbezogener Daten^[1] und die getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen gegenüber der Aufsichtsbehörde jederzeit nachweisen können (Rechenschaftspflicht).

Die Rechenschaftspflicht führt zu einer Beweislastumkehr. Wird dem Unternehmen durch die Aufsichtsbehörde oder Betroffenen vorgehalten, gegen Datenschutzregeln verstoßen zu haben, muss sich das Unternehmen entlasten. Dies setzt voraus, dass eine Dokumentation vorgelegt werden kann.

[1] Art. 5 Abs. 1 DSGVO.

Allgemeines Verfahrensverzeichnis

• Dokument in Textverarbeitung übernehmen

Verfahrensverzeichnis Wohnungsunternehmen _________________ Prozess
Datenschutzbeauftragter
	(Name und Kontaktdaten) ______________________
Zweck der Verarbeitung
	_________________________________________________
Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
	Rechtfertigung Vertrag __________________ Gesetz ___________________
Betroffene Personen
	_________________________________________________
Kategorien personenbezogener Daten
	_________________________________________________ _________________________________________________ _________________________________________________
Kategorien von Empfängern von personenbezogenen Daten
	Intern ______________ ______________ ______________ Extern ______________ ______________ ______________
Übermittlung an ein Drittland oder eine internationale Organisation
	Eine solche Übermittlung erfolgt nicht und ist nicht geplant.
Löschfristen
	Interessenten ______________ ______________ ______________ Laufende Vertragsverhältnisse ______________ ______________ ______________
Technisch organisatorische Maßnahmen
	Die technisch organisatorischen Maßnahmen ergeben sich aus der Dokumentation der technisch-organisatorischen Maßnahmen, darauf wird verwiesen.