(1)[2] 1Der Notar ist verpflichtet, Akten und Verzeichnisse so zu führen, dass deren Verfügbarkeit, Integrität, Transparenz und Vertraulichkeit gewährleistet sind. 2Er ist befugt, in den Akten und Verzeichnissen die zur Durchführung der Amtsgeschäfte erforderlichen personenbezogenen Daten, einschließlich solcher besonderer Kategorien, zu verarbeiten. 3Dies umfasst insbesondere
| 1. |
Kontaktdaten der Beteiligten, |
| 2. |
Daten, die zur Identifizierung der Beteiligten erhoben wurden, und |
| 3. |
Daten, die für den Gegenstand des Amtsgeschäfts erforderlich sind oder die auf Wunsch der Beteiligten aufgenommen werden sollen. |
Bis 31.07.2021:
(1) Der Notar ist verpflichtet, Akten und Verzeichnisse so zu führen, dass deren Verfügbarkeit, Integrität, Transparenz und Vertraulichkeit gewährleistet sind.
(2) 1Der Notar kann Akten und Verzeichnisse in Papierform oder elektronisch führen, soweit die Form nicht durch oder auf Grund eines Gesetzes vorgeschrieben ist. 2Zusätzlich darf er für die Aktenführung Hilfsmittel verwenden, deren Vertraulichkeit ebenfalls zu gewährleisten ist und für die Absatz 1 Satz 2 und 3 entsprechend gilt[3]. 3Werden Akten einer anderen Stelle zur Verwahrung übergeben, hat dies auch die zugehörigen Hilfsmittel zu umfassen.[4]
(3) 1Akten und Verzeichnisse in Papierform darf der Notar außerhalb seiner Geschäftsstelle nur bei der Notarkammer oder mit Genehmigung der Aufsichtsbehörde führen. 2Seine Verfügungsgewalt muss gewahrt bleiben. 3Außer im Fall der Führung bei der Notarkammer darf eine gemeinsame Führung nur im Zusammenschluss mit anderen Notaren erfolgen. 4Die Genehmigung nach Satz 1 ist zu erteilen, wenn sichergestellt ist, dass die Anforderungen des Absatzes 1 und des Satzes 2 eingehalten werden. 5Die Genehmigung kann mit Nebenbestimmungen verbunden[5] [Bis 31.07.2021: Auflagen verbunden, mit dem Vorbehalt des Widerrufs erteilt oder befristet] werden. 6Vor der Erteilung oder der Aufhebung der Genehmigung ist die Notarkammer anzuhören. 7Die Führung bei der Notarkammer ist der Aufsichtsbehörde mitzuteilen.
(4) Elektronische Akten und Verzeichnisse darf der Notar außerhalb der Geschäftsstelle nur im Elektronischen Urkundenarchiv oder im Elektronischen Notariatsaktenspeicher[6] [Bis 31.07.2021: Notaraktenspeicher] führen.
(5) 1Zur Führung der Akten und Verzeichnisse dürfen nur Personen herangezogen werden, die bei dem Notar oder im Fall des Absatzes 3 Satz 3 bei dem Zusammenschluss der Notare beschäftigt sind. 2Absatz 3 Satz 1 und Absatz 4 bleiben unberührt.
(6)[7] 1Zum Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfrist bietet die verwahrende Stelle die Einträge im Urkundenverzeichnis sowie die in der elektronischen Urkundensammlung und in der Sondersammlung verwahrten Dokumente dem zuständigen öffentlichen Archiv nach den jeweiligen archivrechtlichen Vorschriften zur Übernahme an. 2Im Übrigen ist die verwahrende Stelle verpflichtet, nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen die in Papierform geführten Akten und Verzeichnisse zu vernichten und die elektronisch geführten Akten und Verzeichnisse zu löschen. 3Die Sätze 1 und 2 gelten nicht, solange im Einzelfall eine weitere Verwahrung durch die verwahrende Stelle erforderlich ist.
Bis 31.12.2021:
(6) Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen ist die verwahrende Stelle verpflichtet, die in Papierform geführten Akten und Verzeichnisse zu vernichten und die elektronisch geführten Akten und Verzeichnisse zu löschen, sofern nicht im Einzelfall eine weitere Aufbewahrung erforderlich ist.
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