In bestimmten Fällen muss die Eigenschaft, Verwalter einer Wohnungseigentümergemeinschaft zu sein, nachgewiesen werden. Dies ist allgemein dann der Fall, wenn wie z. B. im Grundbuchverfahren gemäß § 29 GBO die Vorlage öffentlich beglaubigter Urkunden vorgesehen ist.

 
Praxis-Beispiel

Veräußerungszustimmung

Wichtigstes Beispiel ist in diesem Zusammenhang die Veräußerungszustimmung des Verwalters gemäß § 12 WEG. Denn die Verwaltereigenschaft ist bei der nach § 12 WEG erforderlichen Zustimmung des Verwalters zur Veräußerung von Wohnungseigentum eine grundbuchmäßig nachzuweisende Eintragungsvoraussetzung.

Kontoeröffnung

Auch im Fall der Kontoeröffnung für die Eigentümergemeinschaft muss sich der Verwalter gegenüber dem jeweiligen Kreditinstitut gemäß § 154 AO und §§ 2, 11 GwG (Geldwäschegesetz) legitimieren.

Beglaubigte Niederschrift über Bestellungsbeschluss

Nach der Vorschrift des § 26 Abs. 4 WEG genügt für den Nachweis der Verwaltereigenschaft in all den Fällen, in denen diese durch eine öffentlich beglaubigte Urkunde nachgewiesen werden muss, die Vorlage einer Niederschrift über den Bestellungsbeschluss, bei der die Unterschriften

  • des Versammlungsleiters,

  • eines Wohnungseigentümers, bei dem es sich auch um einen sog. werdenden Wohnungseigentümer handeln kann[1] sowie

  • dem Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats bzw. dessen Vertreter öffentlich beglaubigt sind.

Unterschreibt eine in Doppelfunktion tätige Person – etwa der Versammlungsleiter, welcher gleichzeitig Beiratsvorsitzender ist – nur einmal, ist umstritten, ob dies ausreichend ist.

Unterschreibt ein anwesender Eigentümer lediglich in seiner Funktion als Beirat, soll insoweit dem Unterschriftserfordernis nicht ausreichend Rechnung getragen sein.[2] Andererseits wird vertreten, dass die Unterschrift eines Miteigentümers auch von einem solchen geleistet werden kann, der Mitglied des Verwaltungsbeirats ist. Auch die Beifügung des Zusatzes "Beirat" zur Unterschrift ändere nichts daran, dass es sich um die Unterschrift eines Miteigentümers handle.[3] Wiederum andererseits soll bei einem mehrköpfigen Verwaltungsbeirat die der Unterschrift beigefügte Bezeichnung "Verwaltungsbeirat" nicht ausreichen, da nicht erkennbar ist, ob der Vorsitzende, sein Stellvertreter oder ein einfaches Beiratsmitglied unterzeichnet hat.[4]

 

Für klare Verhältnisse sorgen!

Vor dem Hintergrund der geschilderten Rechtsunsicherheit sollten Verwalter in ihrem eigenen Interesse strengstes Augenmerk darauf richten, dass die Niederschrift mit dem Bestellungsbeschluss also tatsächlich vom Versammlungsleiter – in aller Regel also dem Verwalter selbst –, dem Beiratsvorsitzenden oder dessen Stellvertreter und einem weiteren Wohnungseigentümer unterzeichnet wird.

  • Handelt es sich bei dem Versammlungsleiter nicht um den Verwalter, sondern um einen Wohnungseigentümer, muss dieser Wohnungseigentümer als Versammlungsleiter unterzeichnen, daneben noch der Beiratsvorsitzende oder sein Stellvertreter und wichtig: noch ein weiterer Wohnungseigentümer.

  • Besteht der Beirat nur aus einer Person, so unterschreibt diese Person als Verwaltungsbeirat. Neben dem Versammlungsleiter hat daneben aber noch ein weiterer Wohnungseigentümer zu unterschreiben.

  • Auch wenn der Verwaltungsbeirat etwa aus 3 Personen besteht, haben der Vorsitzende des Beirats oder dessen Stellvertreter zu unterzeichnen und daneben noch der Versammlungsleiter sowie ein weiterer Wohnungseigentümer.

Soweit der Nachweis der Verwalterstellung zu erbringen ist, ist die Vorlage des Verwaltervertrags weder erforderlich noch ausreichend. Ist dem Bestellungsbeschluss nicht zu entnehmen, für welchen konkreten Zeitraum der Verwalter bestellt ist, besteht grundsätzlich die Vermutung dafür, dass der Verwalter bis zur Höchstdauer von 5 Jahren bestellt ist. Diese Vermutung kann jedoch widerlegt werden wie z. B. durch die beglaubigte Vorlage einer Niederschrift über den Abberufungsbeschluss oder den Nachweis der Bestellung eines neuen Verwalters.

Wiederbestellung

Im Fall der Wiederbestellung des Verwalters ist eine beglaubigte Niederschrift vorzulegen, in der der Wiederbestellungsbeschluss enthalten ist. Auch hier sind die erforderlichen Unterschriften öffentlich zu beglaubigen.

Bestellung durch Umlaufbeschluss

Erfolgte die Verwalterbestellung im Verfahren des § 23 Abs. 3 WEG mittels Umlaufbeschlusses, so ist die Bestimmung des § 24 Abs. 6 WEG nicht anzuwenden. In diesem Fall bedarf es vielmehr der Vorlage sämtlicher Erklärungen der einzelnen Wohnungseigentümer in öffentlich beglaubigter Form.

 

Kostenverteilung der Notargebühren

Die Gebühren für die notarielle Beglaubigung sind Kosten der Verwaltung und daher entsprechend des geltenden Kostenverteilungsschlüssels nach § 16 Abs. 2 WEG oder eines hiervon abweichend vereinbarten Kostenverteilungsschlüssels von den Wohnungseigentümern zu tragen.

Gerichtliche Verwalterbestellung

Wurde der Verwalter durch das Gericht im Beschlussersetzungsverfahren des § 44 Abs. 1 Satz 2 WEG bestellt, so genügt zum Nachweis der Verwaltereigenschaft die Vorl...

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