Bewerbungsverfahren: Absage einer Bewerbung

Zusammenfassung

Überblick

Das Bewerbungsverfahren endet mit dem Abschluss eines Arbeitsvertrags oder mit einer Absage.

Ein abgelehnter Bewerber wird regelmäßig ein Interesse an der Erläuterung der Ablehnungsgründe haben, um ggf. seine Bewerbungsunterlagen verbessern zu können. Hier ist jedoch insbesondere im Hinblick auf das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) Vorsicht geboten.

1 Absage einer Bewerbung

Im Ablehnungsschreiben und auch bei telefonischen Nachfragen sollte sich der Arbeitgeber aus haftungsrechtlichen Gründen möglichst neutral und vorsichtig ausdrücken und kurz fassen. Dies gilt bei internen wie bei externen Bewerbungen gleichermaßen. Sogar die – oft nur höflich gemeinte – Floskel, dass trotz der Qualifikation des Bewerbers einem anderen der Vorzug gegeben wurde, erscheint nach dem AGG haftungsträchtig, da der abgelehnte Bewerber aus einer solchen Formulierung herauslesen könnte, dass jedenfalls keine sachlichen, sondern offenbar "andere" Gründe zu der für den Bewerber nachteiligen Auswahlentscheidung geführt haben. Zudem kann daraus abgelesen werden, dass der eingestellte Bewerber männlichen Geschlechts ist. Spezifische Begründungen jeglicher Art sollten im Rahmen der Absage vermieden werden. Formulierungen etwa wie "keine deutsche Muttersprachlerin" können Indiz i. S. v. § 22 AGG für eine Diskriminierung eines Bewerbers wegen dessen ethnischer Herkunft sein. Dies gilt selbst dann, wenn perfekte Deutschkenntnisse in Wort und Schrift zwingende Voraussetzung für die Stelle sind.^[1] Der Arbeitgeber, der im an die Bewerberin zurückgesandten Lebenslauf neben der Textzeile "Verheiratet, ein Kind" handschriftlich "7 Jahre alt!" vermerkt und die sich dann ergebende Wortfolge "ein Kind, 7 Jahre alt" durchgängig unterstrichen hatte, begeht laut dem Bundesarbeitsgericht eine Diskriminierung wegen des weiblichen Geschlechts (mittelbare Benachteiligung).^[2]

Ebenso können falsche, wechselnde oder in sich widersprüchliche Begründungen Indizwirkung i. S. d. § 22 AGG haben.^[3] Das wäre jedoch fatal. Nach § 22 AGG muss der Arbeitnehmer nämlich lediglich Indizien beweisen, die eine Benachteiligung wegen eines in § 1 AGG genannten Grundes vermuten lassen. Gelingt dies, trägt der Arbeitgeber die Beweislast dafür, dass andere als in § 1 AGG genannte, also sachliche Gründe die Absage rechtfertigen.

Demgegenüber muss der Arbeitgeber dem abgelehnten Bewerber keine Auskunft darüber erteilen, ob er einen anderen Bewerber eingestellt hat.^[4] Der EuGH betonte in seiner Entscheidung jedoch, dass die Verweigerung jeglichen Zugangs zu Informationen ggf. als Indiz für eine Diskriminierung mit der Folge von Ansprüchen auf Schadensersatz oder Entschädigung nach § 15 Abs. 1, 2 AGG gewertet werden könne. Es sei dann Sache des Gerichts zu prüfen, ob dies im zu entscheidenden Rechtsstreit der Fall sei.^[5] Letztlich hat dies zur Folge, dass ein solcher Anspruch auf Auskunft "durch die Hintertür eingeführt wird". Arbeitgeber werden nämlich hierdurch veranlasst sein, die Auskunft doch zu erteilen.^[6]

Hinweis

Absage an interne Bewerber

Gerade bei internen Bewerbern herrscht oftmals der Wunsch vor, keine Standardabsage zu erteilen, um die Zusammenarbeit mit einer Geste der Wertschätzung fortführen zu können. Da insbesondere höflich gemeinte, individualisierte Absagen haftungsträchtig sind, sollte bei der Formulierung vorab Rechtsrat eingeholt werden.

Noch ungeklärt ist die Frage, wann zur Vermeidung von Diskriminierungsvorwürfen die Auskunft zu erteilen ist. In der Literatur wird vertreten, dass bei Initiativbewerbungen generell keine Auskunftspflicht des Arbeitgebers besteht. Der Arbeitgeber könne nicht gezwungen werden, sich für eine Ablehnung zu rechtfertigen, wenn er keine Stelle ausgeschrieben hat.^[7] Der Arbeitgeber muss auch nicht von sich aus ungefragt die Ablehnungsentscheidung begründen. Hierzu bedarf es eines Auskunftsverlangens des Arbeitnehmers.^[8] Will der Arbeitgeber einem Auskunftsverlangen nachkommen, sind die Rechte desjenigen, der die Stelle bekommen hat, zu wahren. Der eingestellte Arbeitnehmer hat ein Recht auf Schutz seiner persönlichen Daten.^[9] Die Auskünfte sollten ferner auf die fachliche Qualifikation im Vergleich zu den Mitbewerbern und auf die in der Stellenanzeige diskriminierungsfrei formulierten Voraussetzungen abstellen. Keinesfalls sollten Gründe angegeben werden, die Anhaltspunkte für eine unzulässige, ggf. auch nur mittelbare Benachteiligung (siehe zu Letzterer bereits die Ausführungen oben zur Benachteiligung wegen des weiblichen Geschlechts) wegen eines der in § 1 AGG genannten Merkmale geben könnten. Die Schwelle liegt hier sehr hoch; bereits die Aussage "Wir haben uns für einen Bewerber entschieden, der besser zu uns passt" kann eine Diskriminierung indizieren. Zu empfehlen wäre daher die Begründung "Wir haben uns für den/die bestqualifizierte(n) Bewerber/Bewerberin entschieden."

Aus prozessrechtlichen Gründen ist noch Folgendes zu beachten: Hat sich der Arbeitgeber bei seiner Absage auf bestimmte Ablehnungsgründe festgelegt, muss er damit r...