Der übernehmende Verwalter sollte im Rahmen der Übergabe darauf achten, dass ihm insbesondere folgende Unterlagen seitens des ausscheidenden Verwalters übergeben werden:
- Gemeinschaftsordnung bzw. Teilungserklärung mit Aufteilungsplänen, ggf. Hausordnung
- Vollständige Liste aller Eigentümer mit Namen und Anschriften
- Vollständige Übersicht über offene Forderungen und Verbindlichkeiten der Gemeinschaft
- Aufstellung über Hausgeldrückstände einzelner Wohnungseigentümer
- Alle Buchführungsunterlagen insbesondere Debitoren- und Kreditorenkonten (sowohl alte als auch das laufende Wirtschaftsjahr betreffend)
- Offene Treuhandkonten: Kontounterlagen hat der frühere Verwalter auch dann herauszugeben, wenn das Konto auf seinen Namen geführt wurde
- Bankauszüge und Buchungsbelege sowie Rechnungen und ggf. Mahnungen
- Jahresabrechnungen einschließlich der Einzelabrechnungen sowie alte und laufende Wirtschaftspläne
- Unterlagen zu Betriebskostenabrechnungen (insbesondere Heiz- und Warmwasserkostenabrechnung)
- Verwaltervollmacht des bisherigen Verwalters, um missbräuchliches Verhalten auszuschließen
- Originalversammlungsprotokolle mit Anwesenheitslisten und ggf. Vollmachten
- Beschluss-Sammlungen, Beschlussverzeichnisse oder -bücher
- Verwalterkorrespondenz mit Wohnungseigentümern und Dritten (insbesondere Warenlieferanten und Dienstleister)
- Energieausweis
- Bauunterlagen, Bauverträge, Grundrisspläne, Statikpläne, ggf. Baumängellisten und Unterlagen im Zusammenhang mit der Mängelgewährleistung
- Wartungsverträge gemeinschaftlicher Anlagen und Einrichtungen
- Betriebs- und Bedienungsanleitungen
- Generalschlüssel, sonstige Schlüssel, Schließplan
- Lohnsteuerkarte(n), Sozialversicherungsunterlagen etwa des Hausmeisters und/oder der Reinigungskräfte bzw. sonstiger Beschäftigter
- Versicherungspolicen der gemeinschaftlichen Versicherungen
- Verfahrensunterlagen anhängiger bzw. rechtshängiger gerichtlicher Verfahren
Selbstverständlich sollte der übernehmende Verwalter dafür Sorge tragen, dass ihm sämtliche Verwaltungsunterlagen vom Amtsvorgänger ausgehändigt werden. Insoweit hat er auch Anspruch auf Aushändigung von digitalisierten Daten auf entsprechenden Datenträgern.[1] Letztlich hat er jedoch keine Handhabe bei Unregelmäßigkeiten und keine Kontrollmöglichkeiten, ob wirklich alle Unterlagen übergeben wurden.
Eidesstattliche Versicherung
Bestehen begründete Zweifel hinsichtlich der Vollständigkeit der übergebenen Unterlagen, kann die Eigentümergemeinschaft nach der zivilrechtlichen Bestimmung des § 260 Abs. 2 BGB eine eidesstattliche Versicherung des früheren Verwalters erwirken.
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